5 problèmes récurrents résolus par les entreprises dans la Tech grâce à la visioconférence

Bien que le monde des technologies regorge de nouvelles idées et de nouveaux produits qui révolutionnent les méthodes de travail, nous sommes toujours confrontés aux mêmes problèmes depuis les années 50. Les déplacements en avion dans le monde entier pour de simples réunions, les communications sans cesse interrompues et l’épuisement des employés sont des problématiques que beaucoup connaissent fort bien.

L’avenir s’annonce toutefois radieux : la visioconférence semble sur le point de mettre un terme à bon nombre de ces méthodes de travail. Si votre entreprise cherche à entrer dans le 21e siècle en se libérant des contraintes du siècle passé, la visioconférence est certainement une solution. Voici quelques-unes des problématiques traditionnelles que la visioconférence peut vous aider à faire disparaître :

1 – Frais et temps de déplacement

Les frais de déplacement représentent un coût énorme pour les entreprises qui travaillent à l'international. Chaque employé envoyée en visite chez des clients, des partenaires et d’autres succursales représentait des milliers, voire des dizaines de milliers, d'euros de frais par an. Il ne s’agissait pas non plus de coûts occasionnels. Ainsi, au début des années 2010, de nombreux employés passaient 50 à 75% de leur temps de travail en déplacement !

Cela posait un double problème aux sociétés :

Tout d’abord, l’employé était régulièrement indisponible pendant les jours de déplacement, entraînant ainsi une perte de temps importante alors qu’il aurait pu gérer davantage de clients (relances ou nouveaux contacts).

Deuxièmement, les dépenses liées au transport, à l'hébergement et aux repas s’ajoutaient à une dépense déjà importante pour les comptes de l’entreprise.

Grâce à la visioconférence, un employé qui voyagerait 3 ou 4 jours par semaine pour passer 2 ou 3 jours avec un client peut rester à son bureau et participer à des réunions virtuelles dans la plupart des cas. Cela signifie plus de temps passé en tête-à-tête avec les clients, une augmentation des ventes et des économies incroyables sur lesfrais de transport et l'hôtellerie.

2 – Collaboration créative

Même si les emails et Internet ont révolutionné les communications, les séances de travail créatives ou les brainstorming à distance restent difficiles. Les équipes ont toujours été limitées par le manque de supports visuels permettant de traduire la vision de chacun, où qu’il soit. Cela a donné lieu à un cycle sans fin de soumissions et de remaniements, qui pouvait transformer un projet amusant et passionnant en un travail plus que pénible.

L’ajout de la visioconférence et d’outils ludiques tels que les tableaux blancs virtuels a rendu au processus de création son côté amusant. Les nouvelles technologies permettent aux équipes distantes de se connecter et de se mettre dans l'ambiance beaucoup plus rapidement et plus facilement, en faisant ressortir exactement ce qu’elles recherchent et en apportant des clarifications instantanées à toute confusion ou question. Les statistiques du livre blanc Un son parfait pour une collaboration efficace dans un monde hybride - 4 façons d’y parvenir de Frost and Sullivan (2021) le confirment : 76% des personnes qui utilisent la visioconférence notent une plus grande efficacité de leur équipe.

Elle permet également d’uniformiser les règles du jeu en permettant à toutes les personnes travaillant sur un même projet de s’impliquer dans la planification. Si tout le monde participe à la réunion et intervient au fur et à mesure de l’élaboration du projet, des idées qui auraient été rejetées pendant le processus de soumission/révision peuvent être ajoutées au projet pendant les phases de planification.

3 – Moins de jours de non-productivité pour cause de maladie

Personne n’aime tomber malade, encore moins quand nous devons faire face à des délais serrés et à des projets de grande envergure. Un grand dilemme se présentait donc : dois-je faire tout ce que je peux pour terminer ce projet au risque de rendre tout le monde malade, ou dois-je rester à la maison et peut-être rater des échéances importantes ?

La visioconférence rend la question discutable. En vous permettant de participer à distance à des réunions importantes et de continuer à collaborer avec vos collègues en étant contagieux, vous pouvez continuer à travailler tout en préservant la sécurité et la santé de chacun.

4 – Un meilleur engagement et une meilleure communication

Admettons-le : les appels téléphoniques peuvent vite devenir ennuyeux. Dans le cadre d’une expérience exclusivement auditive, il est facile pour les personnes participant aux conférences téléphoniques traditionnelles de se désengager, de décrocher et d’être distraits par d’autres activités.

Ce manque d’engagement peut conduire à des désastres majeurs. Si un travailleur manque l’information qu’une pièce doit être expédiée pendant la nuit pour une installation et qu’il l’envoie finalement par voie terrestre, c’est un projet d’un million de dollars qui peut être compromis ou retardé et une relation avec un client qui peut être détruite.

La visioconférence ajoute un élément visuel aux communications à distance, rendant ainsi les réunions et les conversations plus intéressantes pour toutes les personnes impliquées. Selon Frost and Sullivan (2021), 87% des travailleurs déclarent se sentir plus proches de leur interlocuteur lorsqu’ils utilisent la vidéo pendant les appels. Un plus grand engagement se traduit par moins d’absentéisme et par moins d'activités distractives pendant les appels.

5 – Empêche l’épuisement des employés et améliore la fidélisation du personnel

Ce n’est un secret pour personne que le degré d’engagement professionnel des employés n’a jamais été aussi bas. Les sociétés ont du mal à retenir les employés qualifiés, et la plupart d’entre eux sont très peu satisfaits de leur travail.

Pour réduire l’épuisement professionnel et améliorer le taux de fidélisation, l’une des meilleures choses à faire pour une société est de proposer à ses salariés un emploi hybride ou entièrement en distanciel. Frost et Sullivan (2021) nous disent encore que 57% des travailleurs modernes envisagent de travailler en présentiel moins de 10 jours par mois dans un avenir proche, et que plus les sociétés s’accrochent aux anciennes méthodes de travail, moins elles ont de chances de conserver des employés de qualité.

La visioconférence offre une multitude d’options, tant pour les sociétés que pour leurs employés. Les employés peuvent assister à des réunions importantes et à des démonstrations depuis le confort de leur domicile, et les communications en visio donnent aux appels un avantage en termes de connexion par rapport aux simples appels téléphoniques.

Quelles que soient les problématiques que vous espérez résoudre en intégrant la visioconférence à votre business plan, vous aurez besoin d’une solution audio complète pour tirer le meilleur parti de cette option. Même si les communications vidéo sont excellentes, sans un système audio solide, vous vous retrouverez avec des employés et des clients frustrés. Les écosystèmes Stem et Microflex de Shure vous permettent de profiter pleinement des avantages de la visioconférence tout en vous permettant d’équiper n’importe quel espace d’un système audio entièrement personnalisable et évolutif, créant ainsi une expérience de conférence fluide. En vous permettant de mélanger et d’associer différents composants audio (microphones, haut-parleurs, traitements audio...) , vous pouvez équiper n’importe quelle pièce pour en faire un espace de réunion virtuel parfait et ainsi mettre fin à vos vieux problèmes.

Découvrez les solutions Shure dès aujourd’hui : https://www.shure.com/fr-FR/conferences-reunions/solutions/ecosystem