I VANTAGGI DI UNA STRATEGIA EFFICACE PER LE COMUNICAZIONI UNIFICATE

Cosa possono fare le aziende per far sì che i dipendenti possano restare in contatto con i colleghi e lavorare in modo efficiente con i team remoti dislocati in tutto il mondo?

Una strategia efficace per le comunicazioni unificate è fondamentale per garantire la produttività dei dipendenti, nonché la possibilità di collaborare in modo naturale con i colleghi di tutto il mondo. Un sistema di conferenze progettato e installato in modo ottimale consentirà ai team di collaborare in modo efficace e prendere decisioni di business cruciali, anche se non si trovano nella stessa sala, nello stesso Paese o, addirittura, nello stesso continente. In questo modo, potranno condividere, approfondire e discutere le idee in modo comodo ed efficace.

L'IMPORTANZA DELL'AUDIO PER LE CONFERENZE

Quando pianifichi la tua strategia per le comunicazioni unificate, anche se spesso il primo elemento delle conferenze preso in considerazione è la parte video, è fondamentale tenere a mente che la parte audio è altrettanto importante. Sebbene sia molto utile poter vedere i partecipanti al meeting per creare i rapporti, monitorare il linguaggio non verbale e sviluppare le relazioni, se non sei in grado di sentire i colleghi o se devi continuamente chiedere di ripetere le informazioni comunicate a causa di connessioni dalla qualità insufficiente, la fatica e la frustrazione si faranno strada velocemente fra tutti i partecipanti e la produttività del meeting ricadrà al di sotto delle aspettative.

Vale la pena sottolineare che la bassa qualità dell'audio viene spesso indicata come il problema più grave da parte delle persone che utilizzano i sistemi di conferenza AV. Oltre a non essere in grado di sentire l'audio quando si utilizza apparecchiatura obsoleta per le chiamate, sussistono anche problemi come il rumore di fondo che rende incomprensibili le frasi pronunciate, le persone che parlano contemporaneamente dato che non riescono a vedersi e a sentirsi a vicenda nel modo corretto, nonché le voci delle persone che parlano a voce bassa o lontano dal microfono che, pertanto, non vengono sentite chiaramente.

Investendo in un sistema in grado di offrire audio chiaro, dalla qualità costante e molto intelligibile, le comunicazioni interne continueranno ad avvenire indipendentemente dalla situazione esterna, mentre la produttività dei lavoratori in remoto sarà paragonabile a quella di chi lavora in ufficio. Oltre a tutto ciò, i meeting con i clienti esterni presenteranno un livello di professionalità che non è possibile raggiungere con i cellulari o le app di videochiamata.

Inoltre, garantire che il sistema sia configurato nel modo corretto per la sala e che microfoni e altoparlanti siano dislocati nel modo più adatto, farà una notevole differenza nell'evitare problemi di qualità audio. Un sistema di conferenza AV deve far sì che i partecipanti si sentano realmente presenti in sala, indipendentemente dal luogo in cui si trovano: solo così sarà realmente efficace.

TIENI IN CONSIDERAZIONE LA FACILITÀ D'USO

Anche l'accoglienza da parte degli utenti è un problema da non sottovalutare: le persone devono potersi fidare del sistema e sentirsi a proprio agio nell'utilizzarlo. Ad esempio, molte persone non apprezzano i sistemi in video in cui possano vedersi sullo schermo, né amano la sensazione innaturale provocata dal dover parlare a voce alta attraverso un microfono centrale: maggiori sono l'intuitività e la naturalezza dell'esperienza offerta, attraverso un posizionamento discreto dei microfoni o tramite diverse opzioni per gli schermi, maggiore sarà il tasso di adozione, nonché il valore riconosciuto all'investimento.

Se il sistema prescelto è affidabile, facile da utilizzare e consente di risparmiare tempo, i dipendenti saranno più disposti ad adottarlo e lo utilizzeranno più volentieri. A tutti è capitato di entrare in sala riunioni e non riuscire a effettuare una chiamata a causa di problemi con la tecnologia in uso. Nell'ambito di un meeting interno, ciò provoca frustrazione e perdite di tempo, ma, ancora peggio, in caso di meeting con un cliente, restituisce un senso di scarsa professionalità e potrebbe determinare una prima impressione negativa. I dipendenti necessitano di apparecchiature affidabili. Se hanno difficoltà a conversare con i colleghi o a raccogliere informazioni, potrebbero sentirsi isolati o impossibilitati a eseguire le attività previste. Ma non solo: offrire la possibilità di lavorare in modo flessibile e comprendere le situazioni individuali può far sì che il personale si senta valorizzato, con una maggiore fedeltà all'azienda e, di conseguenza, maggiori tassi di mantenimento, con un evidente vantaggio per l'azienda stessa.

Sebbene i cellulari e la messaggistica siano necessari in ambito aziendale, una strategia solida e completa per le comunicazioni unificate offrirà diversi vantaggi: garantire produttività e comunicazioni costanti, ottenere la lealtà dei dipendenti, offrire flessibilità e agilità ai lavoratori che richiedono sempre di più nuovi modi di lavorare e garantire una più rapida adattabilità dell'azienda agli eventi esterni. I lavoratori in remoto potranno accedere alle stesse funzionalità a cui accedono i colleghi in ufficio, senza le problematiche correlate ai tentativi di commutazione durante le azioni industriali e, soprattutto, mantenendo la business continuity in caso di eventi imprevisti più gravi.