Daimyo Conference creëert met Microflex Wireless een comfortabele, hoogwaardige ervaring bij evenementen

Customer Profile

Japan Convention Services (JCS) werd in 1967 opgericht als eerste bedrijf voor het plannen en managen van congressen van het land. In de loop der jaren heeft het talrijke grootschalige, internationale conferenties en evenementen georganiseerd, waaronder de Japanse wereldtentoonstelling van 1970 (Osaka Expo), de top van de Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC) en de bijeenkomst van ministers van Buitenlandse zaken van de G7, naast andere opmerkelijke lokale commerciële en academische conferenties.

JSC streeft er ook naar om lokale gemeenschappen en openbare projecten te ondersteunen. Het bedrijf is betrokken bij de ontwikkeling en exploitatie van locaties voor de vergaderbranche en exploiteert momenteel zes beurs- en congreslocaties en dertig openbare instellingen. Een daarvan is Daimyo Conference in tuinstad Daimyo in Fukuoka, een complex waar ook luxueuze hotels, marktpleinen, een centrum voor startups en diverse andere commerciële gebouwen gehuisvest zijn.

Challenge

Daimyo Conference heeft in totaal negen zalen, uiteenlopend van kleine vergaderzaaltjes tot een grote conferentieruimte die plaats biedt aan maximaal 240 mensen. De indeling van de ruimtes kan flexibel worden gewijzigd afhankelijk van de inhoud van het evenement en voldoet zo aan uiteenlopende wensen zoals seminars, lezingen, zakelijke en sociale bijeenkomsten en trainingen van bedrijven.

Vanaf de eerste ontwerpstadia was het de bedoeling dat de locatie voorzien zou zijn van luxueuze doch functionele interieurs en apparatuur van wereldklasse, die zouden voldoen aan de verwachtingen en wensen van nationale en internationale conferentiedelegaties. JSC begreep dat "hoe belangrijker de vergadering, des te belangrijker de audiokwaliteit" is, en ging op zoek naar de hoogste norm in audioapparatuur. Behalve het ondersteunen van fysieke conferenties zocht het bedrijf ook oplossingen die tegemoet zouden komen aan de groeiende vraag naar hybride en online vergaderscenario's.

JSC overwoog aanvankelijk de populaire plafondarray-microfoons van Shure, vooral voor de grote directiekamer, die voorzien is van een marmerachtige ingebouwde tafel en kroonluchter. Door het hoge plafond en het ontwerp van de kroonluchter waren de mogelijkheden voor installatie van oplossingen aan het plafond echter beperkt.

Daarom opteerde het bedrijf voor een andere aanpak en koos het voor bekabelde zwanenhals-microfoons voor de directiekamer en draadloze microfoonsystemen voor de diverse conferentieruimtes. Bij de keuze voor een draadloos systeem moest echter nog een overweging worden gemaakt: Het gebied rondom Daimyo Conference is een druk bedrijvencomplex met een uitdagende spectrum-omgeving waar betrouwbare prestaties van de draadloze techniek vereist zijn.

Solution

Om het risico van het wegvallen van de audio door interferentie te minimaliseren werden de conferentieruimtes uitgerust met Microflex Wireless. Dit systeem werkt op de 1,9GHz-band en mijdt zodoende de drukke 800MHz-band. Voor de geluidsversterking selecteerde Daimyo Conference een combinatie van draadloze handheld en bodypack-zenders. In alle verschillende vergaderruimtes werden ook bekabelde SM58 handheld-microfoons ingezet om indien nodig extra spraakregistratie te bieden.

In de directiekamer werden bekabelde XLR Microflex zwanenhalsmicrofoons geplaatst, verbonden met ANI4IN audionetwerkinterfaces om de analoge signalen om te zetten naar digitale Dante-audio, die eenvoudiger via de IT-infrastructuur van de locatie kan worden verstuurd en beheerd.

Eizo System, dat als partner bij de integratie optrad, creëerde audio- en video-oplossingen voor het hele traject die eenvoudig via touchscreens te bedienen waren, bijvoorbeeld via in de zaal geïnstalleerde tablets.

Advantages

Sinds de opening in het voorjaar van 2023 heeft Daimyo Conference diverse bijeenkomsten en evenementen georganiseerd en al een groot aantal complimenten over de geluidskwaliteit gekregen. Bij één evenement was een grote vergaderzaal volledig gevuld, maar kon er toch tot helemaal achter in de zaal helder geluid worden verzonden, wat het hele publiek een comfortabele ervaring bezorgde. De algemeen directeur van Daimyo Conference prees ook het gemak van het gebruik van meerdere microfoons in elke zaal en belichtte de stabiele prestaties, zelfs tijdens lange evenementen.

De technische staf van de locatie benadrukte ook de geweldige service die de integratiepartner leverde. Die heeft een optimale oplossing gecreëerd die de voorbereidingstijd verkort en het gemakkelijk maakt om het bedienende personeel en de deelnemers aan de conferentie te instrueren over het gebruik van de apparatuur, zodat er geen zorgen of angst meer bestaan over de bediening van het systeem.

"Shure en Eizo System hadden een diepgaand begrip van onze praktische wensen en hebben geduldig met ons samengewerkt aan het realiseren van de conferentielocatie die we voor ogen hadden."

Ryoko Matsuka, General Manager, Daimyo Conference