Creación de espacios de reunión BYOD con Stem y Airtame

Guía para crear un espacio de reunión BYOD

Todo sistema de videoconferencia consta de tres componentes aparentemente sencillos: audio, vídeo y un ordenador para gestionarlos y realizar las llamadas. La verdadera dificultad reside en poder ampliar este modelo sin perder la versatilidad que los empleados necesitan para que sus videoconferencias sean productivas. Ahora que cada vez más empresas están migrando a un modelo de trabajo híbrido, los responsables de TI buscan soluciones tecnológicas que ofrezcan la escalabilidad y versatilidad necesarias para crear unas salas de conferencias BYOD modernas para los usuarios de la empresa. Para facilitar este proceso, hemos creado una guía en la que se desglosa todo lo que hay que saber sobre los entornos BYOD, qué equipamiento se necesita y cómo preparar un espacio BYOD en poco tiempo. 

EL BYOD ES UNA NECESIDAD EN LOS MODERNOS ENTORNOS DE TRABAJO HÍBRIDO

Las videoconferencias han revolucionado la forma de comunicarse con los profesores, clientes o compañeros de trabajo. Ahora que cada vez más empresas están migrando a un modelo de trabajo híbrido, salen a la luz las deficiencias de los sistemas de videoconferencia empleados por miles de organizaciones. Los usuarios que utilizan las salas de conferencias de la empresa quieren que la conferencia se desarrolle sin complicaciones ni interrupciones técnicas. Les gustaría poder iniciar y participar en las reuniones utilizando sus dispositivos personales, por su facilidad de uso y familiaridad, pero con la calidad que ofrecen los equipos de audio y vídeo profesionales de una sala de conferencias.

En cambio, a menudo se encuentran con un sistema limitado cuya configuración es complicada y propensa a errores o que limita la posibilidad de utilizar sus propios dispositivos. Para ofrecer a los usuarios una experiencia de conferencia óptima, los responsables de TI deben equipar las salas de reuniones con soluciones que ofrezcan la versatilidad necesaria y una sencilla configuración.

ENCONTRAR UN EQUILIBRIO ENTRE EL PC DEDICADO Y EL MODELO BYOD

La mayoría de los sistemas de videoconferencia se especializan en resolver uno de los siguientes aspectos:

1. Los usuarios necesitan una forma rápida y fácil de conectarse a una videoconferencia.
2. Los usuarios necesitan un sistema de conferencias que puedan adaptar a su calendario y a sus necesidades personales.

La razón de esta especialización en uno u otro aspecto es que los sistemas de conferencia suelen ser un complejo conjunto de componentes diferentes y cada uno de ellos necesita una o varias conexiones físicas para poder funcionar juntos. Los componentes de vídeo (como las pantallas y cámaras), el audio y el ordenador que ejecuta el software de videoconferencia deben estar todos conectados para que el sistema de conferencia funcione correctamente. Ante la falta de flexibilidad de estos sistemas, las empresas eligen la comodidad, mediante el uso de un ordenador dedicado con las conexiones ya configuradas, o bien la versatilidad, permitiendo a los usuarios traer su propio dispositivo (BYOD) pero que ellos mismos se encarguen de realizar las conexiones cada vez.

Aunque estas opciones pueden ser prácticas en determinadas circunstancias, ninguna de las dos es ideal para obtener la flexibilidad necesaria en los espacios de videoconferencia compartida.

La solución de Airtame

La solución de pantalla híbrida de Airtame adopta un enfoque innovador para las videoconferencias que combina lo mejor de ambos mundos: ofrece a los usuarios la flexibilidad del modelo BYOD, al tiempo que proporciona la estabilidad y comodidad de tener en la sala un ordenador dedicado que se conecta a la pantalla, a la cámara y a los periféricos de audio.

Para iniciar una videoconferencia con Airtame, los usuarios entran en una sala de reuniones equipada con Airtame y utilizan la app Airtame para “transmitir” la reunión a un dispositivo Airtame Hub. Solo tienen que abrir la app en su portátil y pulsar “Join Call”. La app Airtame envía la información de la reunión desde el calendario del usuario a Airtame Hub y el concentrador Hub se une a la llamada.

El Hub está conectado a la pantalla, la cámara y los periféricos de audio, por lo que el usuario no tiene que conectar ningún hardware adicional a su portátil (funciona por software), ni preocuparse por la duración de la batería o la señal inalámbrica de su portátil.

Cuando diseñes tu sistema de videoconferencias, selecciona las soluciones de vídeo y audio que mejor se adapten a la sala donde se van a instalar y que hayan sido probadas para garantizar su compatibilidad con Airtame, por ejemplo, la solución Stem Ecosystem.

CÓMO STEM Y AIRTAME OFRECEN UNA VERSATILIDAD ÓPTIMA

El audio suele ser el componente más complejo de un sistema de videoconferencia, ya que las conexiones necesarias para los micrófonos y los altavoces ocupan un espacio valioso dentro de la sala y en las conexiones de datos disponibles en el ordenador. En las instalaciones con varios altavoces o micrófonos, por lo general hay que realizar un proceso de ajuste laborioso y difícil, o bien una integración cara.

Stem Ecosystem simplifica radicalmente el audio de las conferencias, tanto para los instaladores como para los usuarios. Cada uno de sus cuatro puntos finales, Table, Wall, Ceiling y Speaker, se pueden combinar para crear un ecosistema de hasta 10 dispositivos de audio en red, en función de las necesidades de la sala. Y lo mejor es que solo requieren una conexión de datos, ya sea a través del propio dispositivo, si se utiliza de forma independiente, o a través de un concentrador Stem Hub, si se utilizan varios dispositivos. El software del ecosistema, llamado plataforma Stem Ecosystem, permite añadir a la sala cada dispositivo de la red local y utilizar las herramientas internas para ajustar los parámetros en función de la acústica específica de la sala.

Una vez configurado, Stem Ecosystem puede utilizarse junto con Airtame y automáticamente empezará a recibir y transmitir audio una vez iniciada la videoconferencia. Solo tienes que abrir la aplicación Airtame, iniciar la reunión y ya puedes participar.

Creación de una sala de conferencias BYOD con Stem Ecosystem y la solución de videoconferencias híbrida de Airtame

¿Necesitas ayuda para configurar tu nuevo sistema de conferencias? Para ayudar a los usuarios en el uso de la solución de videoconferencias híbrida de Airtame y de Stem Ecosystem, hemos elaborado una práctica guía que explica paso a paso el proceso para configurar una nueva sala de conferencias BYOD.

Lee la guía completa en este enlace

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Accede a más información sobre la alianza entre Stem y Airtame en este enlace.