De rol van audio-ecosystemen in hybride vergaderruimtes

Hoi, hier Benjamin van Airtame. We zijn dankbaar voor de uitnodiging om met onze expertise op het gebied van hybride vergaderen aan het Shure blog bij te dragen. Bij Airtame bieden we een alles-in-één-platform voor schermen met draadloos scherm delen, beeldkranten en mogelijkheden voorhybride vergaderen. We zijn er trots op dat we gebruiksvriendelijke en mooie oplossingen voor goede hybride vergaderingen maken, waarvoor uitgebreide kennis van audio- en video-randapparatuur vereist is.

Hybride vergaderingen zijn blijvertjes. Dat staat buiten kijf. Ook vóór de pandemie, die de wereld veranderde, werd de roep van kantoormedewerkers om thuis te kunnen werken al steeds sterker. Volgens een onderzoek van McKinsey gaan medewerkers nu 30 procent minder naar kantoor dan tijdens de pandemie. Lege ruimtes en hybride werkplekken, juli 2023

Ook vanwege de volledig op afstand werkende medewerkers en de incidentele verkoopbijeenkomst met externe partijen van over de hele wereld moest iedereen Microsoft Teams, Google Meet, Zoom en Webex op zijn werklaptop paraat hebben. Meestal werkt een één-op-één-gesprek prima als beide partijen een headset dragen en de ingebouwde webcam van hun laptop gebruiken.

Zodra een hybride vergadering echter wordt overgebracht naar een vergaderruimte, vooral met meerdere mensen in de zaal, verandert de situatie. De host van de vergadering moet ineens een IT-expert worden die kabels en apparaat- en vergaderinstellingen in goede banen kan leiden.

Voor iedere vergaderhost bespaart het gebruik van gebruiksvriendelijke interfaces en apparaten van topkwaliteit niet alleen geld, maar maakt het ook de vergadering zelf efficiënter. Bij Airtame hebben we de perfecte oplossing ontwikkeld die alle vier de grote vergaderdiensten, maar ook een breed scala van video-randapparatuur ondersteunt. Airtame Hybrid is een plan dat speciaal gemaakt is voor gebruiksgemak en om vergaderingen op tijd te laten beginnen.

Maar ook als Airtame Hybrid de ruggengraat van een soepeler vergaderervaring vormt, blijft het audio-ecosysteem een cruciale factor voor het realiseren van een soepel en efficiënt verlopende vergadering in een prachtige omgeving. Dit geeft ook aan waarom ons partnerschap met Shure, met hun fantastische Stem Audio Ecosystem, een perfecte match is.

Kan iedereen me horen?

Wat is dan het voordeel van een audio-ecosysteem zoals het Stem Ecosystem van Shure in een vergaderruimte voor hybride vergaderingen? Nou, het eerste deel van het antwoord is vrij eenvoudig: dat je heldere audio hebt. We weten dat voor succesvolle hybride vergaderingen heldere en frisse audio nodig is om ervoor te zorgen dat ook deelnemers op afstand een presentatie kunnen volgen. Korte pauzes in de videodoorgifte hebben misschien niet veel invloed op de communicatie, maar zelfs kleine onderbrekingen of vertragingen kunnen de algehele flow van de communicatie tijdens een vergadering schaden. 

Audiosignalen van slechte kwaliteit worden alleen maar erger als ze gecomprimeerd moeten worden om in realtime over het internet te worden verstuurd, en daarom zijn nauwkeurige microfoons cruciaal. Ook dankzij software-elementen als ruisonderdrukking en echo-eliminatie wordt de audio verbeterd voordat die naar de deelnemers op afstand wordt verzonden.

Dezelfde logica geldt ook voor het luidsprekersysteem, dat zelfs het signaal van slechte microfoons, zoals die in goedkope headsets, kan verbeteren en de audio aangenaam kan maken en voldoende diepte kan geven om de deelnemers op afstand hoorbaar te maken. Als de hele vergadering op een bekabeld netwerk draait, zoals bij onze Airtame Hub, is ook een lage latentie gegarandeerd, en dat is cruciaal om te voorkomen dat mensen elkaar in de rede vallen of dat er pijnlijke stiltes vallen.

