Cómo afrontar los retos del audio en eventos con formatos cambiantes
Los organizadores de eventos esperan con interés el regreso gradual de los visitantes y delegados a sus sedes y salas de conferencias. Como es lógico, todo parece un poco diferente, debido a la imposición del distanciamiento físico para garantizar la seguridad y el bienestar de todos los participantes.
Paralelamente, son muchos más los que siguen conectándose desde casa o desde otras ubicaciones, desesperados por participar, pero que no pueden (o no quieren) asistir presencialmente a un evento en directo.
Lo que todo el mundo quiere es recobrar cierta normalidad. Pero esta nueva realidad plantea nuevos retos que los organizadores de eventos y sus proveedores de equipos deben afrontar. De ahí la pregunta obligada: ¿Cómo ofrecer una experiencia que sea atractiva para todos? Una encuesta realizada en 2020 [100 Event Statistics (2021 Edition), publicada el 2 de febrero de 2021 por EventMB Studio] reveló que mantener la atención de los asistentes era, con diferencia, el mayor reto para los organizadores de eventos que adoptan los formatos virtuales y buscan igualar la experiencia de un evento en vivo por medio de la tecnología.
La calidad del audio es fundamental
A principios de 2020, antes de que la pandemia causara estragos en todo el mundo, una encuesta realizada en nombre de Shure [informe Every Voice – Thought Leadership] sobre el estado actual y futuro de las reuniones de negocios reveló que las reuniones virtuales se consideraban una función empresarial esencial. Sin embargo, los problemas de audio en estas reuniones son frecuentes, como lo demuestra el hecho de que cuatro de cada cinco profesionales de empresa reconocen que lo que más les genera frustración en las reuniones virtuales es el audio. ¿Te suena familiar? Los que se realizan su actividad en el ámbito de las conferencias, como organizador, planificador o proveedor de equipos audiovisuales, ya saben que el problema de la calidad de audio trasciende el mundo de la empresa y se extiende al sector de los eventos.
¿Qué puede hacer un participante que asiste a un evento y no puede oír con claridad lo que dicen los demás, incluso estando en la misma sala? ¿Cómo pueden los participantes remotos mantener la atención en una transmisión en directo cuya mala calidad de audio dificulta la escucha y la comprensión del contenido del evento? En ambos casos, la respuesta es que la persona en cuestión simplemente se desconectará mentalmente o, en el caso del participante remoto, abandonará el evento. Ninguna de las dos situaciones anteriores es el tipo de experiencia que los organizadores de eventos quieren ofrecer.
Examinemos más detenidamente estos escenarios y los problemas de audio que plantean:
El audio para eventos presenciales
Una investigación realizada a profesionales del sector de reuniones y eventos [2021 Global Meetings and Events Forecast, publicada por American Express Global Business Travel] reveló que el principal factor (mencionado por el 77 % de los encuestados) que influye en la seguridad de los eventos es la posibilidad de aplicar el distanciamiento físico.
Eso significa que los eventos deben celebrarse en espacios más amplios para que haya más espacio entre los asistentes, lo que generalmente se traduce en un menor número de asistentes, dependiendo de la capacidad de aforo del recinto. Hemos visto como los gimnasios de las escuelas y los salones comunitarios se han reconvertido para poder celebrar reuniones, ya que ofrecen mucho espacio. Otros recintos poco tradicionales, como los estadios, ofrecen un espacio al aire libre que se adapta a los requisitos de distanciamiento físico.
En estos espacios amplios, el reto es evidente: Cuanto más separados estén los asientos que ocupan las personas, más difícil será oír y ser oído. Por lo tanto, es importante que la disposición de los asientos separados, especialmente en recintos grandes y acústicamente complejos, no impida a los participantes intercambiar ideas.
En Shure entendemos que el audio debería mejorar, no disminuir, la participación en un evento en directo. ¿Nuestra solución? El sistema digital de conferencia Microflex® Complete Wireless (MXCW). Este sistema de sonido flexible y fiable combina micrófono y altavoz en una sola unidad de conferencia inalámbrica. Cada asistente puede participar y oír cada palabra desde su asiento, con todo detalle. Al no tener cables, elimina la molestia de tender y ocultar el cableado, reduce el riesgo de tropiezos y minimiza el impacto de las instalaciones audiovisuales temporales en cualquier tipo de recinto o de configuración de sala.
El audio para eventos online
Al margen de los eventos presenciales, las conferencias y reuniones virtuales han mantenido a flote el sector de eventos en los momentos más difíciles. Los asistentes han aceptado los inconvenientes de la participación remota, conscientes de que, en muchos casos, era el único modo de atender al evento. Todo esto está cambiando. Según una reciente encuesta [100 Event Trends for 2021, publicada el 8 de enero de 2021 en EventManagerBlog.com], el 67 % de los profesionales del sector de eventos reconoce que los eventos híbridos (presencial y remoto) serán tendencia en el futuro. Por ello, los organizadores de eventos deben procurar que las personas que acceden de forma remota se sientan realmente integradas, ofreciendo un audio impecable a los asistentes al evento online.
La encuesta solicitada por Shure antes del COVID ya puso de manifiesto que el ruido de fondo, el eco, las dificultades de conexión, los cortes de audio y el hecho de que los ponentes no fueran captados por los micrófonos eran las principales causas de frustración relacionadas con el audio de las reuniones virtuales. Para colmo, esto se ha visto agravado por el fenómeno conocido como “fatiga del zoom”.
El sistema MXCW de Shure muestra a los organizadores de eventos el camino a seguir. ¿Cómo? Con un audio de calidad para las transmisiones en vivo de los eventos. Este sistema conectable en red no solo proporciona a cada participante presencial su propia unidad de conferencia “todo en uno” para la captura de voz dedicada, sino que también es compatible con la transmisión de audio digital Dante vía Ethernet y con la conectividad analógica por XLR para poder ofrecer una integración fácil con otros equipos, como el software para reuniones y transmisión en directo. La ventaja que ofrece MXCW es que se trata de un sistema sencillo y fácil de configurar.
Un audio en el que los organizadores de eventos pueden confiar
En Shure, somos conscientes de que los planificadores y organizadores de eventos están atravesando un momento de cambio e incertidumbre. Pero, afortunadamente, el optimismo va en aumento a medida que el sector se reactiva gradualmente. Nuestro objetivo es ofrecer una tecnología de audio en la que se pueda confiar para crear una experiencia de evento excepcional tanto para los participantes virtuales como para los presenciales. Simplifica los cambios gracias a un audio inalámbrico eficiente, escalable y fiable para todos tus eventos.
Más información
- Conferencias y reuniones: Alquiler y eventos
- Sistema Microflex® Complete Wireless (MXCW)
