Créer un espace de réunion BYOD avec Stem Ecosystem et Airtame

Guide de création de votre espace de réunion BYOD

Les principaux éléments constitutifs des systèmes de visioconférence sont d'une simplicité déconcertante : l'audio, la vidéo et un ordinateur pour les faire fonctionner et passer les appels. La vraie difficulté consiste à faire évoluer ce modèle tout en conservant la flexibilité dont les collaborateurs ont besoin pour tirer le meilleur parti de leurs conférences téléphoniques. Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent un modèle de travail hybride, les responsables informatiques sont à la recherche de solutions technologiques offrant l'évolutivité et la flexibilité nécessaires pour créer des salles de visioconférence BYOD modernes destinées à tous les utilisateurs de l'entreprise. Pour faciliter ce processus, nous avons créé un guide qui explique ce qu'il faut savoir sur les espaces BYOD, l'équipement dont vous avez besoin pour les créer et comment rendre votre espace BYOD opérationnel en un rien de temps.

COMMENT LE LIEU DE TRAVAIL HYBRIDE MODERNE MET EN ÉVIDENCE LA NÉCESSITÉ DU BYOD

La visioconférence a révolutionné la façon dont les gens communiquent, que ce soit avec des formateurs, des clients ou des collègues. Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent un modèle de travail hybride, les lacunes des systèmes de visioconférence commencent à apparaître dans des milliers d'organisations. Lorsqu'ils utilisent les salles de conférence de leur lieu de travail, les collaborateurs désirent bénéficier d'une expérience de conférence irréprochable et sans problème technique. Ils souhaitent lancer et participer à des réunions de façon simple et conviviale à l'aide de leurs équipements personnels, tout en bénéficiant de la qualité des systèmes audio et vidéo professionnels proposés par un espace de conférence dédié.

Souvent, ce qu'ils trouvent à la place, c'est un système limité, qui nécessite une configuration complexe engendrant des erreurs, ou qui limite leur capacité à utiliser leur propre appareil. Afin d'offrir aux utilisateurs une expérience de conférence optimale, les responsables informatiques doivent équiper les salles de réunion de solutions qui offrent la flexibilité dont leurs utilisateurs ont besoin avec un processus d'installation sans effort.

TROUVER L'ÉQUILIBRE ENTRE INSTALLATIONS AVEC ORDINATEUR DÉDIÉ ET BYOD

La plupart des systèmes de visioconférence sont conçus pour répondre à l'un des problèmes suivants :

1. Les utilisateurs ont besoin d'un moyen rapide et simple de se connecter à une conférence.
2. Les utilisateurs ont besoin d'un système de conférence qui puisse s'adapter à leur calendrier et à leurs besoins personnels.

Pourquoi ces systèmes sont-ils spécialisés pour l'un ou l'autre cas ? Parce que très souvent, les systèmes de conférence consistent en un assemblage complexe de différents éléments, nécessitant chacun une ou plusieurs connexions physiques pour fonctionner ensemble. Les éléments vidéo, y compris les écrans et les caméras, les sources audio et l'ordinateur qui exécute le logiciel de conférence doivent tous être interconnectés pour que le système de visioconférence fonctionne correctement. La rigidité de ces systèmes signifie que les entreprises peuvent soit opter pour la commodité, en utilisant un ordinateur dédié où les connexions sont préétablies, soit pour la flexibilité, en permettant aux utilisateurs d'apporter leur propre ordinateur (BYOD) – mais ils doivent alors procéder eux-mêmes aux connexions à chaque fois.

Bien que ces dispositifs puissent fonctionner dans certaines circonstances, aucun d'entre eux n'est idéal pour la flexibilité nécessaire aux espaces de visioconférence partagés.

La solution Airtame

La solution hybride d'Airtame aborde la visioconférence d'une manière unique, en proposant le meilleur des deux mondes. Elle apporte aux utilisateurs la flexibilité d'une plateforme pour installations BYOD, tout en offrant la stabilité et la commodité d'un ordinateur de salle dédié connecté à l'écran, à la caméra et aux périphériques audio.

Pour démarrer une visioconférence avec Airtame, les utilisateurs se rendent dans un espace de réunion équipé d'Airtame et utilisent l'application Airtame pour "diffuser" la réunion vers un appareil appelé Airtame Hub. Il ne leur reste qu'à ouvrir l'application sur leur ordinateur portable et à appuyer sur "Join Call". L'application Airtame envoie les informations de la réunion depuis le calendrier de l'utilisateur vers le Hub Airtame et celui-ci rejoint l'appel.

Le Hub est connecté à l'écran, à la caméra et aux périphériques audio, de sorte que l'utilisateur n'a pas à se soucier de brancher du matériel supplémentaire sur son ordinateur portable (le Hub est entièrement piloté par logiciel), ni à s'inquiéter de la durée de vie de la batterie ou de la connexion réseau sans fil de son ordinateur portable.

Lors de la conception de votre système de conférence, vous devez sélectionner les solutions vidéo et audio qui conviennent le mieux à l'espace physique où elles seront installées et qui ont été testées pour garantir leur compatibilité avec Airtame - des solutions comme Stem Ecosystem.

EN QUOI STEM ET AIRTAME OFFRENT UNE FLEXIBILITÉ OPTIMALE

L'audio est souvent l'une des parties les plus complexes du système de visioconférence ; les connexions nécessaires pour les microphones et les enceintes occupent un espace précieux dans votre salle et sur les ports physiques de votre ordinateur. Les installations nécessitant l'utilisation de plus d'une enceinte ou d'un microphone requièrent généralement un processus de réglage long et fastidieux, voire une intégration coûteuse.

Le Stem Ecosystem simplifie radicalement l'audio en visioconférence pour les installateurs et les utilisateurs. Chacun des quatre périphériques audio (Table, Wall, Ceiling et Speaker) peut être combiné pour créer un écosystème comprenant jusqu'à 10 appareils audio en réseau, en fonction des besoins de votre salle. Mieux encore, ils ne nécessitent qu'une seule connexion de données, soit par l'intermédiaire de l'appareil lui-même s'il est utilisé de manière autonome, soit par l'intermédiaire d'un Stem Hub si plusieurs appareils sont utilisés. Le logiciel de l'écosystème, le Stem Ecosystem Platform, vous permet d'ajouter chaque appareil du réseau local à la salle et d'utiliser les outils intégrés pour ajuster leurs paramètres à l'environnement audio spécifique de la salle.

Une fois configuré, le Stem Ecosystem peut s'utiliser en conjonction avec Airtame et commencera automatiquement à recevoir et à transmettre de l'audio une fois que la visioconférence aura démarré. Il vous suffit d'ouvrir l'application Airtame, de démarrer votre réunion et vous êtes prêt à participer.

Créer une salle de conférence BYOD avec Stem Ecosystem et la solution de conférence hybride Airtame

Besoin d'aide pour installer votre nouveau système de visioconférence ? Pour vous aider à utiliser la solution de conférence hybride Airtame et le Stem Ecosystem, nous avons créé un guide pratique qui vous accompagnera tout au long du simple processus d'installation de votre nouvelle salle de visioconférence BYOD.

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