El Ayuntamiento de Setouchi dinamiza sus debates y transforma sus operaciones con MXCW

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Situado en la parte más meridional de la isla de Amami Oshima, en la prefectura japonesa de Kagoshima, el Ayuntamiento de Setouchi gobierna un área heterogénea de unos 240 kilómetros cuadrados y que abarca varias islas más pequeñas. La región, conocida por su clima oceánico subtropical, su belleza natural y su próspera industria pesquera, es un destino turístico popular.

En 2019, Setouchi inauguró el “Plan de promoción a largo plazo del Ayuntamiento de Setouchi” con el objeto de promover activamente la transformación digital. Esta iniciativa estratégica pretende fomentar el desarrollo sostenible a través de la modernización de los servicios a los ciudadanos, la educación y las operaciones administrativas utilizando para ello las tecnologías digitales más avanzadas.

Challenge

La Asamblea del Ayuntamiento de Setouchi organiza con frecuencia todo tipo de reuniones, desde sesiones ordinarias y extraordinarias hasta debates sobre temas concretos. Estas reuniones, organizadas por la secretaría del ayuntamiento, tienen lugar en salas de distintos tamaños, que incluyen grandes salas de conferencias así como espacios de reunión más pequeños.

En el pasado, el Ayuntamiento utilizaba micrófonos alámbricos de mano para reforzar el sonido de las reuniones. Pero el tener que pasarse el micrófono de mano en mano entre los asistentes generaba ineficiencias, restaba fluidez a los debates y también planteaba inquietudes en materia de higiene. Además, ante la variedad de salas para celebrar las reuniones, se necesitaba un sistema que fuera versátil y se pudiera transportar fácilmente de una sala a otra.

Los equipos de audio ya instalados no eran fáciles de utilizar y su configuración era laboriosa, además de suponer una carga para el personal de secretaría. Había que renovarlos y buscar un sistema de audio que garantizara el acceso al micrófono sin contacto para cada miembro de la Asamblea desde su asiento, fuera fácilmente transportable a los distintos lugares de reunión y mejorase el audio en general.

Solution

El Ayuntamiento de Setouchi acudió al integrador Nippon Information Processing Center y a Shure para que les ayudara a implementar el sistema Microflex Complete Wireless (MXCW). Al tratarse de un sistema de conferencia inalámbrico versátil y fácil de utilizar, MXCW eliminó la necesidad de utilizar un cableado complicado y agilizó considerablemente la comunicación en las reuniones.

Para poner el sistema en funcionamiento, solo hay que insertar las baterías recargables en las unidades de conferencia. Estas unidades de conferencia inalámbricas, que están equipadas con micrófonos de cuello de cisne y altavoces integrados, se pueden colocar libremente enfrente de cada asistente, que solo tiene que pulsar un botón en el dispositivo para empezar a hablar.

Las unidades de conferencia se guardan en un carrito destinado a tal fin, junto con un transceptor de punto de acceso MXCW y estaciones de carga. Este carrito se puede transportar fácilmente entre las distintas salas de reuniones dentro del Ayuntamiento de Setouchi y a las salas del centro comunitario adyacente.

Advantages

La implementación del MXCW ha supuesto mejoras significativas en la dinámica de las reuniones del Ayuntamiento de Setouchi y ha contribuido a mejorar la eficacia de los debates de las comisiones, respetando las limitaciones de tiempo de este tipo de reuniones.

El sistema ha sido elogiado por su facilidad de uso y funcionamiento intuitivo, ya que los asistentes poco familiarizados con la tecnología pudieron utilizar los equipos sin ningún esfuerzo, incluso sin haber recibido una formación previa. La portabilidad del MXCW también favoreció su uso generalizado en los distintos departamentos. Además, su audio nítido y de alta calidad contribuyó en gran medida a que el personal pudiera redactar las actas de la reunión de manera más precisa y eficaz, lo que redujo la carga de trabajo del personal y los costes de subcontratación de las transcripciones.

La implementación del sistema MXCW no solo mejoró el audio del Ayuntamiento de Setouchi, sino que también dejó patente el potencial transformador de una renovación de estas características. La iniciativa, bajo el lema “una transformación digital que empieza con el sonido”, reafirmó el compromiso del Ayuntamiento de Setouchi con la innovación a través de soluciones digitales y también demostró que la tecnología de audio puede ser un motor de la transformación digital de la administración pública local.

“El sistema de conferencia de Shure es portátil, fácil de utilizar y ofrece un audio de alta calidad. No solo nos ha permitido tener debates más dinámicos, sino que también nos ha ayudado a mejorar el proceso de redacción de actas y, en definitiva, a hacer posible la transformación digital a través del sonido. ”

Junichi Cho, director general del Ayuntamiento de Setouchi, Secretaría de la Asamblea de la Prefectura de Kagoshima