Zukunftssichere AV-Systeme

Wenn während der Planungs- und Beschaffungsphase wichtige technische Details außer Acht gelassen wurden, wird ein AV-System mit großer Wahrscheinlichkeit Probleme bereiten oder sich im schlimmsten Fall als völlig ungeeignet erweisen. Für eine sorgfältige Planung sollte man die wichtigsten Aspekte kennen, die bei der Aktualisierung oder kompletten Neueinrichtung eines Systems zu berücksichtigen sind.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Empfehlungen, die auf unserer langjährigen Erfahrung basieren und Ihnen dabei helfen, die richtigen Features und Geräte für ein reibungslos funktionierendes System zu finden.

Was sind die häufigsten Gründe für ein AV-Upgrade?

Verschiedene Aspekte entscheiden darüber, ob ein AV System aktualisiert oder erneuert werden muss.

Ein Faktor sind Geräte, die nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren oder nicht mehr durch den Hersteller unterstützt werden. Falls dies vor dem geplanten Erneuerungszyklus eintritt, müssen Sie gegebenenfalls das gesamte System erneuern, da kein Ersatz für fehlerhafte Geräte erhältlich ist oder weil Sie auf den Support durch den Hersteller angewiesen sind.

Manchmal ist auch eine komplette Systemerneuerung erforderlich, weil sich die Kundenanforderungen geändert haben. Da sich die Technologie rasend schnell weiterentwickelt, sind neue Geräte, die der Kunde benötigt, eventuell inkompatibel mit dem bestehenden System. Übliche Kundenanforderungen sind zum Beispiel Streaming von Besprechungen, das Einhalten barrierefreier Vorgaben oder das Hinzufügen weiterer Teilnehmer. In manchen Fällen unterstützt das bestehende System diese Anforderungen nicht, so dass sich ein Kunde für eine Systemerneuerung entscheidet.

Bei staatlichen Organen können auch neue politische Richtlinien die Umrüstung eines Systems erforderlich machen. Bei diesen Einrichtungen gibt es häufig feste Vorgaben dafür, wie Besprechungen oder Sitzungen abgehalten werden müssen. Wenn sich diese Vorgaben ändern, muss das installierte System entsprechend angepasst werden. Im privaten Sektor gibt es vielleicht einen neuen Mitarbeiter, der ein System für unzureichend befindet. In allen hier angeführten Fällen reicht eine partielle Aktualisierung bestimmter Geräte eventuell nicht aus, um die neuen Anforderungen zu erfüllen, und es muss stattdessen das gesamte System ausgetauscht werden. 

Für AV-Integratoren bietet sich hier natürlich eine attraktive Chance für Umsatzsteigerungen. Dies schließt den weit verbreiteten Wunsch nach „grüneren“ Arbeitsumgebungen mit ein. Hier können Integratoren zum Beispiel die Möglichkeit zur Fernsteuerung und -überwachung, die Analyse von Systemlaufzeiten und Raumnutzung oder sogar eine LEED-Zertifizierung anbieten.

Welche wichtigen Aspekte müssen beachtet werden? 

Langfristige Ziele 

Identifizieren Sie langfristige Ziele, um beim Aufsetzen eines neuen Systems zukünftige Aufwendungen zu minimieren. Beispielsweise, ein System ohne Abstimmungsfunktion anzuschaffen, nur um 6 Monate später festzustellen, dass man dieses Feature nun doch benötigt. Solch ein Fehler kann zusätzliche Kosten verursachen, die weit über die Kosten für die Systeminstallation hinausgehen, und er lässt sich leicht vermeiden, indem man bei der Bedarfsanalyse bewusst die langfristigen Ziele des Kunden ermittelt.

Integration 

Häufige Anforderungen an moderne AV Systeme, die Sie berücksichtigen sollten, sind Fernsteuerung und -überwachung, die Erfassung von System- und Gerätedaten, die Datenbankintegration und Kamerasteuerungsfunktionen. 

Skalierung 

Ein wichtiger Aspekt der Bedarfsanalyse mit dem Kunden sollte auch die gewünschte Skalierbarkeit des Systems sein. Wird sich die Anordnung der Sitzplätze im Raum ändern; müssen eventuell weitere Plätze für Teilnehmer (und damit weitere Mikrofone) hinzugefügt werden, möchte der Kunde in Zukunft neue Technologien nutzen? Werden potentielle zukünftige Erweiterungen des Systems bereits in der Planungsphase identifiziert und berücksichtigt, kann dies später Upgrades und Skalierung des installierten Systems erleichtern und Kosten minimieren.

Budget

Unrealistische Erwartungen bezüglich der Finanzierung eines Projekts und ungenaue Kostenanalysen können die spätere Aktualisierung eines Systems sowie das Hinzufügen weiterer Features und Geräte erheblich erschweren.

Was sind die nächsten Schritte, nachdem die Entscheidung für eine Systemaktualisierung oder -erneuerung getroffen wurde?

Identifizieren Sie die wichtigsten Anforderungen. Berücksichtigen Sie dabei die oben angeführten Kriterien und nehmen Sie Kontakt zu Herstellern auf. Diese werden Sie beraten, wie Sie die gewünschten Systemanforderungen realisieren können und Ihnen eventuell auch dabei helfen, den geplanten Kostenrahmen einzuhalten und dabei zukünftige Upgrades zu berücksichtigen. Falls ein AV-Planer mit einbezogen wird, kann dieser den Kunden bei der Produktwahl beraten und dabei ebenfalls künftige Änderungen am System einkalkulieren.

Langfristig zahlt es sich auch aus, sich mit den Endanwendern darüber auszutauschen, wie genau sie das System nutzen wollen. Dies erfordert häufig eine Kombination aus Recherche und Wissensvermittlung, um zu analysieren, wie die Anwender das aktuelle System nutzen und welche Technologien für sie in Zukunft praktikabel sein könnten. Dabei sollten Sie unter anderem Themen wie Display-Varianten, Screen Sharing, Mikrofonnutzung und Besprechungsprotokolle diskutieren.

Die Wahl des AV-Integrators ist eine wichtige Entscheidung. Idealerweise wählt man diesen auf Grundlage der Erfahrung mit vergleichbaren Systemen aus und befragt ihn in einem ersten Gespräch nach seinem Arbeitsansatz, um die Zusammensetzung des Projektteams festzulegen. Bei dieser ersten Besprechung sollten Sie Kosten, Zeitpläne, potentielle Probleme, Programmierung und Software-/Firmware-Anforderungen berücksichtigen. Der AV-Integrator wird ihr wichtigster Partner sowohl bei der Installation des Systems als auch bei späteren Upgrades und Erweiterungen sein. Die AV-Technologie ist ständig im Wandel, der AV-Integrator kann Ihnen dabei als wertvoller Berater den gewünschten Überblick über technische Neuerungen liefern und Ihnen mögliche Lösungen für Ihr System aufzeigen.

Was zeichnet ein optimal aufgesetztes System aus?

Ein effektives System ist flexibel, praktisch und elegant, optimiert die Kommunikation durch transparente, hochwertige Audioqualität und funktioniert über mehrere Jahre einwandfrei und stellt so ein zuverlässiges ROI dar. Kundenzufriedenheit stellen Sie sicher, indem Sie die anfangs definierten Kriterien erfüllen und übertreffen. Das bestmögliche Ergebnis ist für mich ein dankbarer und zufriedener Kunde.

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