Essentieel advies over akoestiek in vergaderruimtes

Heldere communicatie is cruciaal voor effectieve vergaderingen bij moderne bedrijven en organisaties. Als die ontbreekt, kan de productiviteit inzakken en kunnen er kansen verloren gaan.

Daarom is de akoestiek van de ruimte zo belangrijk. Als er geen synergie is met de audio-oplossing, lijdt uw vergadering of videoconferentie daaronder. Slechte verstaanbaarheid kan ertoe leiden dat er details verloren gaan of dat deelnemers belangrijke informatie moeten herhalen, en beide kunnen niet alleen uw vergadering, maar ook uw winstcijfers negatief beïnvloeden. 

Uitdagingen op moderne werkplekken

Moderne vergaderruimtes vormen een enorme uitdaging voor AV-teams en hun audio-oplossingen. 

Omdat ontwerpers van moderne kantoren vaak een voorkeur hebben voor harde, weerkaatsende oppervlakken, ogen deze ruimtes misschien aangenaam, maar bezorgen ze AV-teams hoofdbrekens. Geluid verplaatst zich op allerlei manieren door een ruimte, zodat effectieve oplossingen van geval tot geval verschillen. Maar ongeacht de ruimte vertrouwen eindgebruikers op constante audiokwaliteit en verstaanbaarheid om succesvol te kunnen vergaderen.

Ik heb eerder als studiotechnicus voor de BBC en als expert in elektronische akoestiek voor Brüel & Kjær gewerkt. Nu, bij Shure, help ik bedrijven en organisaties om problemen voor succesvolle audio te overwinnen en ondersteun ik eindgebruikers bij het ontwerpen en installeren van gestandaardiseerde AV/IT-systemen. 

Dit is mijn essentiële advies om het beste resultaat voor uw akoestiek en uw AV-conferentieoplossingen te bereiken. 

Denk altijd aan manieren waarop de techniek en de akoestiek in de ruimte kunnen samenwerken

200 jaar geleden hadden we niet de mogelijkheid om geluid te elektrisch te versterken of audiosignalen digitaal te verwerken. 

Of het nu om een directiekamer of een raadszaal ging, architecten moesten met de vorm en materialen van het gebouw de gewenste akoestiek zien te creëren. En dat geldt nu nog steeds. Met elektronische oplossingen kunnen we veel doen om de audio in vergaderruimtes te verbeteren, maar de akoestiek van de ruimte is van eminent belang om een hoge kwaliteit te garanderen. Als u het geluk hebt dat u betrokken bent bij het ontwerp van een ruimte, zorg dan dat audio en akoestiek van het begin af aan prioriteit krijgen. Dat spaart geld, tijd en een kostbare installatie achteraf. 

Denk erom dat de audiokwaliteit te lijden heeft onder moderne vormgeving van het interieur

In Scandinavië zijn glas en harde oppervlakken zeer geliefd in kantoren van bedrijven. Harde houten vloeren, glazen wanden en zichtbaar metselwerk zijn in zwang bij interieurontwerpers, maar ze zijn niet ideaal voor een goede audiokwaliteit. 

Veel bedrijven en hun binnenhuisarchitecten hebben een voorkeur voor strak ingerichte kantoren. Maar als het te strak wordt, is er niets wat het geluid in de ruimte absorbeert. Dit leidt tot mogelijke audioproblemen, zoals ongewenste weerkaatsing, echo’s en dode plekken. 

Laat oppervlakken in de ruimte behandelen

Laatst was ik bij de AV-systeembeheerder van een klant, die de directie had overtuigd om hoogpolig tapijt in huddlerooms te laten leggen. Hoewel er problemen waren met het schoonhouden ervan, was de akoestiek in de ruimte sterk verbeterd. Vóór deze ingreep meden de medewerkers deze ruimtes omdat het geluid zo hol was en vermoeiend om naar te luisteren. 

