Les meilleures pratiques pour les conférences gouvernementales

Un certain nombre de pratiques et de techniques peuvent être envisagées pour les besoins en audiovisuel au sein des commissions et des salles de conseil. Et chacune a un impact direct sur le résultat final : un son clair et concis ainsi que la capacité à organiser des réunions de manière efficace.

Le choix de la taille

Le premier choix à effectuer concerne la configuration du système requis : grand ou compact ? Le système approprié à un public donné permettra non seulement d'obtenir les meilleurs résultats, mais également de rassurer le service financier sur le fait que le bon équipement est sélectionné par rapport au budget.

Les réunions de comité ont tendance à se tenir dans de plus petites salles, avec un seul écran vidéo, peu ou pas de contrôle de vote et des systèmes de microphones avec un bouton d’activation (PTT – push-to-talk). Les salles peuvent aussi être des espaces beaucoup plus grands avec galerie publique, plusieurs projecteurs et écrans, impliquant l'utilisation de systèmes de discussion filaires ou sans fil. 

Dans chaque cas, discuter des besoins avec un intégrateur réputé pour sa connaissance des systèmes de conférence ou directement avec le fabricant peut permettre de réaliser des économies et d'éviter de futurs problèmes pendant la réalisation du projet.

Un système sans fil peut être installé très rapidement et utilisé efficacement même si l’on est novice en la matière. Si un système plus sophistiqué est requis, avec des fonctionnalités telles que le vote ou la collecte de données, il faudra compter un peu plus de temps d’adaptation et peut-être prévoir une formation. Les bons intégrateurs et fabricants savent identifier ces situations et proposeront toujours des conseils techniques et leur propre équipe d’assistance afin d’assurer un processus de transition sans heurt pendant cette période.

Prendre en compte l’acoustique des salles

L’acoustique des salles peut jouer un rôle important dans le rendu sonore générale d'une installation audiovisuelle dans un espace donné. D’autant plus que les espaces utilisés pour les réunions de conseil peuvent varier, au sein d’un même bâtiment, d’une salle de réunion ancienne à une autre moderne et minimaliste. Dans les bâtiments anciens où se réunissent comités et conseils, comportant souvent des plafonds et des planchers en bois, l'ajout de tapis peut immédiatement améliorer l’acoustique.

Le son dans les bâtiments modernes, qui comprennent généralement des surfaces réfléchissantes comme le verre, peut être amélioré en ajoutant des stores qui aident à atténuer le son et à améliorer l'intelligibilité durant les réunions. Les bons systèmes audiovisuels comporteront également des outils de traitement numérique du signal (DSP) qui contribuent à affiner l'expérience audio pour chaque discussion et à limiter les effets désagréables des réflexions sonores indésirables dans une pièce. 

Les salles les plus grandes et les salles de conseil plus anciennes peuvent avoir des caractéristiques très différentes. Ces espaces peuvent être multi-centenaires, et l’amplification naturelle de la parole était peut-être au centre des préoccupations des architectes lors de leur construction. Dans ces grands espaces, où le son porte naturellement, un bon choix technique du microphone est essentiel pour la communication entre conseillers ; un aspect souvent ignoré ou oublié dans le feu de la discussion.

Choix technique du microphone pour les salles de conseil

En règle générale, un microphone capte le son devant lui. Par conséquent, si vous parlez clairement et bien en face de la capsule du microphone, vous obtiendrez de meilleurs résultats. Pour cette raison, les microphones dans les salles et les chambres de conseil sont généralement unidirectionnels. Ils sont plus sensibles aux sons arrivant de l’avant et moins sensibles aux sons provenant d'autres directions. Cela les rend très efficaces pour atténuer les sons indésirables (tels que les paroles d'un autre conseiller ou membre de comité, les bruits ambiants d'une pièce, etc.).

Comprendre le fonctionnement technique du microphone peut représenter un réel avantage lors des réunions de conseil ou des assemblées. Un orateur qui s’adresse clairement à l’audience avec son niveau de voix normal peut exposer ses idées et engager une discussion avec calme et confiance. Un orateur qui s’éloigne du microphone ou s’adresse au public sans microphone doit souvent élever la voix pour être entendu, ce qui peut être perçu comme bruyant ou agressif.

Les inconvénients supplémentaires sont souvent des discussions inaudibles, des idées marquantes ratées et une difficulté à entendre l’intervenant si la diffusion en streaming sur internet est en cours, ainsi qu’une compréhension difficile de la conversation pour ceux dont l’audition pourrait être partiellement altérée et qui utilisent une solution d’aide auditive.

En tenant compte des besoins audiovisuels, l’acoustique d’une salle et les techniques de microphonie offriront la meilleure performance audiovisuelle possible, ainsi qu’une utilisation satisfaisante et agréable pour les conseillers, les membres des comités et le public participant.