CINQUE CONSIGLI PER MIGLIORARE L'AUDIO DELLE CONFERENZE TELEFONICHE

Spesso, pensando all'audio delle riunioni, le persone lo associano al rumore di caramelle scartate e dita che tamburellano sul tavolo. Tutte distrazioni. Tuttavia, la tecnologia audio è l'elemento più importante di una conferenza telefonica. Se utilizzata correttamente, fa sì che la chiamata si focalizzi sui corretti segnali audio, escludendo le distrazioni.

Durante le conferenze telefoniche, le persone sprecano molto tempo ripetendo ciò che dicono per i partecipanti che hanno difficoltà a sentire bene. Il parlato poco comprensibile e il rumore di fondo annullano la produttività delle conferenze telefoniche. Migliorando la qualità audio, le aziende possono far sì che tutti i partecipanti alla conferenza telefonica vengano sentiti chiaramente. Ciò aumenta sia l'efficienza che la produttività.

I meeting interni e quelli rivolti ai clienti possono trarre beneficio da una migliore qualità audio delle conferenze telefoniche. Sebbene sia preferibile incontrare i clienti di persona, ciò non è sempre possibile per le aziende operanti in tutto il mondo. Molto spesso, i nuovi clienti si fanno una prima idea dell'azienda in base alla tua presenza in una conferenza telefonica.

Una conferenza senza intoppi e dall'audio di livello professionale ti aiuta a presentare la tua azienda nel modo corretto. Le prime impressioni possono influenzare il rapporto che instaurerai con un cliente o un investitore. Garantire un audio di alta qualità per le conferenze telefoniche non è solo una questione di comodità. Si tratta di buona prassi aziendale.

Ecco cinque consigli per migliorare la qualità audio delle tue conferenze telefoniche.

1. CONOSCI LA TECNOLOGIA CHE UTILIZZERAI PRIMA DI AVVIARE LA CONFERENZA

Non c'è niente di più imbarazzante di avviare una conferenza telefonica e subito dopo renderti conto di non saper utilizzare la tua apparecchiatura audio. Tutto questo può determinare lunghi ritardi, spreco di tempo, chiamate interrotte o una conferenza telefonica in cui nessuno riesce a sentire gli altri interlocutori.

Dal momento che le conferenze telefoniche sono spesso un'occasione per fare una prima impressione positiva, è importante dimostrare competenza ed efficienza nell'uso della tecnologia audio. Prima di utilizzare l'apparecchiatura audio della tua sala conferenze per la prima volta, effettua un verifica di tutte le funzioni con un collega. Assicurati di saper utilizzare correttamente ogni aspetto della tecnologia audio a tua disposizione prima della chiamata vera e propria.

2. MANTIENI BASSI I LIVELLI DI RUMORE AMBIENTALE

Per le conferenze telefoniche, scegli una stanza con pareti spesse, in modo da non sentire i rumori che provengono dalle stanze adiacenti. Evita stanze con sistemi HVAC rumorosi o con finestre aperte. Non sfogliare le pagine sul tavolo. Silenzia tutti i cellulari. Se nel tuo telefono è attiva la vibrazione, tienilo in tasca e non su una superficie rigida su cui potrebbe fare rumore. Tutti questi comuni rumori di fondo potrebbero impedire ai partecipanti di sentire correttamente chi parla.

Ridurre il rumore ambientale è particolarmente importante per le conferenze solo audio. Dal momento che i partecipanti in remoto non sono in grado di vederti, potrebbero distrarsi facilmente in caso di rumori di fondo senza contesto visivo. Ciò distoglie l'attenzione da chi parla. Le chiamate in conferenza realmente professionali presentano livelli minimi di rumore ambientale, in modo che i partecipanti possano concentrarsi su chi sta parlando.