Dit is een goed voorbeeld van de manier waarop het vernieuwen van de materialen in een ruimte de akoestiek en audiokwaliteit kan helpen verbeteren. 

Het aanbrengen van middelen op de muren is een andere relatief goedkope en onopvallende optie. Veel organisaties kiezen voor geluidsabsorberende panelen met het uiterlijk van een gedrukte afbeelding. Voor de voorzijde kunt u bijvoorbeeld het logo of de kleuren van het bedrijf gebruiken. Als deze platen op de muur van een vergaderruimte zijn aangebracht, realiseren de deelnemers zich vaak niet dat de afbeelding een hoop geluid en ongewenste reflecties absorbeert. Zo kunnen de audio en de inrichting effectief in balans worden gebracht. 

Wijs de deelnemers op de correcte vergader-etiquette

Vaak kunnen ongewenste geluiden zoals ritselend papier, hand-outs of typen op een toetsenbord tijdens vergaderingen afbreuk doen aan de geluidskwaliteit. Als we in een ruimte één-op-één met iemand praten, filteren we die ongewenste akoestische afleidingen er instinctief uit. Maar ze treden meer op de voorgrond als we niet in één ruimte met de sprekende deelnemer aanwezig zijn.

Het kan daarom nuttig zijn om de deelnemers aan het begin van de vergadering te wijzen op de correcte vergader-etiquette, al is het wel veel gevraagd om te verwachten dat de deelnemers de hele vergadering stilzitten. Als het AV-ontwerp voorziet in ‘follow me’-array-microfoons, richten die zich automatisch op de actuele spreker en weren ze aangrenzende en omgevingsgeluiden.

De MXA910 Ceiling Array Microphone met IntelliMix® van Shure is een fantastische oplossing die bijdraagt aan transparante spraakweergave tijdens vergaderingen. De deelnemers merken vaak niet dat die tijdens de vergadering worden gebruikt, waardoor ze helderder en natuurlijker spreken. De acht bestuurbare lobben zorgen voor strakke, gerichte registratie van de audio. 

Denk aan de plaatsing van de luidsprekers in de ruimte

Het is geen goed idee om een luidspreker hoog in een hoek te hangen, ook al denken we intuïtief dat dit de beste algehele dekking oplevert. Speakers in hoeken stimuleren de natuurlijke resonanties van een ruimte, wat leidt tot ongelijke spreiding van het geluid en daardoor een vertroebelde spraakwaarneming, zowel bij de luidspreker als achterin. 

Misschien hebt u wel veel geld uitgegeven aan geweldige speakers, maar niet geluisterd naar de facilitair manager die ze uit de weg wil hebben in vergaderruimtes. In een studio-omgeving zijn de speakers juist onderdeel van het meubilair, en niet weggestopt. Daar moeten we onszelf continu aan herinneren. 

U hoeft niet dicht bij een microfoon te staan om hem goed te laten werken

Behalve op het hoofd gedragen modellen voor presentatoren vangen de meeste microfoons ook spraak op als ze niet dicht bij de deelnemer zitten. Als ze te dichtbij zitten, treedt vaak zelfs vervorming van de stem op omdat de microfoon overstuurd wordt. Als een deelnemer achterin klaagt over een laag volume, is dit zonder uitzondering te wijten aan niet-passende elektronica, en niet aan een laag volume bij de microfoon. Deelnemers in de ruimte horen de spreker immers heel natuurlijk.

Naar verluidt wordt de uiterst veelzijdige Microflex® Advance™ MXA310 tafelarray-microfoon van Shure vaak onder de deelnemers doorgegeven. Maar ook dit is niet nodig. Door de inherente dekking van dit apparaat kunt u hem met rust laten en focussen op datgene waar de vergadering om vraagt: heldere en effectieve communicatie. 

Bezoek ons op de ISE 2020 om te ontdekken hoe Shure conferenties en samenwerking verandert.