5 aloude problemen die techbedrijven kunnen oplossen met videoconferenties

Ondanks dat de techwereld bruist van de nieuwe ideeën en producten die de manier waarop we zakendoen revolutionair veranderen, worden we NOG STEEDS gehinderd door een aantal van dezelfde problemen waar we al sinds de jaren 50 mee te maken hebben. Mensen de wereld over laten vliegen voor eenvoudige vergaderingen, vastlopende communicatie en ouderwetse overspannenheid van werknemers zijn problemen die onze grootouders maar al te goed zouden herkennen.

De toekomst ziet er echter zonnig uit. Videoconferenties lijken eindelijk een eind te gaan maken aan veel van deze gedateerde manieren van zakendoen. Als uw bedrijf in de 21e eeuw de ketens van de 20e eeuw van zich wil afschudden, zijn videoconferenties dé oplossing voor u. Hier volgen slechts enkele van de aloude problemen die u gedag kunt zeggen dankzij videoconferenties.

1 – Reiskosten en -tijd

Bedrijven die in verschillende landen of wereldwijd zakendoen, raken veel geld kwijt aan reiskosten. Elk persoon dat eropuit gestuurd wordt om klanten, partners en andere filialen te bezoeken, kost het bedrijf duizenden of zelfs tienduizenden euro's. Dit zijn bovendien geen incidentele kosten. Tot in het begin van de jaren 10 van deze eeuw besteedden veel werknemers nog 50 tot 75% van hun werktijd aan reizen.

Dit bezorgde bedrijven een tweeledig probleem:

Ten eerste was de werknemer regelmatig onbeschikbaar tijdens reisdagen. Hierdoor ging veel tijd verloren die besteed had kunnen worden aan salesgesprekken en contact met nieuwe klanten.

Ten tweede drukten de vergoedingen voor vliegtickets, accommodatie en maaltijden enorm op de bedrijfsbegroting.

Met videoconferenties kan dezelfde werknemer die anders 3 à 4 dagen per week zou reizen voor 2 tot 3 dagen contact met een klant, in plaats daarvan in de meeste gevallen op locatie blijven en de ander virtueel ontmoeten. Dat betekent meer gesprekstijd met klanten, betere verkoopcijfers en een ENORME besparing op kosten voor vliegtickets en dure hotelbrunches.

2 – Creatieve samenwerking

Ondanks de revolutie op communicatiegebied die e-mail en internet teweeg hebben gebracht, blijft het lastig om op afstand creatief samen te werken. Teams worden van oudsher beperkt door een gebrek aan visuele hulpmiddelen waarmee ze hun visie aan elkaar kunnen overbrengen. Dit leidde tot een eindeloze cyclus van voorstellen en revisies die een leuk, opwindend project tot een vervelende klus konden maken.

De komst van videoconferenties en toffe tools als virtuele whiteboards hebben het creatieve proces zowaar weer leuk gemaakt. Dankzij de nieuwe techniek kunnen teams verbinding met elkaar maken en sneller en eenvoudiger ‘in the zone’ komen. Ze kunnen precies uittekenen wat ze voor ogen hebben en direct opheldering geven in geval van twijfels of vragen. De cijfers uit de whitepaper ‘Flawless Audio for Effective Collaboration in a Hybrid World — 4 Ways to Make it Happen’ van Frost & Sullivan (2021) tonen dit aan. 76% van de mensen die videoconferenties gebruiken voor samenwerking, geeft aan als team efficiënter te zijn gaan werken.

Het geeft iedereen bovendien gelijke kansen om aan het project te werken of betrokken te raken bij de planning. Als iedereen aan de vergadering meedoet en input levert terwijl het project wordt uitgewerkt, kunnen tijdens de planningsfase ideeën worden meegenomen die anders zouden zijn verworpen tijdens het proces van voorstellen en revisies.

