Comment optimiser la configuration de votre salle de visioconférence avec le Stem Ecosystem de Shure

Bien qu'un nombre croissant de lieux de travail et d'écoles rappellent définitivement leurs employés et leurs étudiants sur site, en présentiel, la puissance de la visioconférence en tant qu'outil de communication accélère son adoption globale par des organisations de tous types et de toutes envergures. Compte tenu de l'importance croissante des réunions virtuelles pour valider des contrats, consolider les accords et s'assurer que les employés et leurs collègues peuvent collaborer correctement, il est plus que jamais fondamental de s'assurer que la configuration de votre salle de visioconférence est optimisée pour les réunions virtuelles.

Bien entendu, l'optimisation de votre salle de visioconférence ne se limite pas à la mise à niveau de vos technologies audiovisuelles. Le processus d'optimisation implique un large éventail d'ajustements, allant de la modification de la composition du mobilier et de son positionnement à la sélection de solutions technologiques adaptées aux spécificités spatiales et acoustiques de la salle.

Pourquoi optimiser ?

La plupart des organisations qui louent ou possèdent des locaux disposent déjà d'espaces de collaboration et de salles de visioconférence. Malgré leur désignation, beaucoup de ces espaces collaboratifs manquent cruellement de traitements acoustiques, de matériaux et de configurations de mobilier permettant de créer un environnement sonore adéquat pour une communication efficace.

Cette non-optimisation de la configuration de la salle de conférence peut entraîner des coupures audio récurrentes et gênantes qui nuisent à la clarté et à l'impact de vos visioconférences. Des parois en verre peuvent provoquer des réverbérations ou des échos, les meubles légers placés à côté d'enceintes peuvent vibrer, et une mauvaise disposition du mobilier peut produire des zones audio mortes dans lesquelles les participants auront du mal à se faire entendre.

L'optimisation de votre espace de visioconférence n'améliorera pas seulement la qualité de vos appels ; elle contribuera également à donner une impression d'équité en matière de réunions – autrement dit, la capacité pour chaque participant de l'organisation à participer aux réunions sur un pied d'égalité par rapport aux autres. Et puis, en fin de compte, qui a vraiment envie d'entendre les membres de votre organisation se demander constamment de répéter ce qu'ils viennent de dire ?

Optimisation des technologies

La mise à niveau des technologies de votre salle de visioconférence constitue la première étape de l'optimisation de la configuration du lieu. Traditionnellement, les solutions audio pour salles de visioconférence se répartissaient entre des intégrations longues et coûteuses et des solutions bricolées qui pouvaient aussi bien tomber en panne que fonctionner. Heureusement, des solutions comme le Stem Ecosystem de Shure vous permettent d'emprunter une voie médiane : bénéficier d'un système audio pour visio entièrement fonctionnel et de qualité professionnelle, tout en ayant la possibilité de personnaliser entièrement votre installation.

Le Stem Ecosystem est constitué de quatre produits audio distincts – Table, Wall, Ceiling, et Speaker – combinables afin de créer un système de captation et de transfert audio garantissant une clarté vocale optimale. L'écosystème s'accompagne d'une suite logicielle d'outils puissants qui facilitent une installation rapide et peuvent même compenser certaines particularités acoustiques de la pièce par simple pression sur un bouton.

Modifier la physionomie de votre salle pour améliorer l'acoustique

S'il est généralement trop coûteux en temps et en ressources de reconstruire entièrement vos espaces de réunion pour faciliter les réunions virtuelles, vous pouvez effectuer des modifications plus modestes qui amélioreront considérablement la qualité du son. En fonction de la configuration, de la taille et de la forme de votre salle, vous devrez peut-être en mettre une ou plusieurs en pratique pour obtenir les meilleurs résultats.

