Het audiosysteem, deel 4: software

Een vergadering zonder video is nog steeds een vergadering. Een vergadering zonder audio wordt afgelast. 81% van de beslissers in de IT zegt zelfs dat audio de meeste invloed heeft op het verbeteren van de kwaliteit van virtuele vergaderingen. Goed geluid kan gemakkelijk worden vergeten, maar slecht geluid valt niet te missen. Het leidt tot vermoeidheid, meer afleiding en minder begrip. En al die dingen leiden tot minder productiviteit en inkomsten.

In deze serie blogposts bespreken we het belang van ieder onderdeel van het audiosysteem voor het realiseren van verstaanbaar en natuurlijk geluid. In blogpost 4 bespreken we de rol van software.

Terwijl de basisfuncties van audiocomponenten als microfoons, mengpanelen, signaalprocessors en luidsprekers redelijk eenvoudig zijn, zijn de wensen van geavanceerde gebruikers nu zover ontwikkeld dat de eisen die aan het vermogen en de flexibiliteit van deze producten gesteld worden, complexer zijn dan ooit. Daarnaast is de aanwezigheid van AV-conferentiefuncties niet langer beperkt tot één of twee speciale ruimtes, maar zijn ze inmiddels onmisbaar in vrijwel iedere vergaderruimte of collegezaal. Uit een recent onderzoek bleek dat er in Noord-Amerika en West-Europa alleen al 11 miljoen vergaderruimtes zijn, en dat 49% daarvan kleine ruimtes zijn voor zes of minder personen. Nu vrijwel overal AV-conferenties worden gehouden, staan system integrators en IT-afdelingen onder druk om oplossingen te vinden die snel te configureren, aan verschillende wensen aan te passen, en eenvoudig te beheren zijn. Software heeft zich aangediend als instrument dat deze doelen bereikbaar maakt.

Nu AV-conferentiefuncties onmisbaar zijn in vrijwel iedere vergaderruimte of collegezaal, staan IT-afdelingen onder druk om oplossingen te vinden die snel te configureren, aan verschillende wensen aan te passen, en eenvoudig te beheren zijn. Software maakt deze doelen bereikbaar.

Sneller installeren dankzij software

Vrijwel alle AV-hardware heeft inmiddels een webinterface waarmee operationele parameters kunnen worden ingesteld. Maar daarbij is het nog steeds nodig om met iedere component individueel verbinding te maken om de instellingen te configureren. Met meerdere microfoons, versterkers en luidsprekers plus een signaalprocessor in de ruimte kan het veel tijd kosten om al die instellingen door te nemen.

De ware kracht van AV-componenten op netwerkbasis is dat ze op afstand geconfigureerd kunnen worden. Software waarmee je vanaf één scherm toegang krijgt tot de instellingen voor meerdere soorten apparaten bespaart kostbare tijd bij het installeren en in gebruik nemen van het systeem. Als de instellingen van het systeem in één ruimte kunnen worden gekopieerd naar het systeem in een andere, identieke ruimte, wordt een nog grotere tijdsbesparing gerealiseerd. Het configureren van tientallen ruimtes kost dan niet eens zoveel meer tijd dan van één of twee. En als je met één programma meerdere componenten tegelijk kunt configureren, levert dat een veelvoud aan voordelen op. (Met Shure Designer software configureer je Microflex Advance microfoons, IntelliMix hardware- of software- audioprocessors, netwerkinterfaces, netwerk-muteknoppen en MXN5-C luidsprekers allemaal vanuit één portal.)

Software houdt firmware actueel

De realiteit is dat AV-hardware tegenwoordig continu wordt verbeterd, met nieuwe functies, bugfixes en uitgebreidere mogelijkheden. Om te garanderen dat de producten in elke ruimte consistent presteren is het essentieel om de firmware-releases bij te houden en de firmware direct in het hele gebouw bij te werken. Dankzij software die de systeembeheerder automatisch informeert wanneer er voor ieder product nieuwe firmware beschikbaar is, en die het eenvoudig maakt om die te downloaden en te installeren, hoeft de website van de fabrikant minder vaak te worden geraadpleegd.

Software vertelt je wanneer iets niet in orde is

Nu het aantal AV-conferentiesystemen in het gebouw is toegenomen, is ook de opgave om alles soepel te laten draaien, zwaarder geworden. Om dat te kunnen doen, heeft het IT-personeel informatie nodig. Werkt alles naar wens? Is er iets wat ik moet doen? Moet ik ergens iets controleren? Hopelijk kan deze informatie worden verkregen voordat er wordt gebeld door een gefrustreerde gebruiker die zijn vergadering niet kan beginnen.

Het beheren van grootschalige installaties kan een moeilijke opgave zijn, maar software voor AV-beheer kan ze in elke ruimte in de gaten houden. De SystemOn software voor het beheer van audioapparatuur van Shure kan de status van apparaten bijhouden en potentiële problemen al voordat ze problemen worden, identificeren. Is er een kabel los waardoor er een apparaat offline is? Is de accu van een radiozender bijna leeg? Is er een licentie die bijna verloopt? Dit zijn dingen die je wilt weten als de ruimte ongebruikt is, en niet als een groep gebruikers net is gaan zitten. Goede software voor AV-beheer kan dit soort situaties opsporen en je zelfs met een sms of e-mail waarschuwen, zodat je kunt beslissen wie de kwestie wanneer en op wat voor manier moet oplossen.

Nu AV-systemen steeds geavanceerder zijn geworden, is het installeren en draaiend houden ervan een steeds complexere opgave geworden. En nu meer mensen meer gebruik maken van meer apparatuur, hebben system integrators en IT-personeel baat bij software die het configureren en beheren van deze tools eenvoudiger maakt, zodat ze hun gebruikers betrouwbaar van dienst kunnen zijn.

Lees ook de andere artikelen over het Shure audiosysteem voor conferenties:

• Het audiosysteem, Deel 1: conferentiemicrofoons
• Het audiosysteem, deel 2: digitale signaalverwerking
• Het audiosysteem, deel 3: luidsprekers
• Het audiosysteem, deel 5: technologiepartners