Een BYOD-vergaderruimte creëren met Stem en Airtame

Handleiding voor het creëren van je eigen BYOD-vergaderruimte

De primaire bouwstenen voor videoconferentiesystemen zijn bedrieglijk eenvoudig: audio, video en een computer om ze te laten draaien en gesprekken te voeren. Het wordt pas echt moeilijk als je dat model op de juiste schaal wilt brengen, met behoud van de flexibiliteit waardoor medewerkers alles uit hun conference calls kunnen halen. Nu steeds meer kantoren overgaan op een hybride werkmodel, zijn IT-managers op jacht naar technische oplossingen die de schaalbaarheid en flexibiliteit bieden om moderne BYOD-vergaderruimtes voor gebruikers in hun hele organisatie te creëren. Om dit proces te helpen vereenvoudigen hebben we een gids gemaakt met alle informatie over BYOD-ruimtes op een rijtje: de apparatuur die daarvoor nodig is en hoe je de BYOD-vergaderruimte in een handomdraai gebruiksklaar krijgt.

WAAROM DE MODERNE HYBRIDE WERKPLEK DE NOODZAAK VAN BYOD BENADRUKT

Videoconferencing betekent een revolutie voor de manier waarop mensen communiceren, of dat nu met instructeurs, klanten of collega's is. Nu steeds meer bedrijven overgaan op een hybride werkmodel, komen de gebreken van bestaande conferentiesystemen voor duizenden organisaties aan het licht. Gebruikers van vergaderruimtes op de werkplek willen een vergaderervaring zonder gedoe en technische storingen. Ze willen het gemak en de vertrouwdheid van het beginnen en deelnemen aan vergaderingen met hun eigen persoonlijke apparaten, maar met de kwaliteit van de professionele audio- en video-apparaten die een specifieke vergaderruimte biedt.

Wat ze aantreffen is vaak echter een beperkt systeem waarvoor of een gecompliceerde, foutgevoelige configuratie nodig is, of een waarbij ze hun eigen apparaat maar beperkt kunnen gebruiken. Om gebruikers de optimale vergaderervaring te bieden moeten IT-managers vergaderruimtes uitrusten met oplossingen die de benodigde flexibiliteit bieden met een moeiteloos installatieproces.

DE BALANS VINDEN TUSSEN CONFIGURATIES MET SPECIFIEKE PC'S EN BYOD

De meeste conferentiesystemen zijn zo opgebouwd dat ze een van de volgende problemen oplossen:

1. Gebruikers willen een snelle, probleemloze manier om zich bij een conference call aan te sluiten.
2. Gebruikers willen een vergadersysteem dat zich aanpast aan hun persoonlijke wensen en agenda.

De reden dat deze systemen gespecialiseerd zijn in het een of het ander, is dat vergadersystemen vaak een complex samenspel van diverse onderdelen zijn die elk een of meer fysieke aansluitingen nodig hebben om samen te werken. De video-elementen, zoals displays en camera's, de audio en de computer waarop de vergadersoftware draait, moeten allemaal verbonden zijn om het systeem correct te laten werken. Vanwege de rigiditeit van deze systemen kunnen bedrijven of kiezen voor gemak, door een speciale computer met bestaande aansluitingen te gebruiken, of voor flexibiliteit, door gebruikers hun eigen apparaat te laten meenemen (BYOD), maar telkens zelf de verbindingen te laten maken.

Hoewel deze werkwijzen onder bepaalde omstandigheden wel kunnen functioneren, zijn ze geen van beide ideaal voor de flexibiliteit die nodig is in gedeelde vergaderruimtes.

De Airtame-oplossing

De Airtame Hybrid Screen-oplossing benadert het vergaderen op een unieke manier, die het beste van beide werelden meebrengt: Hij geeft gebruikers de flexibiliteit qua platform van BYOD-configuraties, en biedt tegelijk de stabiliteit en het gemak van een specifieke computer die is aangesloten op displays, camera's en audio-randapparatuur.

Om een videoconferentie met Airtame te starten lopen gebruikers een vergaderruimte met Airtame-faciliteiten binnen en gebruiken ze de Airtame-app om de vergadering in wezen naar een Airtame Hub-apparaat te 'strooien'. Ze hoeven alleen maar de app op hun laptop te openen en op Join Call te drukken. De Airtame-app stuurt de vergaderinfo van de agenda van de gebruiker naar de Airtame Hub, en die sluit zich aan bij het gesprek.

De Hub is verbonden met de display, de camera en de audio-apparatuur, zodat de gebruiker nooit extra hardware op zijn laptop hoeft aan te sluiten (het is volledig software-gestuurd) of hoeft te stressen over de accuduur of het draadloze signaal van zijn laptop.

Bij het ontwerpen van een conferentiesysteem moet je de video- en audio-oplossingen kiezen die het beste werken in de fysieke ruimte waar ze geplaatst worden, en die getest zijn op compatibiliteit met Airtame: oplossingen zoals het Stem Ecosystem.

WAAROM STEM EN AIRTAME OPTIMALE FLEXIBILITEIT GARANDEREN

Audio is vaak een uiterst complex onderdeel van het conferentiesysteem, omdat de benodigde aansluitingen voor microfoons en speakers kostbare ruimte in de zaal én beschikbare data-aansluitingen op de computer innemen. Configuraties waarbij meer dan één speaker of microfoon nodig is, vergen meestal of een tijdrovend en moeizaam afstemproces, of een dure integratie.

Het Stem Ecosystem maakt conferentie-audio radicaal eenvoudiger voor zowel installateurs als gebruikers. Al onze vier audioterminals, Table, Wall, Ceiling en Speaker, kunnen worden gecombineerd tot een ecosysteem van wel tien audio-apparaten in een netwerk, afhankelijk van de vereisten van de ruimte. Het mooiste is dat er maar één data-aansluiting voor nodig is: of via het apparaat zelf als het losstaand wordt gebruikt, of via een Stem Hub als er meerdere apparaten in gebruik zijn. Met de software voor het ecosysteem, het Stem Ecosystem Platform, kan ieder apparaat via het lokale netwerk aan de ruimte worden toegevoegd en kunnen de instellingen met de ingebouwde tools aan de unieke audio-omgeving van de ruimte worden aangepast.

Eenmaal geïnstalleerd kan het Stem Ecosystem in combinatie met Airtame worden gebruikt en begint het, nadat het bij de conference call is aangeschoven, automatisch met het ontvangen en verzenden van audio. Open gewoon de Airtame-applicatie, start de vergadering en je bent klaar om deel te nemen.

Creëer een BYOD-vergaderruimte met het Stem Ecosystem en de hybride conferentie-oplossing van Airtame

Hulp nodig bij het instellen van je nieuwe conferentiesysteem? Om gebruikers bekend te maken met het gebruik van zowel de hybride conferentie-oplossing van Airtame als het Stem Ecosystem hebben we een handleiding opgesteld met uitleg om eenvoudig een nieuwe BYOD-conferentieruimte in te richten.

Lees de handleiding hier

of

Leeshier meer over het partnership van Stem en Airtame