Quatre solutions techniques audiovisuelles pour améliorer vos espaces de coworking

La visioconférence s'est déjà révélée être un outil de communication extrêmement puissant, comme en témoigne son adoption rapide à l'échelle mondiale. Malgré les énormes progrès réalisés en termes de fiabilité et de stabilité au cours de la dernière décennie, il reste encore beaucoup à faire pour améliorer et rationaliser les réunions virtuelles.

C'est d'autant plus vrai pour les espaces de travail partagés, qui requièrent beaucoup plus de polyvalence et de personnalisation qu'un espace de réunion comparable dans un environnement de bureau classique. Dans les espaces de coworking, les plaintes les plus fréquentes concernent le manque de clarté sonore et d'outils de partage de contenu et de collaboration en temps réel. Heureusement, une offre étendue de solutions technologiques audiovisuelles (AV) a vu le jour ces dernières années afin de combler les lacunes, améliorer considérablement la qualité des réunions et intégrer davantage les visioconférences dans les espaces de coworking.

Qu'est-ce que la technologie audiovisuelle ?

Le terme "technologie audiovisuelle" englobe une grande variété de dispositifs et de systèmes destinés à améliorer la communication par la vision et le son. Avec les bonnes solutions audiovisuelles, les appareils "son" et "image" de votre système de visioconférence concourent à créer une communication plus agréable et plus efficace, quelle que soit la distance entre les participants.

Pour une communication efficace, le système audio/vidéo doit transmettre simultanément l'image et le son d'un point à l'autre. Côté image, un système AV se compose d'une caméra et d'un écran, tandis que l'aspect audio utilise une combinaison de speakerphones ou de microphones et d'enceintes.

La complexité et la qualité de cette combinaison image/son peuvent varier considérablement en fonction des besoins de l'espace et du budget disponible. Un auditorium n'aura pas les mêmes besoins qu'une salle de conseil, et le budget alloué à une salle de conseil d'administration ne sera probablement pas celui d'une simple salle de réunion.

Quels sont les avantages des technologies audiovisuelles ?

L'un des principaux avantages des technologies AV est qu'elle permet aux lieux de travail hybrides de gommer la distance entre les participants en présentiel et ceux à distance. Les membres d'équipes disséminées dans le monde entier peuvent contribuer simultanément à une discussion ou à un projet de collaboration sans avoir recours à des technologies de correspondance intermédiaires inefficaces ou à des voyages d'affaires coûteux.

Les technologies audiovisuelles peuvent être personnalisées afin de répondre à tous les scénarios de réunion, des grandes conférences aux petites réunions d'équipe. Il existe différentes combinaisons de technologies permettant de trouver une solution AV de base pour les salles de visioconférence, afin d'assurer la formation des collaborateurs en présentiel et à distance à l'utilisation de ces nouveaux équipements.

Fondamentalement, les technologies audiovisuelles ont été développées pour offrir aux entreprises et aux organisations des options de communication et de collaboration de qualité, adaptées à leurs besoins. Dans le cadre de l'environnement de travail, les technologies audiovisuelles doivent privilégier polyvalence et facilité d'utilisation, afin de permettre aux utilisateurs d'entrer avec leur ordinateur portable, de se connecter au système et de commencer immédiatement leur visioconférence.

Quels types de lieux de travail peuvent être améliorés avec des solutions audiovisuelles ?

Les entreprises et les organisations dans presque toutes les domaines et tous les secteurs industriels peuvent tirer avantage des technologies AV. Pour chacune d'entre elles, c'est une combinaison de technologies spécifique qui pourra maximiser l'efficacité de leurs réunions. Les progrès technologiques, tels que la visioconférence, ont permis une répartition géographique plus étendue des équipes et des salariés, et la composition et les besoins d'un lieu de travail classique ont changé de manière spectaculaire.

Au lieu de créer des bureaux satellites, de nombreuses organisations choisissent plutôt de recourir à des espaces de coworking, où plusieurs entreprises différentes cohabitent dans un même espace. Ce système permet de réaliser des économies sans sacrifier l'efficacité des communications internes et externes grâce aux technologies audiovisuelles.

