Optimaliseer de configuratie van je vergaderruimte met het Shure Stem Ecosystem

Ondanks dat een steeds groter aantal werkplekken en instituten hun medewerkers en studenten permanent terug naar kantoor of de collegebanken halen, jaagt de effectiviteit van videoconferenties als communicatiemiddel de wereldwijde acceptatie daarvan door organisaties van alle soorten en maten aan. Met het toenemende belang voor het bevestigen van transacties, bekrachtigen van overeenkomsten en garanderen dat medewerkers een teamgenoten naar behoren kunnen samenwerken, is het belangrijker dan ooit om te zorgen dat de configuratie van de vergaderruimte optimaal is voor virtuele vergaderingen.

Natuurlijk is het optimaliseren van een vergaderruimte niet alleen een kwestie van het upgraden van de audiovisuele techniek. Bij het optimalisatieproces komt een breed scala van aanpassingen kijken, van het wijzigen van de samenstelling en plaatsing van het meubilair in de ruimte tot het kiezen van de juiste technische oplossingen voor de unieke ruimtelijke en akoestische eigenschappen van de zaal.

Waarom überhaupt optimaliseren?

De meeste organisaties die ruimtes huren of in eigendom hebben, hebben al specifiek aangewezen samenwerkingsruimtes en vergaderzalen. Desondanks schieten veel van deze samenwerkingsruimtes schromelijk tekort wat betreft akoestische behandeling, materiaal en opstelling van het meubilair die het creëren van een behoorlijke audio-omgeving voor effectieve communicatie bevorderen.

Dit gebrek aan optimalisatie van de inrichting van vergaderruimtes kan leiden tot aanhoudende en afleidende storingen van de audio, die de helderheid en de impact van de conference calls negatief beïnvloeden. Glazen wanden kunnen galm of echo's veroorzaken, gammel meubilair dicht bij speakers kan gaan schudden of trillen, en een slechte indeling van het meubilair kan leiden tot dode audiozones waar deelnemers moeite moeten doen om zich verstaanbaar te maken.

Optimalisatie van de vergaderruimte verbetert niet alleen de kwaliteit van de gesprekken, maar helpt ook een gevoel van vergadergelijkheid - het idee dat elke belanghebbende in de organisatie gelijkwaardig aan vergaderingen kan deelnemen - door alle lagen van de organisatie te verbreiden. En bovendien, niemand wil toch dat de leden van zijn organisatie elkaar constant moeten vragen om zich te herhalen?

Optimalisatie van de techniek

Het upgraden van de techniek is de eerste stap in het optimaliseren van de inrichting van een vergaderruimte. Traditioneel waren audio-oplossingen voor vergaderruimtes verdeeld tussen dure, langdurige integratie en lukraak aangebrachte doe-het-zelfoplossingen die net zo vaak kapot gingen als ze werkten. Gelukkig vormen oplossingen als het Stem Ecosystem van Shure een middenweg met de voordelen van een volledig functioneel vergaderaudiosysteem van professionele kwaliteit, die tegelijk de optie biedt om de configuratie volledig op maat te maken.

Het Stem Ecosystem bestaat uit vier verschillende audioterminals - Table, Wall, Ceiling en Speaker - die kunnen worden gecombineerd tot een web van audioregistratie en -overdracht dat optimale helderheid van de stem garandeert. Het Ecosystem wordt geleverd met een suite van krachtige softwaretools die een snelle installatie faciliteren en zelfs met één druk op een knop een deel van de akoestische grillen van de ruimte kunnen compenseren.

De fysieke inrichting van de ruimte wijzigen vanwege de akoestiek

Hoewel het meestal een te grote investering in tijd en middelen betekent om vergaderruimtes volledig opnieuw in te richten voor virtueel vergaderen, zijn er kleinere ingrepen mogelijk die de geluidskwaliteit aanzienlijk verbeteren. Afhankelijk van de inrichting, grootte en vorm van de ruimte kunnen een of meer daarvan nodig zijn voor de beste resultaten.

