Préparez vos équipements audiovisuels pour l’avenir

Un système audiovisuel peut très vite devenir compliqué à utiliser ou, dans le pire des cas, obsolète lorsque les détails techniques n’ont pas été suffisamment pensés et n’ont pas fait l’objet d’une attention particulière lors de la phase de planification et d'achat. Afin de définir un système dans les meilleures conditions, il est utile de disposer de certaines des réponses aux questions les plus fréquemment posées lors de la mise à niveau ou du remplacement d’un nouveau système.

Voici quelques conseils pratiques, basés sur notre expérience, qui permettent de garantir que vous avez sélectionné les fonctionnalités et équipements appropriés, afin d’offrir un cycle de vie utile plus long au système installé.

En règle générale, quelles sont les raisons les plus courantes d’une mise à niveau audiovisuelle ?

La nécessité de mettre à niveau ou d'actualiser un système audiovisuel est déterminée en fonction de plusieurs considérations.

Les appareils défectueux et non pris en charge sont un facteur. Il arrive un moment où l'équipement tombe en panne ou n'est plus pris en charge par le fabricant. Si cela se produit avant un cycle d'actualisation planifié, vous devrez peut-être mettre à niveau l'ensemble du système car vous n’avez pas d’appareil de rechange et/ou un fabricant ne prend plus en charge la maintenance du matériel.

Le remplacement complet d'un système peut intervenir lorsque les besoins d’un client changent. Au fil des évolutions quasi hebdomadaires de la technologie, il peut arriver que le client demande certaines fonctionnalités exigeant un produit particulier, parfois incompatible avec l'installation existante. Les réunions diffusées en streaming, les normes d’accessibilité pour les personnes handicapées, la nécessité d’ajouter des participants, sont des demandes courantes des clients. Dans certains cas, l’ancien système ne peut pas prendre en charge ces demandes et le client peut décider qu’une actualisation du système dans sa globalité est dans son intérêt.

Dans certaines situations, le changement d’affiliation politique d’une entité gouvernementale peut nécessiter un changement dans le fonctionnement du système. Au sein d’un gouvernement, il existe souvent des protocoles sur la manière dont les réunions ou assemblées doivent être conduits. Si ces protocoles changent, une révision du système installé est nécessaire. Dans le secteur privé, il se peut qu'un nouveau responsable décide qu'un système ne répond pas à ses besoins. Dans chacun de ces cas, une mise à niveau peut ne pas être suffisante pour obtenir l’ensemble des fonctionnalités souhaité, ce qui oblige à remplacer le système dans sa globalité. 

Cela inclut le désir du client de créer un espace de travail plus "vert". Le suivi à distance, les programmations d'activation/désactivation du système, la détection de l'occupation de la salle sont autant de mises à niveau possibles qu'un intégrateur peut offrir à un client afin de respecter un objectif écologique ou peut-être même une certification LEED.

Quelles sont les points clés à considérer ?

Objectifs à long terme

Identifier les objectifs à long terme pour planifier et réduire les dépenses futures. Par exemple, acheter un système de discussion sans fonctionnalité de vote, puis s’apercevoir 6 mois après l'achèvement du projet que cette fonction sera nécessaire. Cet oubli entraîne des coûts supplémentaires après l'installation du système et aurait pu être identifié lors de la phase d'évaluation des besoins avec le client.

Intégration 

Le suivi à distance, la capture d'indices de mesure, l'intégration de bases de données et la fonctionnalité de contrôle de caméra doivent également être prises en compte, ce qui est souvent une nécessité pour les systèmes audiovisuels modernes. 

Echelle

La croissance future, dans le cadre de l’évaluation des besoins, est un sujet de discussion important avec le client. La disposition des sièges changera-t-elle dans l'espace ? Est-il possible que vous deviez ajouter des participants (microphones) ? Y a-t-il de nouvelles technologies potentielles à l'horizon qui intéressent le client ? Envisager d'éventuels ajouts au système lors de la phase de conception peut grandement faciliter les mises à niveau et les ajouts plus tard dans le cycle de vie du système.

Budget

Des attentes irréalistes au cours de la phase de financement d'un projet peuvent entraver la capacité de mise à niveau ultérieure des systèmes. Des restrictions de financement lors de la création du système peuvent compliquer l’ajout ou la modification des fonctionnalités / appareils ultérieurement.

Quelles sont les étapes suivantes, une fois prise la décision de mettre à niveau ou d'acheter un nouveau système ?

Identifiez les exigences clés répertoriées ci-dessus et entamez un dialogue avec les fabricants. Ils seront en mesure de donner de précieux conseils sur la manière d’obtenir l’ensemble des fonctionnalités souhaitées et de faire des suggestions pour respecter le budget dans la perspective de futures mises à niveau. Pour ceux qui font appel à un consultant audiovisuel, ce dernier peut conseiller un client pour adopter une politique en matière de sélection de produits et de modifications potentielles du système à l'avenir.

Les discussions avec les utilisateurs finaux sur la manière dont ils utilisent leurs systèmes sont bénéfiques à long terme. Il s’agit souvent d'une subtile combinaison entre recherche et éducation pour identifier la façon dont ils utilisent effectivement leurs systèmes et quelles nouvelles technologies pourraient leur être utiles. Les types d’affichage, la technologie de partage d’écran, l’utilisation du microphone, les protocoles de conférence et d’autres considérations doivent être examinées de manière approfondie.

La sélection de l’intégrateur est une décision majeure. Idéalement, le candidat pour gérer l'intégration sera sélectionné sur la base d'une expérience de travail similaire, interviewé pour déterminer comment il abordera le projet et qui fera partie de son équipe pour mener à bien le projet. Les coûts, le calendrier, les problèmes potentiels, la programmation, les logiciels et les firmwares nécessaires devraient tous être abordés lors de cette discussion préliminaire. Il sera votre partenaire le plus important non seulement pour l'installation du système, mais également une ressource pour discuter des mises à niveau et des mises à jour plus tard dans la vie du système. La technologie audiovisuelle évolue constamment et c’est souvent l’intégrateur qui peut le mieux vous guider à travers les avancées technologiques telles qu’elles s’appliquent à votre système.

Quel est le meilleur résultat possible pour un nouveau système ?

Un système performant est souple, fonctionnel, élégant et améliore la communication grâce à un son clair et précis. Il s’utilisera pendant des années, pour un excellent retour sur investissement. Le respect et le dépassement des critères identifiés lors de la phase de planification du projet constituent une bonne formule pour satisfaire le client. Le meilleur résultat, selon moi, est un client reconnaissant et heureux.