De vergaderruimte van de toekomst

Een belangrijk aspect van een compleet audio-ecosysteem is de esthetiek van de vergaderruimte. Aan het plafond of de wanden gemonteerde audio-apparatuur voelt opgeruimd aan doordat er minder kabels en rommel op tafel zichtbaar zijn. Zo blijft er niet alleen meer werkruimte voor de deelnemers over, maar ontstaat er ook een betere esthetiek, ook bij kleinschaliger vergaderingen. 

De presentatie zegt veel over een bedrijf. Zorg voor een mooie en opgeruimde vergaderruimte, voor externe gesprekken met verkopers of potentiële klanten, of zelfs tijdens sollicitatiegesprekken op afstand, want de eerste indruk telt, ook als die virtueel is.

Dit is een prioriteit voor Airtame, waar het Deense ontwerp van onze Airtame Hub schittert. Of de Airtame Hub nu aan de muur gemonteerd is en achter een tv vandaan gluurt of helemaal verborgen is, hij kan zonder zichtbare kabels geïnstalleerd worden, terwijl een solide draadloze verbinding met de laptop en een esthetische look gegarandeerd zijn.

Proximity bias elimineren

Ieder bedrijf met volledig op afstand werkende medewerkers kan beamen dat 'proximity bias', het verschijnsel dat fysiek aanwezige medewerkers bevoordeeld lijken te worden, bestaat, en moeilijk te bestrijden is. Het lijkt voor een medewerker altijd gemakkelijker om iemand om hulp te vragen die naast hem op kantoor zit, dan iemand die online aanwezig is. 

Deze proximity bias vertaalt zich ook naar hybride vergaderingen, waar het gemakkelijker en natuurlijker lijkt om direct met de deelnemers in de vergaderruimte te praten dan met de deelnemers op afstand. Door het verlagen van de latentie bij hybride gesprekken en het bieden van heldere audiocommunicatie wordt iedereen in het gesprek aangemoedigd om zijn zegje te doen, wat de communicatie onder de medewerkers verbetert en de deur voor genuanceerdere gesprekken openzet. 

Ook onze functie Share to call, waarmee iedereen in de vergaderruimte zijn scherm kan delen zonder bij het gesprek te hoeven inloggen, zorgt ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen. Dat betekent het einde van rondzinglussen in de audio en minutenlang wachten voordat iemand iets van zijn scherm kan laten zien.

Consistente vergaderruimtes

Een goed audio-ecosysteem heeft nog één laatste voordeel dat het vermelden waard is. Met een audio-ecosysteem kun je verschillende apparaten combineren die handig kunnen zijn in ruimtes van verschillende omvang. Hiermee kan de audio-oplossing op maat worden gemaakt voor al je vergaderruimtes, terwijl je toch niet meer hardware koopt dan voor elke ruimte nodig is.

Dat is niet alleen economisch, maar biedt ook dezelfde vergaderervaring, in welke ruimte je ook zit of hoe groot de vergadering ook is. Door de grootte en het aantal speakers en microfoons aan te passen zorg je dat de specifieke audio-opstelling altijd goed genoeg is voor heldere communicatie, zonder dat hij onnodig duur is of te veel ruimte inneemt.

Dit past perfect bij het Airtime Hybrid-plan, dat altijd gebruik maakt van dezelfde Airtame Hub, maar met verschillende sets randapparatuur altijd volledig kan worden aangepast aan verschillende zaalgroottes. Dit heeft het allemaal, terwijl het nog steeds dezelfde methode en interface biedt om een gesprek te beginnen, of dat nu in een kleine huddleroom of een grote vergaderzaal is.

Als deze blogpost je is bevallen, kijk dan gerust op onze website voor meer informatie over wat wij bij Airtame doen voor vergaderruimtes met Shure en hoe je het zelf kunt uitproberen.