El "influencer invisible" en las reuniones híbridas: una nueva investigación descubre el secreto de la comunicación y colaboración productiva de los empleados

CHICAGO, 19 de septiembre de 2023 - Shure, fabricante líder de soluciones de audio conocido por su calidad, rendimiento y durabilidad, encargó a la principal firma internacional de investigación de mercado, IDC,  un estudio global sobre los desafíos que enfrentan las organizaciones en la nueva era del trabajo híbrido*. Al analizar las respuestas de más de 600 entrevistados en los EE. UU., China, Japón, el Reino Unido, Francia y Alemania, la investigación evaluó lo que se interpone en el camino de los entornos de trabajo híbridos exitosos.

Los entornos de trabajo híbridos realmente eficaces son escasos. La investigación descubrió cómo las organizaciones pueden posicionarse mejor para manejar los entornos de trabajo modernos y optimizar la comunicación diaria, la cultura empresarial, las experiencias de los empleados y clientes y la satisfacción del equipo. 

A nivel mundial, las organizaciones entienden que el trabajo híbrido llegó para quedarse, pero se dan cuenta de que muchas de las configuraciones actuales no son efectivas. 94% de los encuestados espera que las reuniones híbridas sigan siendo un pilar del trabajo, sin embargo, más del 50% está siendo presionando por un regreso completo a la oficina para mejorar la identidad corporativa y la colaboración. Las organizaciones quieren mejorar la colaboración y creen que la solución es un regreso completo a la oficina; La investigación de IDC dice lo contrario e indica que regresar al modelo presencial no es la única respuesta. Los datos muestran que las empresas están pasando por alto oportunidades clave para mejorar la experiencia de los empleados, independientemente de su ubicación, y que una inversión en audio de alta calidad da como resultado formas de trabajo más colaborativas y flexibles. 

“Los ambientes de reuniones híbridos se han convertido en la nueva normalidad en los últimos años y es evidente que llegaron para quedarse, pero las organizaciones aún no están equipadas con las herramientas necesarias para una comunicación eficaz, aunque muchas lo han intentado. Como resultado, los empleados quedan desanimados y desmotivados, lo que crea un ciclo de frustración. Es fundamental que desde lo más alto de la organización hacia abajo, los empleados utilicen la tecnología adecuada que les permita comunicarse de la manera correcta”, afirmó Robin Hamerlinck, CIO de Shure. 

Hamerlinck continúa: “Encontrar el equipo de audio correcto es el primer paso, y un paso que pone a todos los empleados al mismo nivel, de modo que se logre la equidad en las reuniones. Como líder en audioconferencias y comunicación, encargamos a IDC que abordara estos desafíos de audio y demostrara que es posible que tanto los empleadores como los empleados prosperen en entornos híbridos”.

El Modelo Híbrido Llegó Para Quedarse, Entonces, ¿Por Qué Seguimos Luchando? Hemos ignorado al "influencer invisible"

Muchas reuniones híbridas presentan desafíos. A nivel ejecutivo, esta realidad puede desencadenar la demanda de un regreso completo a la oficina para permitir una colaboración efectiva. Aquí es donde reside el gran desajuste. Según el InfoBrief de IDC, un regreso completo a la oficina o una fuerza laboral completamente remota no logra capturar el valor que se puede obtener con el trabajo híbrido, que puede permitir una comunicación efectiva con colegas a nivel mundial. Pero la tecnología híbrida debe funcionar reiteradamente.

Cuando un sistema híbrido falla en reiteradas ocasiones, los empleados se frustran. Cuando se les preguntó sobre los principales desafíos del trabajo híbrido, los encuestados destacan:
 

1. Pocas habilidades de comunicación y colaboración
2. Empleados distraídos y bajos niveles de atención
3. Deficiencias tecnológicas que impactan la colaboración

Si bien la calidad del audio no es la única preocupación que surge al especificar soluciones para un entorno híbrido, ésta tiene un impacto en la productividad tanto individual como grupal. La mala calidad del audio hace que los oyentes perciban al hablante como menos digno de confianza, menos inteligente y menos simpático. La investigación científica subraya que una alta calidad de audio conduce a una mayor confiabilidad y sugiere que la persona con la mejor calidad de audio probablemente será considerado el mejor colaborador de la reunión si otros no han optimizado sus equipos.

