Cuatro tecnologías audiovisuales que mejoran los espacios de cotrabajo

La videoconferencia ya ha demostrado ser una herramienta de comunicación sumamente eficaz y prueba de ello es la rapidez con la que se ha generalizado en todo el mundo. A pesar de los enormes avances que ha experimentado en términos de fiabilidad y estabilidad en la última década, el proceso de las reuniones virtuales aún tiene que mejorar y agilizarse.

Esto se aplica por partida doble a los espacios de cotrabajo, ya que deben ser mucho más versátiles y personalizables que un espacio de reunión en una oficina convencional. En los espacios de cotrabajo, algunas de las quejas más frecuentes son la falta de nitidez del audio o de herramientas que permitan compartir contenidos y colaborar en tiempo real. Afortunadamente, en los últimos años han surgido una gran variedad de soluciones tecnológicas audiovisuales destinadas a paliar estas carencias, mejorar significativamente la calidad de las reuniones y fomentar el uso de las videollamadas en los espacios de cotrabajo.

¿Qué es la tecnología audiovisual?

La tecnología audiovisual abarca una enorme variedad de dispositivos y sistemas que permiten mejorar la comunicación a través de la vista y el oído. Utilizando las soluciones de tecnología audiovisual adecuadas, los componentes de audio y vídeo de un sistema de videoconferencia funcionan en armonía para crear una comunicación más interactiva y eficaz a cualquier distancia.

Para que la comunicación sea eficaz, el sistema audiovisual debe transmitir vídeo y audio simultáneamente de un interlocutor a otro. Respecto al vídeo, un sistema audiovisual consiste en una pantalla y una cámara con conexión a internet, mientras que respecto al audio se utiliza una combinación de micrófonos, altavoces y altavoces con micro incorporado.

La complejidad y la calidad de esta combinación de vídeo y audio varía considerablemente en función de las necesidades de la sala y del presupuesto disponible. Las necesidades de un auditorio no son las mismas que las de una sala de audiencias del Senado, y una sala de juntas probablemente contará con un nivel de presupuesto diferente al de una sala de reuniones.

¿Cuáles son las ventajas de la tecnología audiovisual?

Una de las principales ventajas de la tecnología audiovisual es que contribuye a que los espacios de trabajo híbridos cierren la brecha entre los participantes presenciales y los remotos. Los miembros de un equipo de trabajo en cualquier parte del mundo pueden participar simultáneamente en un debate o en un proyecto de colaboración sin tener que utilizar tecnologías intermediarias ineficaces ni incurrir en onerosos viajes de trabajo.

La tecnología audiovisual se puede personalizar para adaptarla a todo tipo de espacios de reunión, desde grandes salas de conferencia hasta pequeñas salas para reuniones privadas. Dentro de las diversas combinaciones de tecnologías disponibles en el mercado se pueden encontrar desde la típica solución de audio y vídeo para la sala de conferencias de una empresa hasta soluciones para impartir un curso de formación en directo para los empleados de la empresa, tanto presenciales como remotos.

En general, la tecnología audiovisual ofrece a las empresas unas opciones de comunicación y de colaboración optimizadas en función de las necesidades. En particular, respecto a los espacios de trabajo, la tecnología audiovisual debe potenciar la versatilidad y la facilidad de uso, de modo que los usuarios puedan traer sus propios dispositivos personales, conectarlos al sistema de conferencias y empezar a hacer llamadas inmediatamente.

¿Qué tipos de espacios de trabajo pueden beneficiarse de las soluciones de tecnología audiovisual?

Las empresas y organizaciones en casi todos los sectores de actividad pueden beneficiarse de la tecnología audiovisual, ya que cada una puede aplicar una combinación de tecnologías específica para maximizar la eficacia de las reuniones. Los avances tecnológicos, como las videoconferencias, han hecho posible una mayor dispersión geográfica de los empleados y equipos de colaboradores, lo que ha cambiado radicalmente la composición y las necesidades del lugar de trabajo convencional.

En lugar de crear oficinas satélite, muchas organizaciones prefieren utilizar espacios de cotrabajo, en los que varias empresas diferentes pueden coexistir en un mismo espacio. Este sistema ahorra costes sin sacrificar la eficacia de las comunicaciones internas y externas gracias a la tecnología audiovisual.

