Comment s’adresser au secteur public : Problématiques et solutions

Lorsque l’on parle d’institutions publiques, on pense souvent à de très grandes salles dotées de technologies sophistiquées permettant à de grands groupes de personnes de communiquer dans plusieurs langues.

C’est vrai, mais la particularité du secteur public au niveau des installations audiovisuelles réside dans la grande variété des espaces utilisés, les fonctionnalités et la technologie des produits utilisés, ainsi que les utilisateurs de ces équipements. Tout cela peut représenter un vrai défi.

Quels éléments prendre en compte lorsqu’on s’adresse au secteur public

En effet, nombre d'éléments sont à prendre en compte lorsque l’on souhaite investir dans un système audio/vidéo. Les agences gouvernementales sont uniques dans la façon dont elles fonctionnent, en particulier dans la durée des procédures d’achat et des appels d’offres publics, et de par la nature souvent très hiérarchisée du secteur. En d’autres termes, cela signifie que beaucoup de personnes sont impliquées dans la prise de décision.

Ces dernières années, on a également observé une tendance vers plus de transparence avec l’enregistrement et la diffusion des assemblées en simultané, ainsi que l’élargissement des communautés désirant être informées de toute décision. Il est donc essentiel de proposer des solutions répondant à ces besoins en constante évolution, et d’offrir de nouvelles fonctionnalités pour faciliter la vie des utilisateurs.

De plus, ces solutions doivent être adaptées à des personnes qui, souvent, n’ont pas de formation technique, et n’ont pas nécessairement accès à un support technique audio/vidéo et/ou informatique.

La sécurité, bien sûr, est une préoccupation majeure, tant pour l'audio à l’intérieur de la salle qu’au niveau de la diffusion et du stockage du contenu.

Enfin, les budgets auront toujours un impact majeur sur le secteur public. Il est donc plus judicieux de privilégier des solutions audio/vidéo constituant un investissement à long terme, alliant robustesse, fiabilité et durée de vie.

Solutions audio/vidéo répondant aux problématiques des institutions publiques

Le secteur public opte le plus souvent pour des solutions filaires pour les chambres devant gérer un nombre important de votes, d’ordres du jour, de temps de parole et autres fonctionnalités avancées. Cependant, de nombreuses réunions préliminaires, séances de groupes de travail et consultations ont lieu avant le début de la "grande" assemblée. Ces réunions vont du formel au plus informel et peuvent se dérouler dans des salles classées, des espaces polyvalents contemporains ou même hors site. Dans ce cas de figure, un système de conférence sans fil peut apporter la souplesse, la fiabilité et la connectivité requises, tout en préservant l'esthétique du bâtiment.

Les salles étant utilisées par différents effectifs et à différentes fins, des aménagements flexibles et des systèmes de conférence évolutifs sont souvent indispensables. Dans ces situations, la cohérence est essentielle. Un système unique permet aux organisations publiques d’utiliser un même système pour chaque réunion ou salle située à proximité. Ces systèmes doivent également être faciles et rapides à configurer, car chacun (du responsable politique local, à l’organisateur d'événements jusqu’à l’administrateur) doit se sentir à l'aise pour les utiliser.

Là encore, la technologie sans fil coche toutes les cases et l’absence de câble présente l’avantage supplémentaire pour favoriser les interactions naturelles entre les participants tout en leur permettant de se déplaçant.

Bien sûr, les systèmes sans fil doivent également être robustes. On entend souvent que le sans fil n’est pas aussi fiable qu’une configuration câblée. Étant donné que les organisations publiques doivent régulièrement organiser des événements importants, il est essentiel que la solution choisie soit exempte de toute défaillance. Si votre agence accueille des orateurs importants, par exemple, ou si elle invite la communauté à partager des idées et des opinions, le système utilisé doit fonctionner efficacement à chaque fois.

Et comme de nombreux bâtiments publics sont situés dans les grandes villes, les systèmes sans fil doivent faire face à un spectre HF encombré. Par conséquent, lors de la spécification d’un système, il est important d’examiner non seulement son aptitude à sélectionner des canaux libres, mais également sa capacité à balayer le spectre pour s’assurer qu’il n’y a aucune interférence potentielle et, surtout, à s’adapter rapidement en cas de besoin.

En ce qui concerne la robustesse, un autre aspect à considérer est l’autonomie de la batterie. Certaines réunions publiques peuvent durer plusieurs heures d’affilée. Les systèmes avec des batteries de grande autonomie permettant un suivi à distance représentent donc un avantage non négligeable. Les organisateurs veulent s’assurer que leurs réunions et événements ne seront pas interrompus à cause de défaillances techniques. Par conséquent, il faut trouver une technologie conciliant autonomie et fiabilité.

Les contraintes budgétaires frappent de nombreux organismes publics. Ce qui est perçu comme un service "non essentiel" peut rapidement devenir impopulaire. Dans cet esprit, il est important d’examiner le rapport coût-efficacité de toute technologie installée. Non seulement une technologie robuste et fiable durera de nombreuses années, mais l'adhésion des usagers sera également supérieure en raison d'une expérience utilisateur cohérente qui loin d’entraver les réunions, les facilitera. Et, bien sûr, l’assistance technique sera moins sollicitée si la technologie fonctionne toute seule.

La diversité des utilisations et des situations dans les entités publiques signifie que la connectivité est un autre défi majeur. Par exemple, en plus d’un système de conférence sans fil, des microphones sans fil supplémentaires peuvent être nécessaires si une grande assemblée publique doit se réunir ou si le public est invité à un événement. Dans de tels cas, des microphones devront être disponibles pour permettre aux membres de l'auditoire de poser des questions ou pour qu’un présentateur puisse commenter des diagrammes ou des diapositives. Dans ces cas, il est essentiel que le système soit compatible avec les microphones.

De même, les organisations gouvernementales demandent de plus en plus des fonctions d’enregistrement des sessions et de diffusion en streaming vers le monde extérieur. Ce qui signifie que tout système devra pouvoir se connecter facilement à la configuration de visioconférence et aux appareils d'enregistrement ou de streaming.

Bien que de nombreuses assemblées soient rendues publiques, il existe également des séances à huis clos, traitant souvent d'informations confidentielles et sensibles. Dans ce cas de figure, le signal sans fil doit être encrypté pour éviter toute écoute indiscrète par ceux qui se trouvent en dehors de la salle. Je conseillerais également d’effectuer les mises à jour logicielles pour s’assurer que les systèmes fonctionnent à leur niveau optimal plus longtemps, tout en permettant aux utilisateurs de bénéficier des fonctionnalités supplémentaires introduites.

Comme leurs homologues du secteur privé, les organisations publiques doivent surmonter quelques difficultés pour que leurs employés communiquent et prennent des décisions efficaces. Le caractère essentiel de ce travail (parallèlement à la nécessité de faire preuve de transparence dans certains cas, mais de discrétion dans d’autres cas) est un élément supplémentaire à prendre en compte lors de l’investissement dans une nouvelle technologie. Lorsqu’un système sans fil est fiable, souple, robuste et sécurisé, il représente un avantage considérable et facilite la prise de décision. Il encourage les interactions et offre des solutions à long terme pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Une version de cet article a été publiée dans le numéro de février 2019 de Sound & Communications.