Además, es más probable que las empresas con un mayor nivel de madurez híbrida hayan invertido en equipos de mejor calidad de audio, lo que se traduce en una experiencia de trabajo híbrida mejorada:
 

• De las organizaciones que prosperan financieramente, 72% utiliza equipos de audio profesionales
• De aquellas que ven un desempeño económico estable, 63% utiliza equipos de audio profesionales.

A medida que las organizaciones continúen buscando una ventaja competitiva, contar con el equipo y las soluciones tecnológicas adecuadas seguirá ganando importancia. 

Identificar, Aceptar y Romper el Círculo de Frustración

Cuando los empleados no pueden comunicarse y colaborar de manera efectiva, surge la frustración. Esto puede provocar un desempeño deficiente dentro de una organización, y que los empleados no puedan hacer su mejor trabajo. 

El ciclo de frustración puede surgir cuando las organizaciones exigen un regreso completo a la oficina bajo el supuesto de que esto dará como resultado una solución rápida, mejorará la cultura empresarial y superará los desafíos de comunicación. Sin embargo, un día cualquiera, algunos empleados siguen trabajando a distancia. Esto genera la necesidad de implementar tecnología de audioconferencia estándar, a menudo en forma apresurada y sin mucha investigación. El resultado es un equipo solo lo "suficientemente bueno", que no ataca la raíz del problema: los empleados son incapaces de comunicarse en forma eficaz.

La tecnología adecuada sirve para optimizar la experiencia laboral, y las organizaciones que pueden identificar y romper el ciclo de frustración pueden mejorar la moral y la satisfacción general. Las ganancias del audio de calidad influyen en la reputación de la organización. Las organizaciones que invierten en audio pueden ver un impacto significativo desde la primera reunión hasta la última reunión:
 

• Motivación del equipo: 94% de los encuestados cree que las inversiones en tecnología pueden ayudar a recrear el flujo natural de las reuniones cara a cara, contribuyendo a la motivación del equipo.
• Productividad: 90% de los encuestados afirma que permite y fomenta la equidad en las reuniones para ayudar a conseguir un trabajo más productivo y significativo
• Retención de Empleados: 90% del personal lo ve como una inversión en su futuro en la empresa
• Imagen de la Organización: 90% de los encuestados afirma que influye en la imagen que el personal y los clientes tienen de la organización.
• Bienestar y Felicidad de los Empleados: 73% de los encuestados afirma que les hace sentirse valorados, apreciados y más capaces
• Mayor agilidad y toma de decisiones: 49% de los encuestados afirma que mejora la toma de decisiones

El Precio Era Correcto, Ahora es Incorrecto: La Elección del Equipo de Audio debe Enfocarse en la Calidad

Una vez que las organizaciones identifican y aceptan el ciclo de frustración, las decisiones de compra y la implementación de la tecnología pasan a ser fundamentales. Cuando los entornos de trabajo híbridos y remotos se apoderaron del mundo, las organizaciones realizaron compras rápidas que no incluían a las principales partes involucradas en el proceso de toma de decisiones.

El resultado de una toma de decisiones pobre y desinformada son soluciones de audio inadecuadas que no funcionan en beneficio de los empleados. Estas soluciones ahora deben ser reemplazadas por tecnología que permita la existencia de ambientes de trabajo productivos. 
 

• A la pregunta de cuál es el factor más importante a la hora de tomar decisiones sobre equipos de audio, 61% de los encuestados con funciones de planificación respondió que el precio; la calidad de audio ocupó el segundo lugar, con un 59%, lo que pone de manifiesto los dos componentes críticos que deben evaluarse a la hora de determinar qué tecnología es la adecuada para una organización

A la hora de adquirir equipos de audio profesional, 65% de los encuestados afirma que el precio es el factor más importante para las organizaciones que planean utilizar audio y 52% afirma que lo más importante es la calidad del audio. Sin embargo, para las organizaciones que ya utilizan equipos de audio profesionales, la prioridad número uno pasa a ser la calidad de audio, 64% de los encuestados afirma que la calidad de audio es el factor más importante, mientras que 58% de los encuestados respondieron que es el precio. 

Para que las organizaciones cumplan los requisitos de un audio de calidad superior, las decisiones deben tomarlas las personas de la empresa que lo utilizarán de forma habitual y comprenden perfectamente las ventajas de los equipos de audio profesionales.