En fonction du nombre d'employés rassemblés dans un même lieu, les espaces de travail partagé peuvent proposer des salles de visioconférence de taille normale ou des huddle rooms plus petites, où les utilisateurs peuvent trouver du calme et de la discrétion sans s'inquiéter de déranger les autres personnes présentes dans l'espace. Ces salles de réunion partagées peuvent proposer des solutions telles que des systèmes de visioconférence BYOD, des écosystèmes audio, des caméras et des écrans spécialisés assurant une expérience de réunion fluide et de grande qualité.

Quelles sont les solutions audiovisuelles susceptibles d'améliorer les espaces de coworking ?

Systèmes de visioconférence BYOD

Dans un espace de coworking, l'accent doit être mis sur la commodité et la facilité d'utilisation de chaque élément technologique mis à disposition. Les systèmes de visioconférence nécessitant une installation complexe et des connexions filaires pour passer un appel ne peuvent que poser des problèmes. Autrement dit, il faut un système BYOD (Bring Your Own Device, apportez votre propre matériel) "plug and play".

Les systèmes de visioconférence BYOD impliquent l'utilisation d'un dispositif centralisé pour mettre en réseau chaque composant du système – audio, caméra, écran et plateforme – et réduire le nombre de connexions nécessaires à une seule. Un système de type Barco permet aux utilisateurs de se connecter soit en utilisant une connexion filaire directe, soit en utilisant un dongle pour la connexion sans fil, et Airtame permet, après téléchargement par l'utilisateur d'une application sur son appareil, de diffuser les appels vidéo via Wi-Fi.

Systèmes de présentation sans fil :

Les systèmes de présentation sans fil facilitent le partage de contenus en toute fluidité, et s'utilisent aussi bien pour des réunions en présentiel qu'à distance. Ils permettent aux présentateurs de travailler sans avoir à se déplacer ou à se pencher sur leur ordinateur, ce qui contribue à rendre la présentation plus attrayante et plus dynamique.

Ecosystèmes audio

Les écosystèmes audio utilisent une combinaison de matériel et de logiciels audio pour créer un réseau de captation et de transfert audio. Des solutions telles que le Stem Ecosystem offrent aux espaces de coworking un système personnalisable et évolutif, adaptable à n'importe quelle taille de salle.

Le Stem Ecosystem est composé de quatre périphériques audio combinables entre eux – Table, Wall, Ceiling, et Speaker. Chaque appareil peut s'utiliser séparément pour les petites salles, ou mis en réseau pour créer un écosystème audio permettant d'élargir la zone de couverture dans les grands espaces de réunion.

Le système d'exploitation Stem offre aux utilisateurs une suite d'outils logiciels puissants qui font de l'installation un jeu d'enfant. Ces outils comprennent :

• RoomDesign – Recrée numériquement la salle de réunion dans le logiciel, ce qui permet aux utilisateurs de définir l'emplacement des appareils et d'estimer les zones de couverture audio (captation et diffusion)
• RoomAdapt – Chaque appareil effectue un test pour analyser les propriétés acoustiques de la salle et ajuster ses réglages afin d'offrir une qualité audio optimale
• RoomCheck – L'écosystème teste la portée de la couverture et fournit à l'utilisateur une cartographie visuelle qui indique les éventuelles zones mortes dans la couverture audio.

Tableau blanc interactif

Les tableaux blancs sont idéaux pour représenter visuellement des idées, créer des listes et des calendriers, et pour les séances de brainstorming lors d'une réunion sur une nouvelle campagne ou un nouveau produit. L'un des plus grands défis de la communication à distance est de reproduire tous les avantages d'une rencontre en tête à tête, y compris lors de l'utilisation d'outils tels que le tableau blanc.

Les écrans interactifs pouvant faire office de tableau blanc offrent exactement cette expérience. Les collaborateurs peuvent lancer des idées et demander à un ou plusieurs présentateurs de les écrire ou de les dessiner sur le tableau blanc partagé. Chaque membre de l'équipe peut apporter sa contribution et les tableaux blancs numériques peuvent être sauvegardés et étendus, ce qui constitue un avantage supplémentaire par rapport à leur prédécesseur analogique.

Les espaces de cowroking constituent des options dynamiques et moins coûteuses pour les entreprises et les sociétés dont la main-d'œuvre est très dispersée. Pour offrir une expérience optimale à ces employés isolés, ces espaces de travail partagés doivent équiper leurs salles de réunion de technologies audiovisuelles offrant une expérience de visioconférence fluide afin de garantir qu'ils puissent communiquer efficacement avec le reste de leurs équipes.