Recomendaciones de Stem Ecosystem para fomentar la equidad en las reuniones

Hoy es la reunión mensual de seguimiento con el director del departamento y notas cierta ansiedad porque esta reunión será probablemente la última oportunidad para solicitar los recursos que necesitas para solucionar un gran contratiempo en tu proyecto. Pero el jefe de proyectos desestima tu propuesta con las prisas por comunicar a la dirección que todo marcha sobre ruedas y, para colmo, estás demasiado lejos del micrófono de la sala como para tener peso en la conversación.

Todos hemos vivido una situación similar, de ahí que la implantación de una política de equidad en las reuniones (que todos los participantes puedan participar en igualdad de condiciones) haya sido el tema candente de este año para los dirigentes ejecutivos en su propósito de crear un formato de reunión híbrida más inclusivo. Esta desigual participación en las reuniones tiene dos causas principales: la cultura empresarial y las limitaciones tecnológicas. Como profesional de TI, puede que no tengas demasiada influencia sobre la primera causa, pero si aplicas el método adecuado para las reuniones híbridas, podrás garantizar que todos los empleados tengan acceso a los materiales que necesitan para participar plenamente en unas reuniones más inclusivas.

Luces, cámara, acción

Las videoconferencias se están popularizando porque presentan muchísimas ventajas frente a las tradicionales conferencias telefónicas, principalmente en lo que se refiere al elemento visual de una conferencia. A pesar de que muchos participantes pueden sentirse algo incómodos por aparecer en vídeo, estudios recientes indican que el 61 % de los empleados se sienten más presentes e involucrados cuando todos tienen su cámara de vídeo encendida.

Aunque corresponde a la empresa establecer la política de exigir el uso de cámaras en todas las reuniones, los departamentos de TI también pueden adoptar sus propias medidas para mejorar la equidad de las reuniones híbridas velando por que todos los empleados tengan una cámara web. Depende de los recursos y de la política de la empresa el que esto suponga facilitar a cada empleado un ordenador portátil estándar con cámara integrada en lugar de un ordenador de escritorio, o simplemente proporcionarles una cámara web USB fácil de utilizar.

No es necesario que la cámara tenga una resolución de vídeo 4K Ultra HD, sin embargo, es importante tener en cuenta que necesitará un mínimo de calidad para poder aprovechar todas las ventajas de una videoconferencia. Para obtener los mejores resultados, se necesitará una cámara con una buena calidad de imagen (HD estándar o 720p), que no tenga demasiado retardo (30 fotogramas por segundo es generalmente más que suficiente) y que ofrezca alguna que otra función controlada por software como el enfoque automático.

Actualizar el software de planificación

Seguro que a más de uno le resultará familiar esta conversación al final de una reunión: “¿Estás disponible el lunes a las 10:30? ¿No? ¿Y qué tal el miércoles a las 9:45? Vale. ¿Pues qué tal a las…?”

Uno de los momentos menos productivos de cualquier reunión es el que se dedica a concretar una hora para la reunión posterior de seguimiento. Aunque muchas empresas disponen de un software de planificación rudimentario, cualquier empresa que desee optimizar la calidad de sus reuniones debería pensar en invertir en un software de planificación más avanzado.

Una de las mejores opciones para evitar el baile de preguntas a la hora de planificar la reunión de seguimiento es automatizar el proceso. Las empresas pueden integrar una herramienta de planificación como Scheduler for Microsoft 365 que consulta el calendario de cada participante y selecciona una hora en la que todos estén disponibles. Las herramientas de planificación automatizadas permiten centrarse en el tema que se debate y garantizar la equidad en la reunión porque se aseguran de que todos los participantes estén disponibles sin tener que hacer sacrificios para poder asistir.

Facilitar la participación

El vídeo es importante para crear un entorno inclusivo en las reuniones, pero el que los participantes puedan verse es solo media batalla ganada. Las reuniones híbridas de hoy día pueden congregar a docenas de participantes repartidos en entornos tan dispares como una pequeña sala de reuniones, una oficina en casa y una sala de conferencias grande. Crear un entorno equitativo en estas condiciones depende enteramente de que todos los participantes puedan contribuir libremente y en igualdad de condiciones.

Para lograrlo, hay que invertir en una solución de audio que pueda captar la voz de cada participante de la reunión híbrida. Hasta hace poco, las empresas solo tenían dos opciones a la hora de decidir qué solución de audio instalar en sus salas de conferencias: una solución muy cara integrada en la sala o una solución instalada por cuenta propia y de dudosa eficacia. Por suerte, ahora hay una tercera opción que ofrece lo mejor de ambos mundos: Stem Ecosystem.

El diseño de Stem Ecosystem tiene en cuenta la equidad en las reuniones. Los cuatro dispositivos de audio que componen este ecosistema, Speaker, Table, Wall y Ceiling, combinan perfectamente y crean en la sala una cobertura de audio que garantiza que cada participante pueda mantener una conversación en un tono normal y relajado, sin importar donde esté sentado. Los dispositivos de audio de Stem pueden combinarse para crear un ecosistema de hasta 10 unidades, por lo que es posible crear una solución a medida para salas de conferencia de cualquier forma y tamaño.

Stem elimina las jerarquías de la comunicación, ya que permite a cada participante comunicar sus preguntas, preocupaciones y peticiones durante la reunión. Incorporar la equidad en las reuniones a la estrategia de comunicación de una empresa puede ayudar a evitar los caros retrasos y errores causados por una rígida jerarquía de comunicación y a mejorar la motivación en el lugar de trabajo. Este ecosistema no solo mejora la calidad del audio de las reuniones, sino que también garantiza un entorno inclusivo que fomenta la comunicación y evita los molestos y prolongados contratiempos que se producen cuando un empleado no puede compartir sus ideas.

Escucha el nuevo y mejorado sonido de Stem

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