"Las organizaciones se vieron empujadas a tomar decisiones rápidas en torno al trabajo híbrido cuando surgió. No siempre fueron decisiones que redundaron en un beneficio de los empleados y del éxito general de la empresa. Hoy vemos que el entorno de trabajo híbrido ha llegado para quedarse", afirma Mick Heys, vicepresidente de futuro de los espacios de trabajo e Imagen de IDC. "Durante nuestra investigación, descubrimos que 50% de las organizaciones afirman que una mala calidad de audio reduce la capacidad de toma de decisiones. Piensa cuánto tiempo pasas en reuniones, cuánto tiempo pasas en llamadas de conferencias. Por lo tanto, si puedes mejorar el audio en cada una de ellas, es una inversión que sigue dando frutos".

Alrededor del Mundo, las Organizaciones Sienten el Impacto del Audio

El estudio adopta una perspectiva global, con datos de Estados Unidos, China, Japón, Reino Unido, Francia y Alemania. En los distintos países, la adopción de entornos de trabajo híbridos oscila entre tasas de éxito bajas y altas. 
 

• EE.UU. encabeza la lista en la mayoría de los aspectos de las reuniones de modo mixto: lo híbrido está aquí para quedarse. La inversión en equipos de audio de alta calidad para salas de reuniones ha sido, hasta ahora, la columna vertebral del éxito de muchos modelos de trabajo híbridos en los Estados Unidos. Las organizaciones deben redoblar sus esfuerzos y seguir invirtiendo en la mejor tecnología para mantenerse a la vanguardia1 .
• REINO UNIDO Las organizaciones muestran una tasa de adopción de modelos de trabajo verdaderamente híbridos superior a la de otros países europeos. El énfasis en la calidad de audio ha permitido a las organizaciones en el Reino Unido ayudar a otras organizaciones a adquirir conocimientos internos a la hora de adquirir equipos de audio. Sin embargo, los retos de la colaboración y la comunicación exigen seguir enfocándose en los mejores equipos de audio para salas de reuniones y en la adquisición de conocimientos internos1.
• Francia es el más conservador a la hora de adoptar modelos verdaderamente híbridos, en comparación con todos los otros países analizados. Las organizaciones francesas deberían revisar su enfoque con respecto a las reuniones híbridas para comprender sus carencias. Luego deben tratar de mejorarlos con la mejor tecnología de audio y las mejores experiencias1.
• Alemania muestra una menor adopción de modelos híbridos reales en comparación con el Reino Unido y los Estados Unidos, dándole una importancia moderada a las reuniones híbridas. La necesidad de aumentar la velocidad de la toma de decisiones está empujando a las organizaciones alemanas a exigir más tiempo en la oficina. Las organizaciones deben tomar medidas para permitir una transición fluida entre el trabajo en casa y en la oficina1.
• China revela que las reuniones híbridas son menos críticas para las organizaciones chinas, ya que los usuarios siguen regresando rápidamente a las oficinas in situ. Las reuniones híbridas siguen siendo relevantes para las reuniones internas de toda la empresa. Sin embargo, las organizaciones chinas que utilizan salas de reuniones pequeñas y medianas están desaprovechando las ganancias marginales derivadas de la mejora de la calidad de audio2 .
• Japón revela una menor adopción del trabajo híbrido, con muchas organizaciones volviendo a trabajar presencialmente a lo largo de 2023. Las organizaciones japonesas muestran su compromiso por recuperar la identidad corporativa, potenciar la colaboración y la motivación de los equipos. La mejor tecnología de audio para salas de reuniones puede ayudar a lograr estos objetivos3.

Independientemente del país, el estudio demuestra que no invertir en audio tiene  graves consecuencias para la organización, en términos de una lenta erosión de las funciones y capacidades críticas de los empleados. Al invertir en audio, las organizaciones verán formas de trabajo más colaborativas y flexibles, así como un mayor compromiso de los empleados, clientes y socios remotos e híbridos.

Para obtener información adicional y saber más sobre cómo resolver los retos clave del trabajo híbrido, descargue el IDC InfoBrief patrocinado por Shure aquí.

*IDC InfoBrief, patrocinado por Shure, El Influencer Oculto: Repensar el Audio Podría Afectar a su Organización Hoy, Mañana y Siempre, doc #EUR150735523, julio 2023

1IDC InfoBrief, patrocinado por Shure, Capítulo de los Estados Unidos, doc #EUR151055123, julio 2023

1IDC InfoBrief, patrocinado por Shure, Capítulo de China, doc #EUR151055123, julio 2023

1IDC InfoBrief, patrocinado por Shure, Capítulo de Japón, doc #EUR151055123, julio 2023