Le traitement d'une salle de réunion moderne implique souvent de réduire les effets acoustiques des matériaux durs apparents tels que le verre et le métal, qui provoquent un effet Larsen, une réverbération et des échos dans la prise de son. Une solution simple, permettant de préserver l'essentiel de l'esthétique de la salle, consiste à installer des rideaux épais qui peuvent être tirés sur les surfaces dures exposées. Les réflexions des ondes sonores sur les surfaces dures sont alors fortement atténuées, ce qui améliorera certainement la qualité de vos appels.

Une autre solution facile consiste à modifier la disposition du mobilier de la salle. Rapprocher ou éloigner les meubles des enceintes et des microphones modifie l'acoustique de la salle. Les surfaces dures réfléchissant le son peuvent altérer de manière significative la qualité du son capté et transmis par vos appareils.

Placement stratégique du microphone

Une autre tactique d'optimisation peu coûteuse consiste à prévoir l'emplacement de votre microphone. Si vous avez déjà fait une visio dans une salle de réunion mal optimisée, vous savez qu'il y a souvent de grandes zones où les microphones et les speakerphones ne captent tout simplement pas la voix des participants, c'est ce que l'on appelle les "zones mortes".

Alors que les systèmes audio précédents imposaient de jouer aux devinettes pour déterminer la zone de captation de chaque microphone, le Stem Ecosystem vous fournit un certain nombre d'outils pratiques, avant et après avoir passé votre commande. L'outil RoomDesign vous permet de recréer numériquement votre espace de conférence, avec son mobilier, et de placer les appareils audio Stem dans la salle. L'application vous fournira une estimation de la zone de captation et de reproduction audio, ce qui vous donnera une idée approximative des zones qui seront couvertes par le microphone et les enceintes.

Une fois que vous avez reçu votre commande et installé votre écosystème, vous pouvez utiliser l'outil RoomCheck dans le système d'exploitation Stem Ecosystem pour vérifier la couverture réelle de votre écosystème audio. L'outil projette une cartographie des zones de captation sur la recréation numérique de votre salle, et vous indique où se trouvent les zones mortes potentielles. Vous pouvez ainsi modifier l'emplacement du microphone ou la disposition des sièges afin de vous assurer que chaque voix sera entendue lors d'une réunion.

Bonnes pratiques pour optimiser le son pendant la checklist d'une salle de visioconférence :

Pour obtenir une qualité audio optimale dans votre salle de conférence, suivez chaque étape de la checklist suivante :

• Placement stratégique des microphones : utilisez l'outil RoomCheck dans le système d'exploitation Stem Ecosystem pour voir où se trouvent les zones mortes et ajustez-les en conséquence.
• Traitement acoustique : incorporez un traitement acoustique approprié pour minimiser l'écho, la réverbération et les bruits de fond.
• Disposition du mobilier : une fois que vous avez déterminé les zones mortes possibles dans votre espace, réorganisez votre mobilier de manière à ce que les participants n'aient pas à lutter pour se faire entendre lorsqu'ils utilisent la salle.
• Maintenance et mises à jour régulières : veillez à ce que tous les appareils Stem soient correctement entretenus et mis à jour avec les derniers firmwares afin d'optimiser les performances et de résoudre les problèmes éventuels.
• Tester et calibrer : utilisez les outils logiciels de Stem Ecosystem, notamment RoomAdapt et RoomCheck, pour vous assurer que les appareils sont correctement calibrés en fonction de la salle et qu'ils restent dans des positions optimales.

En suivant ces étapes, vous pourrez améliorer considérablement la qualité sonore de vos réunions virtuelles. Avec des espaces de réunion hybrides bien optimisés, vous pourrez tirer le meilleur parti de chaque réunion, ce qui améliorera considérablement l'efficacité de vos communications sur le lieu de travail et augmentera même votre chiffre d'affaires grâce à de meilleures relations avec vos clients.

Si vous souhaitez optimiser vos réunions virtuelles grâce à une technologie de pinte, venez découvrir le Stem Ecosystem de Shure ici.