3 – Minder onproductieve dagen door ziekte

Niemand wordt graag ziek. Dat geldt in het bijzonder voor mensen die de druk voelen van aankomende deadlines en grote projecten. Dit stelde mensen voor een dilemma. Ga ik toch naar het werk om dingen af te krijgen, met het risico dat ik anderen aansteek? Of neem ik geen risico en blijf ik thuis, met het risico dat ik een aantal belangrijke deadlines misloop?

Videoconferenties hebben deze kwestie overbodig gemaakt. Doordat mensen op afstand kunnen deelnemen aan belangrijke vergaderingen en met collega's kunnen samenwerken terwijl ze besmettelijk zijn, kunnen ze het werk nog steeds op tijd afkrijgen en tegelijk anderen veilig en besmettingsvrij houden.

4 – Meer betrokkenheid en communicatie

Laten we eerlijk zijn: telefoongesprekken zijn soms best saai. Doordat de ander alleen maar te horen is, verliezen deelnemers aan ouderwetse conference calls snel hun aandacht en betrokkenheid en raken ze eerder afgeleid door andere activiteiten.

Dit gebrek aan betrokkenheid kan ernstige gevolgen hebben. Als werknemers niet meekrijgen dat een onderdeel de volgende dag nog geleverd moet worden voor een installatie en ze het met de gewone post versturen, kan een miljoenenproject in de soep lopen of vertraagd raken. Dit kan u de relatie met een klant kosten.

Videoconferenties voegen een visueel element toe aan communicatie op afstand, waardoor deelnemers zich meer betrokken voelen bij vergaderingen en gesprekken. Frost & Sullivan (2021) melden dat maar liefst 87% van de werknemers aangeeft zich meer verbonden te voelen met gesprekspartners als tijdens het gesprek video wordt gebruikt. Meer betrokkenheid leidt tot minder afleiding en minder lezen van nieuwsartikelen tijdens gesprekken.

5 – Minder burn-outs en beter personeelsbehoud

Het is geen geheim dat de betrokkenheid van werknemers bij hun werk op een dieptepunt is beland. Bedrijven hebben het moeilijk om vaardige werknemers te behouden. Veel van die werknemers zijn bovendien een stuk minder tevreden over hun baan.

Een van de beste dingen die een bedrijf kan doen om burn-outs te beperken en personeelsbehoud te verbeteren, is werknemers de kans bieden om hybride of vanuit huis te werken. Kijken we wederom naar Frost & Sullivan (2021), dan zien we dat 57% van de hedendaagse werknemers verwacht in de nabije toekomst minder dan 10 dagen per maand op kantoor te werken. Hoe meer bedrijven vast blijven houden aan oude manieren van zakendoen, hoe kleiner de kans dat ze belangrijke werknemers kunnen behouden.

Videoconferenties bieden talloze nieuwe mogelijkheden voor zowel bedrijven als werknemers. Werknemers kunnen belangrijke vergaderingen en presentaties vanuit hun eigen huis bijwonen. Visuele communicatie geeft bovendien een gevoel van verbinding tijdens gesprekken op afstand dat gewone telefoontjes niet kunnen bieden.

Wat voor problemen u ook hoopt op te lossen door videoconferenties op te nemen in uw bedrijfsstrategie, u hebt een complete audio-oplossing nodig om het meeste uit de technologie te halen. Hoe geweldig videocommunicatie ook is, zonder een solide audiosysteem blijft u alsnog zitten met tal van gefrustreerde werknemers en klanten. Met het Stem Ecosystem profiteert u van alle voordelen van videoconferenties doordat u elke ruimte kunt uitrusten met een volledig aanpasbaar en schaalbaar audiosysteem dat zorgt voor een vlekkeloze conferentie-ervaring. Doordat u tot wel 10 audio-eindpunten kunt combineren, kunt u elke ruimte inrichten als een perfecte omgeving voor virtuele vergaderingen en zo een einde maken aan uw aloude problemen.

Ervaar het verschil dat Stem maakt en ontwerp vandaag nog uw ruimte: https://www.shure.com/en-US/conferencing-meetings/solutions/stem-ecosystem/room-design-tool