Dependiendo del número de empleados que trabajen en un mismo lugar, los espacios de cotrabajo pueden ofrecer salas de conferencias de gran tamaño o salas de reunión más pequeñas en las que los usuarios pueden encontrar la privacidad y la tranquilidad que necesitan sin preocuparse de molestar a los demás usuarios del espacio de trabajo compartido. Estas salas de reuniones compartidas pueden poner a disposición de los usuarios tecnologías, como los sistemas de conferencia BYOD, los ecosistemas de audio y las cámaras y pantallas especializadas, que garantizan una experiencia de reunión óptima y de alta calidad.

¿Qué soluciones de tecnología audiovisual pueden mejorar los espacio de cotrabajo?

Sistemas de conferencia BYOD:

El principal objetivo de toda tecnología compartida en un espacio de cotrabajo es la comodidad y la facilidad de uso. Un sistema de conferencias que exija una configuración laboriosa y conexiones cableadas para hacer una simple llamada no causará más que problemas; en tal caso, se necesita un sistema que permita al usuario traer su dispositivo personal (BYOD, por sus siglas en inglés), conectarlo y listo.

Un sistema de conferencias BYOD consiste en utilizar un dispositivo centralizado para conectar en red cada componente del sistema de conferencias, es decir, audio, cámara, pantalla y plataforma, lo que reduce el número de conexiones necesarias a una sola. Con un sistema como el de Barco, los usuarios pueden conectarse directamente mediante cable o bien utilizar un adaptador para conectarse de forma inalámbrica, mientras que con Airtame, los usuarios se descargan una app en su dispositivo y ya pueden realizar videollamadas por wifi.

Sistemas de presentación inalámbricos:

Los sistemas de presentación inalámbricos permiten compartir fácilmente los contenidos y se pueden utilizar tanto en las reuniones presenciales como en las remotas. Son un apoyo para que los presentadores puedan mostrar su trabajo sin necesidad de estar constantemente pendientes de sus ordenadores u otros dispositivos, lo que contribuye a que la presentación sea más interactiva y dinámica.

Ecosistemas de audio:

Los ecosistemas de audio utilizan una combinación de hardware y software de audio para crear un sistema de captación y transferencia de audio conectado en red. Soluciones como el ecosistema Stem proporcionan a los espacios de cotrabajo una solución que se puede personalizar y ampliar, y que se adapta a cualquier tamaño de sala.

El ecosistema Stem está formado por cuatro nodos finales de audio que se pueden combinar: Table, Wall, Ceiling y Speaker. Cada dispositivo puede utilizarse individualmente para salas más pequeñas o conectarse en red para crear un ecosistema de audio que proporcione un área de cobertura más amplia en los espacios de reunión de grandes dimensiones.

El sistema operativo de Stem proporciona a los usuarios un conjunto de potentes herramientas de software que facilitan la instalación. Estas herramientas incluyen:

• RoomDesign: Permite crear una representación virtual de la sala de reuniones que los usuarios pueden utilizar para colocar en ella los distintos dispositivos y comprobar la cobertura estimada del audio.
• RoomAdapt: Cada dispositivo realiza una prueba para analizar la acústica específica de la sala y ajustar su configuración con el fin de ofrecer una calidad de audio óptima.
• RoomCheck: El ecosistema comprueba la cobertura y genera un mapa térmico visual que resalta cualquier zona que esté fuera de cobertura.

Pizarras interactivas:

Las pizarras blancas son ideales para plasmar las ideas de forma visual, crear listas y calendarios, y realizar una lluvia de nuevas ideas cuando se está reunido para hablar de la próxima campaña o de un nuevo producto. Uno de los mayores retos de las comunicaciones en remoto es conseguir igualar las ventajas que ofrecen las reuniones presenciales, por ejemplo, el poder utilizar una pizarra.

Gracias a las pantallas interactivas, que pueden desempeñar la misma función que una pizarra, se consigue exactamente ese resultado. Los integrantes del equipo de trabajo pueden lanzar ideas y hacer que uno o varios presentadores las escriban o tracen en la pizarra compartida. Cada miembro del equipo puede hacer su aportación y, además, la pizarras digital se puede guardar y seguir completando, lo cual es una ventaja adicional respecto a su predecesora analógica.

Los espacios de cotrabajo ofrecen opciones dinámicas y más económicas para las empresas que cuentan con una plantilla muy dispersa. Para ofrecer una experiencia óptima a estos empleados dispersos, las salas de reuniones de los espacios de cotrabajo deben estar equipadas con una tecnología audiovisual que proporcione una experiencia de videoconferencia perfecta y les permita comunicarse con los demás compañeros de trabajo de forma eficaz.