Quand utiliser un logiciel de gestion pour les réunions hors site

Des journées de formation du personnel aux rencontres en face à face, les entreprises et les organisations prévoient souvent des réunions et des événements d'entreprise hors site. Tenir de tels événements en dehors de vos bureaux, dans un espace temporaire, parfois non conçu pour des réunions ou des conférences, peut entraîner une incertitude quant aux solutions audio disponibles. Un manque de confiance dans la fiabilité de la technologie audio peut avoir un impact sur la productivité, l'ordre du jour et la gestion d'un événement.

Si un système de renfort vocal par zones basique suffit pour distribuer le son dans l'espace hors site, alors le système Microflex Complete Wireless peut s’avérer une solution idéale. Ce système de conférence sans fil convient aux événements nécessitant une installation rapide pour un maximum de 125 personnes par point d'accès. Avec le mode double délégué activé, le même nombre de postes de discussion peut gérer jusqu'à 250 personnes, ce qui peut se révéler idéal lorsque les budgets audiovisuels sont limités, mais qu'une installation rapide et un système sans fil fiable sont nécessaires.

Mais si la gestion des ordres du jour de réunions, des participants, etc., sont nécessaires, alors la souplesse des fonctionnalités du logiciel SW6000 avec les postes Microflex® Complete facilite le bon déroulement de ce type de réunion.

Comment relever les défis liés aux réunions hors site

Certains hôtels et centres de congrès proposent des systèmes de microphones pour les réunions, mais les organisateurs d’événements délocalisés ne peuvent pas être totalement certains des spécifications d'une installation audio avant de se trouver sur place pour un événement.

Espace de réunion inhabituel

Un événement se déroulant dans un lieu extérieur peut être synonyme d’espace inconnu, n’accueillant pas forcément régulièrement des événements. Du point de vue de l’audio, prenez en compte les mêmes facteurs que pour toute autre réunion : nombre de participants, orateurs et type de présentation, type et acoustique de la salle de réunion. Prenez contact avec l’équipe du lieu pour discuter des exigences en matière d'audiovisuel en général et d'audio en particulier. Considérez également d'autres problèmes potentiels, tels que les nuisances des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation.

Personnel du lieu d’accueil

Comme pour le lieu où l'événement se déroule, le personnel peut ne pas être familier de la gestion d'événement. Si c'est le cas, ce manque d'expérience doit être pris en compte dans la planification avant et pendant l'événement. En même temps, utilisez tout le savoir-faire disponible sur place pour contribuer à surmonter les problèmes techniques, notamment l'accès à l'alimentation électrique ou aux réseaux Wi-Fi.

Préparez-vous à l'inattendu

Même si vous avez demandé certaines technologies, notamment de signalisation ou d'administration de l'événement, un lieu inhabituel signifie que les déroulements ou les ordres du jour peuvent être soumis à des changements de dernière minute. La technologie doit être adaptable, car des circonstances indépendantes de votre volonté peuvent avoir un impact sur votre événement.

Ce que le logiciel SW6000 apporte aux réunions hors site

La possibilité de configurer les systèmes de conférence MXC pour une variété de formats de conférence est l'une des raisons pour lesquelles ces systèmes représentent une solution optimale.

Pour ce type d'application de réunion ponctuelle ou de réunion qui nécessitent de modifier les configurations d'installation, le logiciel SW6000 avec le système hardware Microflex® Complete possède la souplesse nécessaire pour assurer de bons résultats dans des réunions hors site, avec une adaptabilité et une possibilité de mise à l’échelle du système afin d’accueillir des réunions jusqu'à 3 800 participants.

Un meilleur contrôle des réunions

Le SW6000 offre aux organisateurs de réunions le contrôle des votes, la gestion de l'ordre du jour, la connectivité avec des tiers par le biais d'une seule interface. Le logiciel est évolutif et permet une utilisation dans plusieurs salles à la fois, selon les besoins.

Sauvegarder et réutiliser les paramètres de la réunion

Cette possibilité de sauvegarder les données des réunions précédentes pour les utiliser dans un nouvel espace est une caractéristique essentielle du SW6000. Le protocole de réunion, l'ordre du jour et les procédures ne sont que quelques-uns des aspects qui peuvent être sauvegardés et réemployés selon les besoins, réduisant ainsi le temps d’installation et facilitant le déploiement dans les nouveaux lieux de réunion.

La bonne taille pour votre réunion

Le SW6000 peut s’adapter à la taille et à l'échelle de n'importe quelle réunion que vous organisez ou à laquelle vous participez. Les paramètres de la conférence et une base de données des participants peuvent être sauvegardés et rappelés pour une plus grande fiabilité du système. Il en est de même pour les interfaces utilisateur personnalisées pour les participants, les techniciens et les administrateurs de la réunion.

La flexibilité et l'évolutivité du SW6000 signifient que les délégués peuvent configurer le système selon leurs paramètres, ce qui permet aux réunions et aux conversations de se dérouler en toute transparence.

En savoir plus sur la façon dont Microflex® Complete avec SW6000 peut améliorer vos réunions.