5 problemas tradicionales que las tecnológicas resuelven con la videoconferencia

A pesar de que el sector tecnológico bulle de nuevas ideas y productos que revolucionan la forma de hacer negocios, seguimos sufriendo los mismos problemas con los que llevamos lidiando desde los años 50. Los desplazamientos por avión de un lado a otro del mundo para asistir a una simple reunión, los fallos de comunicación o el consabido agotamiento de los empleados son algunos de los problemas que nuestros abuelos ya conocían muy bien.

Sin embargo, el futuro es prometedor, ya que el uso de la videoconferencia parece que va a acabar con muchos de los métodos anticuados de hacer negocios. Si tu empresa quiere adentrarse en el siglo XXI libre de las ataduras del siglo XX, la videoconferencia es la clave. Estos son algunos de los clásicos problemas que el uso de la videoconferencia puede ayudar a dejar atrás: 

1. Tiempo y gastos de viaje

Los gastos de viaje representan un coste considerable para las empresas que desarrollan su actividad en varios países y en todo el mundo. Cada empleado que viaja o se desplaza para visitar a clientes, socios y otras sucursales supone un gasto de miles o incluso decenas de miles de dólares. Además, no se trata de un gasto esporádico, puesto que hasta principios de 2010, muchos empleados dedicaban entre el 50 y el 75 % de su jornada laboral a viajes de negocio.

Esto presenta un doble problema para las empresas:

En primer lugar, el empleado no está disponible durante los días de viaje, lo que se traduce en un considerable tiempo improductivo durante el cual podría haber cerrado más ventas y haber contactado con más clientes. 

En segundo lugar, los gastos relacionados con el billete de avión, el alojamiento y las comidas representa un gasto enorme en la contabilidad de la empresa.

En cambio, con las videoconferencias, en lugar de tener que viajar durante 3 o 4 días a la semana para estar 2 o 3 días con un cliente, el empleado puede permanecer en la empresa y celebrar reuniones virtuales para casi cualquier situación. Esto significa más tiempo dedicado a los clientes, más ventas y un considerable ahorro en billetes de avión y caros almuerzos de hotel.

2. Colaboración creativa

Incluso cuando el correo electrónico e internet han revolucionado las comunicaciones, lo cierto es que la colaboración creativa a distancia sigue siendo difícil. Los colaboradores de un proyecto han estado tradicionalmente limitados por la falta de medios visuales que permitieran trasladar de un lugar a otro la visión creativa de todos los integrantes del equipo. Esta situación daba lugar a un ciclo interminable de presentación de propuestas y revisiones subsiguientes que podían convertir un proyecto interesante y emocionante en un verdadero calvario.

Gracias a la incorporación de las videoconferencias y de prácticas herramientas como las pizarras virtuales, el proceso creativo ha vuelto a ser algo divertido. Las nuevas tecnologías permiten que los equipos remotos se conecten y se “pongan manos a la obra” de forma mucho más rápida y sencilla, logrando extraer exactamente la información que buscan y aclarando al instante cualquier duda o pregunta. Las estadísticas del informe “Flawless Audio for Effective Collaboration in a Hybrid World—4 Ways to Make it Happen” de Frost and Sullivan (2021) respaldan este hecho: el 76 % de los que utilizan la videoconferencia para la colaboración señalan que el nivel de eficiencia del equipo es mayor.

También contribuye a allanar el terreno, ya que permite que todos los que trabajan en el proyecto se involucren en la planificación. Dado que todos participan en la reunión y aportan su contribución mientras se va elaborando el proyecto, las ideas que se habrían descartado durante el proceso de presentación/revisión de propuestas pueden incorporarse durante las etapas de planificación.

3. Menos días improductivos por enfermedad

A nadie le gusta ponerse enfermo y menos aún al empleado que siente la presión ante la inminencia de fechas límite que cumplir y de proyectos importantes. Esta situación le coloca ante un gran dilema: ¿voy a la empresa de cualquier manera para terminar el trabajo, a riesgo de que todos los demás acaben enfermos también, o me quedo en casa a cuidarme y me arriesgo a no cumplir algunas fechas de entrega importantes?

Las videoconferencias resuelven la cuestión. Al permitir que el empleado participe remotamente a las reuniones importantes y colabore con sus compañeros de trabajo, aunque siga contagiado, puede terminar el trabajo asignado y mantener a todos a salvo de los patógenos.

4. Mejora de la atención y de la comunicación

Hay que admitir que las llamadas telefónicas pueden llegar a ser tediosas. Al tratarse de una experiencia puramente auditiva, es fácil que los participantes de una tradicional conferencia telefónica se desconecten, se despisten y se distraigan con otras actividades.

Esta falta de atención puede provocar auténticos desastres. Por ejemplo, si a un trabajador se le escapa que debe enviar una pieza de manera urgente para una instalación y acaba enviándola por vía terrestre, podría echar a perder o retrasar todo un proyecto millonario, además de romper la relación con el cliente.

Las videoconferencias añaden un componente visual a las comunicaciones remotas que aumenta el interés de todos los que participan en una reunión o una conversación. Según un informe de Frost and Sullivan realizado en 2021, el 87 % de los empleados reconoce que se sienten más conectados con la persona con la que están hablando si se utiliza vídeo durante la llamada. Un mayor compromiso implica menos distracciones y menos probabilidad de ponerse a leer noticias durante la llamada telefónica.

5. Evita el agotamiento de los empleados y mejora la retención

No es ningún secreto que el compromiso de los empleados con su trabajo se encuentra bajo mínimos históricos. Las empresas tienen dificultades para retener a los empleados cualificados, y muchos de ellos experimentan una drástica reducción en la satisfacción laboral.

Una de las mejores decisiones que puede tomar una empresa para reducir el agotamiento y mejorar la tasa de retención es ofrecer a los empleados la modalidad de trabajo híbrido o totalmente remoto. El informe de Frost and Sullivan de 2021 también señala que el 57 % de los trabajadores actuales esperan en un futuro próximo trabajar en la oficina menos de 10 días al mes, y cuanto más se aferren las empresas a mantener las prácticas empresariales del pasado, menos posibilidades tendrán de retener a los mejores empleados.

El uso de la videoconferencia abre un amplio abanico de opciones tanto para las empresas como para los empleados. Los trabajadores pueden asistir a reuniones y presentaciones importantes desde la comodidad de su casa, y las comunicaciones visuales aportan conectividad a las llamadas remotas, una ventaja que las simples llamadas telefónicas no pueden ofrecer.

Independientemente de los problemas que esperas resolver al incorporar el uso de la videoconferencia en tu plan de negocio, necesitarás una solución de audio completa para aprovechar al máximo la tecnología. Por muy buenas que sean las comunicaciones por vídeo, si no dispones de un sistema de audio fiable, solo conseguirás que los empleados y clientes acaben frustrados. Stem Ecosystem te permite aprovechar todos los beneficios de la videoconferencia, ya que te ayuda a equipar cualquier sala con un sistema de audio totalmente personalizable y escalable, creando una experiencia de conferencia sin esfuerzo. Al poder elegir y combinar hasta 10 puntos finales de audio, es posible equipar cualquier sala para convertirla en el espacio de reunión virtual perfecto y acabar por fin con los problemas tradicionales.

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