Inoltre, se la configurazione per le conferenze AV che hai scelto è dotata di un sistema di controllo intuitivo e funziona con l'infrastruttura di rete esistente, gli utenti potranno capire come utilizzarla in modo semplice e metterla in funzione rapidamente. Secondo le statistiche, i partecipanti potrebbero impiegare ben oltre 10 minuti per predisporre una conferenza AV a ogni utilizzo del sistema, pertanto investire in una piattaforma di facile utilizzo consentirà di risparmiare tempo, aumentare l'efficienza e far sì che gli utenti accolgano positivamente il sistema.

Sebbene tutto questo possa sembrare scontato per quasi tutte le aziende, per raggiungere questi risultati positivi è fondamentale che le aziende stesse investano nell'infrastruttura corretta e che installino sistemi che consentano alle persone di lavorare in modo naturale ed efficiente, indipendentemente da dove si trovano. Inoltre, questi sistemi devono essere affidabili e facili da utilizzare, per far sì che vengano accolti positivamente dal personale di ogni età e competenza.

3. ASSICURATI DI AVERE ABBASTANZA MICROFONI PER TUTTI

Condividere i microfoni potrebbe sembrare un modo facile per risparmiare sui costi, tuttavia riduce la qualità audio per tutti i partecipanti. Spesso, posizionando un microfono fra due partecipanti, questi tenderanno a parlare sui lati. Di solito, i microfoni da conferenza non sono progettati per registrare le fonti sonore dai lati.

Passare i microfoni ai vari partecipanti provoca perdite di tempo. In più, mentre vengono passati, registrano i rumori provocati dalle persone che li maneggiano, nonché tutto il rumore ambientale durante gli spostamenti. Inoltre, se disponi di un componente video nella chiamata in conferenza, condividere e passare i microfoni sembrerà poco professionale.

I microfoni di alta qualità non sono l'unico aspetto da prendere in considerazione: occorre prendersi il giusto tempo per selezionare gli altoparlanti più adatti alla sala e, soprattutto, far sì che vengano posizionati correttamente in base alla forma e al tipo di sala. La configurazione del sistema per Huddle Room non sarà altrettanto efficace per una sala del consiglio molto grande o per un open space. Di conseguenza, occorre prendere in considerazione la modalità d'uso della sala, chi la utilizzerà e quali sono i risultati desiderati dall'azienda rispetto all'investimento, ancor prima di scegliere e installare il kit. Una volta chiariti questi punti, sarà molto più semplice sviluppare un sistema in grado di soddisfare le tue esigenze e realmente efficace, anziché uno che si limita ad avere un aspetto ottimale rispetto all'area meeting.

Le conferenze AV efficaci sono produttive, collaborative e coinvolgenti: scegliere la tecnologia più adatta garantirà queste qualità per ogni singolo meeting.

4. PARLA DIRETTAMENTE SUL MICROFONO

Le persone tendono a ritenere che, se in qualsiasi punto della sala è presente un microfono, la loro voce verrà registrata in modo chiaro. Tuttavia, i microfoni progettati per registrare il parlato sono direzionali. Di conseguenza, registrano l'audio in modo migliore da una sola direzione, quella frontale.

Se parli sul lato del microfono, vicino al microfono o accanto a quello della persona seduta vicino a te, sentire la tua voce sarà difficile. Posiziona il microfono direttamente davanti a te, rivolto verso di te e parla direttamente sulla parte frontale. In questo modo otterrai un audio chiaro e cristallino.

5. NON FOCALIZZARTI SUL VIDEO TRASCURANDO L'AUDIO

Riguardo la tecnologia A/V, spesso si tende a dare molta importanza alla componente video, tralasciando l'audio. L'audio è sempre stato presente nelle conferenze telefoniche, mentre il video, per molti, è ancora una novità molto attraente. Le persone investono spesso l'intero budget sulla tecnologia video, escludendo l'audio di alta qualità.

Ecco il problema principale di questo approccio: sebbene sia possibile effettuare conferenze telefoniche senza video, non appena il segnale audio si interrompe, la conferenza non ha più senso, a meno che i partecipanti non usino il linguaggio dei segni... Se devi garantire l'affidabilità di un solo elemento della tua tecnologia di conferenza telefonica A/V, scegli la parte più importante, ovvero l'audio.