Cómo optimizar el equipamiento de una sala de conferencias con el ecosistema Stem de Shure
A pesar del número creciente de centros de trabajo e institutos de enseñanza que reincorporan a sus trabajadores y estudiantes con presencialidad total en la espacios de trabajo o la escuela, lo cierto es que se está acelerando la adopción de las videoconferencias como herramienta de comunicación por parte de organizaciones de todo tipo y tamaño. La importancia de esta herramienta es cada vez mayor para cerrar acuerdos y facilitar la colaboración entre empleados y compañeros, por lo que es fundamental asegurarse de que el equipamiento de la sala de conferencias esté optimizado para las reuniones virtuales.
Obviamente, para optimizar una sala de conferencias no basta con actualizar la tecnología audiovisual. El proceso de optimización implica toda una serie de cambios, desde modificar la composición del mobiliario y su distribución dentro de la sala hasta seleccionar las soluciones tecnológicas que mejor se adapten a las características espaciales y acústicas de la sala.
¿Por qué optimizar?
La mayoría de las organizaciones que alquilan o poseen espacios de reunión ya cuentan con salas de conferencias y espacios de colaboración específicamente designados. Sin embargo, pese a estar específicamente designados, muchos de estos espacios de colaboración carecen de tratamientos acústicos, materiales y distribuciones de mobiliario que favorezcan la creación de un entorno de audio que permita una comunicación eficaz.
Esta falta de optimización del equipamiento de la sala de conferencias puede ocasionar interrupciones de audio constantes y molestas que repercuten negativamente en la claridad y el buen resultado de las conferencias telefónicas. Las paredes de cristal pueden provocar reverberaciones o eco, los muebles endebles colocados junto a los altavoces pueden vibrar, y la mala distribución del mobiliario puede producir zonas muertas de audio en las que los participantes difícilmente podrán ser oídos.
Optimizar el espacio de conferencias no solo mejorará la calidad de las llamadas, sino que también ayudará a fomentar en toda la organización la sensación de equidad en las reuniones, es decir, que todos los implicados puedan participar en igualdad de condiciones. Además, en el fondo, a nadie le gusta oír a los compañeros de trabajo pedir constantemente a los demás que repitan lo que han dicho.
Optimización de la tecnología
Actualizar la tecnología de la sala de conferencias es el primer paso para optimizar el equipamiento de la sala. Tradicionalmente, las soluciones de audio para sala de conferencias solían consistir en una solución cara y laboriosa integrada en la sala o en una solución instalada por cuenta propia que se estropeaba con la misma frecuencia con la que funcionaba. Afortunadamente, las soluciones como el ecosistema Stem de Shure ofrecen un término medio, ya que permiten obtener las ventajas de un sistema de audio para conferencias totalmente funcional y de calidad profesional, sin renunciar a la posibilidad de personalizar por completo la instalación.
El ecosistema Stem de Shure está formado por cuatro puntos finales de audio (Table, Wall, Ceiling y Speaker) que se pueden combinar para crear una red de cobertura y transferencia de audio que garantiza una claridad vocal óptima. El ecosistema incluye un conjunto de potentes herramientas de software que facilitan la instalación e incluso ayudan a compensar algunas de las características acústicas de la sala con solo pulsar un botón.
Modificar la composición física de la sala para mejorar la acústica
Reconstruir por completo las salas de reuniones para adaptarlas a las reuniones virtuales suele ser una inversión enorme en tiempo y recursos, pero es posible hacer algunas pequeñas modificaciones que mejorarán notablemente la calidad del sonido. Dependiendo de la composición, el tamaño y la forma de la sala, quizás sea necesario implementar una o varias de estas modificaciones para conseguir resultados óptimos.
