Beste handelwijzen voor conferenties bij de overheid

Naast verschillende technieken kan een aantal beste handelwijzen worden overwogen om te voldoen aan de wensen op AV-gebied voor commissie- en raadskamers. En elke handelwijze heeft een direct effect op het eindresultaat: transparante, gefocuste audio en de mogelijkheid om vergaderingen effectief en efficiënt te laten verlopen.

De omvang kiezen

De eerste keuze betreft het vereiste systeem: hoe groot of compact? Het juiste systeem voor het juiste publiek levert niet alleen de beste resultaten op, maar stelt ook de afdeling financiën gerust dat binnen het budget de juiste apparatuur wordt aangeschaft.

Commissievergaderingen worden meestal in kleinere ruimtes gehouden, met één videoscherm, weinig of geen stemknoppen en push-to-talk-microfoonsystemen. Vergaderzalen kunnen veel grotere ruimtes zijn met een publieke tribune, meerdere projectoren en schermen, en vergadersystemen die bekabeld of draadloos kunnen zijn. 

In beide gevallen kan het bespreken van de wensen met een gerenommeerde systems integrator of direct met de fabrikant geld besparen en onnodige problemen in latere stadia van het project voorkomen.

Een draadloos systeem kan extreem snel worden geïnstalleerd en met vrij weinig of geen ervaring effectief operationeel worden gemaakt. Wanneer een geavanceerder systeem vereist is, met functies als stemmen of het verzamelen van gegevens, is er wellicht iets meer tijd en misschien zelfs scholing vereist. Goede integrators en fabrikanten erkennen dit en bieden altijd technische begeleiding van hun eigen supportteam aan om in deze periode een soepele overgang te garanderen.

Rol van de akoestiek

De akoestiek van een zaal kan een grote rol spelen voor het totale geluid van de AV in een bepaalde ruimte, zeker wanneer de ruimtes waar vergaderingen worden gehouden, kunnen variëren van zalen in gebouwen die wel honderden jaren oud zijn tot vergaderruimtes in strakke, moderne kantoorgebouwen. Het geluid in oudere commissie- en raadsgebouwen, die vaak voorzien zijn van houten plafonds en vloeren, kan direct worden verbeterd door het leggen van tapijten.

Het geluid in moderne gebouwen, vaak bekleed met harde, weerkaatsende materialen als glas, kan worden verbeterd met behulp van schermen, die helpen het geluid te dempen en de verstaanbaarheid van elke vergadering te verbeteren. Goede AV-systemen zijn ook voorzien van DSP-instellingen die de audio-ervaring voor elk gesprek kunnen helpen stroomlijnen en andere ongewenste echo’s in de ruimte helpen tegengaan. 

Grotere vergaderzalen en oudere raadszalen kunnen sterk verschillen. Deze ruimtes zijn soms honderden jaren geleden gebouwd, toen verstaanbare spraak met natuurlijke versterking een hoge prioriteit had voor architecten. In deze grote ruimtes, waar het geluid draagt, is een goede microfoontechniek cruciaal voor de communicatie met mederaadsleden - iets wat in het heetst van de discussie vaak over het hoofd wordt gezien of vergeten.

Microfoontechniek in overheidsruimtes

De vuistregel is dat een microfoon geluid aan de voorkant registreert, zodat helder en direct van voren in de microfoonkop praten het beste resultaat oplevert. Hierom zijn microfoons in raads- en vergaderzalen vaak unidirectioneel, en dus het meest gevoelig voor geluid dat van voren komt en minder gevoelig voor geluid uit andere richtingen. Hierdoor zijn ze heel effectief voor het weren van ongewenst geluid (zoals spraak van andere raads- of commissieleden, omgevingsgeluiden in de zaal, enz.).

Inzicht in microfoontechniek kan een groot voordeel zijn tijdens raads- of plenaire vergaderingen. Een spreker die zijn publiek duidelijk en met een normaal spraakvolume toespreekt, kan op een zelfverzekerde en rustige manier zijn bedoeling duidelijk maken en de discussie aangaan. Een spreker die zich van de microfoon afwendt om zijn publiek direct, zonder microfoon toe te spreken, moet dikwijls zijn of haar stem verheffen om gehoord te worden, wat als luidruchtig of agressief kan worden opgevat. 

Extra nadelen hiervan zijn vaak dat de discussie onverstaanbaar is, de zin van een betoog verloren gaat en de spreker daarnaast moeilijk te verstaan is wanneer de vergadering als webcast wordt uitgezonden. Bovendien is het gesprek slecht te verstaan voor mensen met een gedeeltelijke gehoorbeperking die het systeem voor gehoorondersteuning gebruiken. 

Als de wensen op AV-gebied, de akoestiek van de ruimte en microfoontechnieken worden meegewogen, levert dit de best mogelijke AV-prestaties en een aangename, tot tevredenheid stemmende gebruikerservaring op voor raadsleden, commissieleden en het bredere deelnemende publiek.