Bij het behandelen van een moderne vergaderzaal moeten vaak de akoestische effecten van blootliggende harde materialen als glas en metaal worden verkleind omdat die rondzingen, galm en trillingen in de audioregistratie veroorzaken. Een eenvoudige oplossing waarbij de esthetiek van de ruimte grotendeels bewaard blijft, is het ophangen van zware gordijnen die over de harde oppervlakken kunnen worden getrokken. Dit dempt het effect van de weerkaatsing van geluidsgolven door harde oppervlakken aanzienlijk, wat de gesprekskwaliteit waarschijnlijk ten goede komt.

Nog een eenvoudige oplossing is het aanpassen van de configuratie van de meubels. Door de meubels dichter bij of verder van de speakers en microfoons af te zetten kun je de relevante akoestiek van de ruimte aanpassen: Als de harde, reflecterende oppervlakken verplaatst worden, kan dat de kwaliteit van het opgevangen en verzonden signaal sterk veranderen.

Plaatsingsstrategie van de microfoons

Nog een voordelige optimalisatietactiek is het uittekenen van de plaatsing van de microfoons. Als je ooit een gesprek in een niet-geoptimaliseerde ruimte hebt gevoerd, weet je dat er vaak grote gebieden zijn waar de microfoons en speakerphones de stemmen van de deelnemers simpelweg niet opvangen, de zogenaamde 'dode zones'.

Terwijl er bij vroegere audiosystemen een aanzienlijke hoeveelheid giswerk kwam kijken als het om de opnamezone van elke microfoon ging, biedt het Stem Ecosystem verschillende handige tools, zowel vóór als na het plaatsen van de bestelling. Met de RoomDesign-tool kun je de vergaderruimte compleet met meubilair digitaal reconstrueren en overal in de ruimte Stem audio-apparaten plaatsen. De applicatie omschrijft vervolgens een geschatte zone voor de audioregistratie en -overdracht, wat een ruwe schatting biedt van welke gebieden er afgedekt zijn met de huidige microfoon- en luidsprekeropstelling.

Na ontvangst en installatie van het bestelde ecosysteem kun je met de RoomCheck-tool in het OS van het Stem Ecosystem de daadwerkelijke dekking van het audio-ecosysteem controleren. De tool projecteert een heatmap van de opnamezones op de digitaal gereconstrueerde ruimte die aangeeft waar de eventuele dode zones zich bevinden. Zo kun je of de microfoonopstelling, of de inrichting van de zitplaatsen wijzigen om te zorgen dat elke stem op een vergadering gehoord wordt.

Checklist met beste handelwijzen voor het optimaliseren van de audio in een vergaderruimte:

Volg stap voor stap de volgende checklist om optimale audiokwaliteit in de vergaderruimte te bereiken.

• Strategische plaatsing van microfoons: Kijk met de RoomCheck-tool in het Stem Ecosystem-OS waar eventuele dode zones zitten en corrigeer de opstelling.
• Akoestische behandeling: Maak gebruik van passende akoestische behandeling om echo, galm en achtergrondgeluiden te minimaliseren.
• Indeling van het meubilair: Verplaats na het vaststellen van eventuele dode zones in de vergaderruimte het meubilair, zodat deelnemers bij regulier gebruik van de ruimte geen moeite hoeven te doen om verstaanbaar te zijn.
• Regelmatig onderhoud en updates: Zorg ervoor dat alle Stem apparaten naar behoren worden onderhouden en geüpdatet met de nieuwste firmware om de prestaties te maximaliseren en eventuele problemen te verhelpen.
• Testen en kalibreren: Gebruik de softwaretools van het Stem Ecosystem, zoals RoomAdapt en RoomCheck, om te zorgen dat de apparaten correct gekalibreerd zijn voor de ruimte en in de optimale positie blijven staan.

Door deze stappen te volgen kun je de geluidskwaliteit van virtuele vergaderingen aanzienlijk verbeteren. Met naar behoren geoptimaliseerde hybride vergaderruimtes ben je in staat om alles uit elke vergadering te halen en zo de efficiency van de communicatie op de werplek aanzienlijk te verbeteren en zelfs de inkomsten te vergroten door betere relaties met klanten.

Als je interesse hebt om virtuele vergaderingen te optimaliseren met verbeterde techniek, bekijk dan hier het Stem Ecosystem van Shure.