Acondicionar una sala de conferencias moderna normalmente consiste en reducir los efectos acústicos de las superficies duros que quedan al descubierto, como el cristal y el metal, que generan acoples, reverberaciones y vibraciones en la captación de audio. Un remedio sencillo y que conserva gran parte de la estética de la sala es colocar cortinas gruesas que se puedan desplegar sobre las superficies duras expuestas. De este modo se amortigua notablemente el efecto de las ondas sonoras reflejadas por las superficies duras, lo que sin duda mejorará la calidad de la llamada.
Otra solución igual de sencilla es cambiar la distribución del mobiliario de la sala. Al mover los muebles para acercarlos o alejarlos de los altavoces y micrófonos se puede mejorar algo la acústica de la sala, ya que no hay que olvidar que las superficies duras que reflejan el sonido pueden alterar considerablemente la calidad del audio que es captada y transmitida por los dispositivos.
Colocación de los micrófonos
Otra estrategia de optimización de bajo coste es determinar la ubicación de los micrófonos. Si alguna vez has participado en una videoconferencia en una sala que no estaba correctamente optimizada, sabrás que suele haber amplias zonas en las que los micrófonos y los altavoces con micro incorporado no captan la voz de los participantes, lo que se conoce como “zonas muertas”.
A diferencia de los sistemas de audio anteriores, con los que había que hacer muchas conjeturas para determinar la zona de captación de cada micrófono, Stem Ecosystem ofrece varias herramientas muy prácticas que se pueden utilizar tanto antes como después de realizar la compra de dispositivos. La herramienta RoomDesign permite crear una representación virtual de la sala de conferencias, con todo su mobiliario, y colocar en ella los dispositivos de audio de Stem. La aplicación proporciona una estimación de la zona de captación y transferencia de audio, que da una idea aproximada de las áreas abarcadas por la colocación actual de micrófonos y altavoces.
Después de recibir los dispositivos adquiridos y de instalar el ecosistema, puedes utilizar la herramienta RoomCheck en el sistema operativo de Stem Ecosystem para comprobar la cobertura real del ecosistema de audio. Esta herramienta genera un mapa térmico de las zonas de captación en la representación virtual de la sala, resaltando las posibles zonas muertas. Así, podrás cambiar la ubicación del micrófono o la disposición de los asientos para asegurarte de que se oyen a todos los participantes de la reunión.
Lista de comprobación para optimizar el audio de una sala de conferencias:
Para conseguir una calidad de audio óptima en tu sala de conferencias, sigue cada uno de los pasos de la siguiente lista de comprobación:
- Colocación estratégica de los micrófonos: Utiliza la herramienta RoomCheck del sistema operativo Stem Ecosystem para ver dónde están las zonas muertas y haz las correcciones pertinentes.
- Tratamiento acústico: Incorpora un tratamiento acústico adecuado para reducir el eco, la reverberación y el ruido de fondo.
- Distribución de los muebles: Cuando hayas identificado las posibles zonas muertas de la sala de conferencias, reorganiza el mobiliario para que los participantes no tengan dificultades para hacerse oír al utilizar la sala para reuniones habituales.
- Mantenimiento y actualización periódicos: Asegúrate de que todos los dispositivos de Stem reciben el mantenimiento adecuado y están actualizados con el firmware más reciente con el fin de maximizar su rendimiento y evitar cualquier posible problema.
- Pruebas y calibración: Utiliza las herramientas de software de Stem Ecosystem, como RoomAdapt y RoomCheck, para comprobar que los dispositivos están correctamente calibrados para la sala y ocupan una ubicación óptima.
Siguiendo estos pasos, podrás mejorar notablemente la calidad del sonido de tus reuniones virtuales. Al disponer de espacios de reunión híbrida correctamente optimizados, podrás sacar el máximo partido de cada reunión, lo que mejorará la eficacia de las comunicaciones en tu empresa e incluso aumentará los ingresos gracias a una mejor relación con los clientes.
Si te interesa optimizar tus reuniones virtuales mediante una tecnología avanzada, descubre el ecosistema Stem de Shure en este enlace.
