La checklist de l'équité en réunion avec le Stem Ecosystem

Votre réunion de bilan mensuelle avec le directeur du département est imminente, et vous êtes nerveux. La réunion d'aujourd'hui sera probablement la dernière chance de demander les ressources dont vous avez besoin pour surmonter un gros problème dans le projet où est engagée votre équipe. Soucieux de rassurer la direction sur le bon déroulement des opérations, le chef de projet a rejeté votre idée et vous êtes assis tellement loin du microphone de la salle que vous ne pourrez pas intervenir, cela ne fera aucune différence...

Nous avons tous connu cette situation : c'est pourquoi établir un principe d'équité dans les réunions a été le sujet brûlant de cette année pour les dirigeants, dans le cadre de leur mission de créer un format de réunion hybride plus inclusif, offrant à tous les participants la capacité de communiquer de manière égale. L'inégalité en réunion a deux causes principales : la culture d'entreprise et les contraintes technologiques. En tant que professionnel de l'informatique, vous n'avez peut-être pas beaucoup d'influence sur le premier point, mais en mettant en œuvre la bonne checklist pour les réunions hybrides, vous pouvez faire en sorte que tous les employés aient accès aux documents dont ils ont besoin pour participer à des réunions plus inclusives.

Lumière, caméra, action

La visioconférence a pris son essor parce qu'elle présente énormément d'avantages par rapport aux conférences téléphoniques classiques, souvent en raison de la partie vidéo. Alors que de nombreux participants peuvent se sentir quelque peu gênés d'être le sujet d'une vidéo, les recherches indiquent que pas moins de 61% des employés se sentent beaucoup plus inclus et présents lorsque toutes les caméras sont allumées.

S'il appartient à l'entreprise d'imposer l'utilisation de caméras pour toutes les réunions, les services informatiques peuvent prendre l'initiative d'améliorer l'équité des réunions hybrides en veillant à ce que chaque employé ait un accès facile à une caméra. Que cela signifie fournir à chaque employé un ordinateur portable avec une caméra intégrée plutôt qu'un ordinateur de bureau ou simplement fournir à chaque employé une webcam USB, faciles à utiliser et à brancher, dépend des ressources et des politiques de l'entreprise.

Il est inutile de fournir à chaque employé une configuration de streaming vidéo 4K Ultra HD, mais gardez à l'esprit que vous aurez besoin d'une caméra de qualité minimale pour bénéficier de tous les avantages de la visioconférence. Pour obtenir les meilleurs résultats, vous aurez besoin de caméras qui offrent une bonne qualité d'image (HD standard ou 720p), qui ne sont pas trop lentes (30 images par seconde) et qui offrent des fonctionnalités logicielles telles que la mise au point automatique.

Mettez à jour votre logiciel de planification

Arrêtez-nous si vous avez déjà entendu cette conversation à la fin d'une réunion : « Êtes-vous disponible le 5 à 10h30 ? Non ? Et le 7 à 9h45 ? Et sinon... »

L'une des parties les moins productives de toute réunion est celle consacrée à la détermination des disponibilités pour la réunion suivante. Si de nombreuses entreprises ont accès à un logiciel de planification rudimentaire, une mise à niveau majeure à envisager pour toute entreprise cherchant à améliorer la qualité de ses réunions est d'investir dans un logiciel de planification plus élaboré.

L'automatisation du processus est l'une des meilleures options disponibles pour contourner ce problème de planification. Les entreprises peuvent intégrer des outils de planification comme Scheduler pour Microsoft 365, capable d'analyser le calendrier de chaque participant et de sélectionner une date et une heure convenant à tous. Les outils de planification automatisés vous permettent de vous concentrer sur le sujet à traiter et de garantir l'équité de la réunion en veillant à ce que chaque participant soit disponible sans avoir à faire de sacrifices pour y assister.

Laisser les gens s'exprimer

La vidéo est importante pour créer une atmosphère inclusive lors de vos réunions, mais le fait que les participants puissent se voir ne représente que la moitié du chemin. Aujourd'hui, les réunions hybrides peuvent impliquer des dizaines de participants dans différents contextes, qu'il s'agisse d'une huddle room, du travail à domicile ou de grandes salles de conférence. Pour créer une atmosphère équitable dans ces conditions, il faut garantir que chaque personne impliquée puisse contribuer librement et de manière égale.

Autrement dit, il faut investir dans une solution audio capable de capter toutes les voix lors d'une réunion hybride. Jusqu'à récemment, la plupart des entreprises étaient coincées entre deux options lorsqu'elles réfléchissaient à la solution audio à installer dans leurs salles de conférence : une salle intégrée coûteuse ou une solution bricolée peu performante. Heureusement, il existe une troisième option qui vous donnera le meilleur des deux mondes : le Stem Ecosystem.

Le Stem Ecosystem a été conçu pour privilégier l'équité en réunion. Chacun des quatre composants audio composant l'écosystème (Speaker, Table, Wall, et Ceiling) fonctionne avec les autres pour créer une couverture audio qui garantit que chaque participant dans la salle peut mener une conversation normale et détendue, quel que soit l'endroit où il est assis. Les appareils audio Stem (jusqu'à 10 par salle) peuvent être combinés pour former un écosystème complet, ce qui vous permet de concevoir une combinaison adaptée aux salles de conférence de toutes tailles et de toutes formes.

Stem supprime les hiérarchies dans la communication, ce qui permet à chacun des membres de l'équipe de poser ses questions, de partager ses préoccupations et d'exprimer ses demandes au cours d'une réunion. L'intégration de l'équité en réunion dans la stratégie de communication d'une entreprise peut contribuer à éviter les retards et les erreurs coûteux causés par une hiérarchie de communication rigide et à améliorer le moral sur le lieu de travail. Non seulement l'écosystème améliorera la qualité audio de vos réunions, mais il garantira également une atmosphère inclusive dans laquelle la communication pourra s'épanouir et vous éviterez de longs et embarrassants contretemps causés par des employés incapables de partager leurs idées.

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