Maak uw AV-wensen toekomstbestendig

Een AV-systeem kan snel onpraktisch in het gebruik worden, of in het slechtste geval verouderd raken, als er in de plannings- en aankoopfase geen doordachte en zorgvuldige aandacht aan de technische details wordt besteed. Om uw planning hierop af te stemmen is het nuttig om enkele antwoorden op de meest gestelde vragen te hebben als u voor de taak staat om een systeem te vernieuwen of te vervangen.

Hier vindt u wat praktisch advies, gebaseerd op onze ervaring, dat ervoor kan zorgen dat de juiste functies en apparaten worden gekozen om een bruikbaarder levenscyclus voor het geïnstalleerde systeem te bieden.

Wat zijn de meest voorkomende redenen voor een AV-upgrade?

De wens om een AV-systeem te verbeteren of te vernieuwen wordt door verschillende overwegingen bepaald.

Slecht functioneren en niet-ondersteunde apparaten zijn een factor. Op een bepaald moment valt de apparatuur uit of wordt ze niet langer door de fabrikant ondersteund. Als dit vóór een geplande vernieuwingscyclus gebeurt, moet u misschien besluiten om het hele systeem te upgraden vanwege het feit dat er geen vervanging beschikbaar is en/of de fabrikant het apparaat niet langer ondersteunt.

Een systeem wordt soms ook compleet vervangen als een klant verandering wil. Omdat de techniek zich schijnbaar met de week ontwikkelt en verandert, vraagt een klant nu misschien om functies waarvoor een bepaald apparaat nodig is dat niet compatibel is met het bestaande systeem. Het streamen van vergaderingen, voldoen aan regels voor gehandicapten en de mogelijkheid om deelnemers toe te voegen zijn veel voorkomende wensen onder klanten. In sommige gevallen kan het oudere systeem niet aan deze vraag voldoen, zodat de klant besluit dat hij het best gediend is met vernieuwing van het systeem.

Soms is er sprake van een wijziging in de politieke verhoudingen binnen een overheidsorgaan, waardoor het systeem anders moet gaan functioneren. Bij de overheid gelden vaak protocollen over de manier waarop vergaderingen moeten worden gehouden. Als die protocollen veranderen, moet ook het geïnstalleerde systeem worden herzien. In de private sector is er misschien een nieuwe huurder die besluit dat een systeem niet aan zijn wensen voldoet. In elk van deze gevallen is een upgrade wellicht niet voldoende om de gewenste eigenschappen te realiseren, zodat vervanging van het systeem onvermijdelijk wordt. 

Voor AV-integrators zijn upgrades uiteraard een kans om winst te maken. Dit alles geldt ook voor de vraag van klanten naar een ‘groenere’ werkplek. Monitoren op afstand, getimed in- en uitschakelen en bezettingsdetectie zijn allemaal mogelijke systeemupgrades die een integrator een klant kan aanbieden om een bepaald ecologisch doel, of misschien zelfs een LEED-certificering, te realiseren.

Wat zijn de belangrijkste overwegingen?

Langetermijndoelen

Wijs langetermijndoelen aan om toekomstige kosten in te plannen en te beperken. Voorbeeld: het aanschaffen van een discussiesysteem zonder stemfunctie, om een half jaar of langer na voltooiing van het project te ontdekken dat deze systeemvereiste toch nodig is. Deze fout leidt tot extra kosten boven op de installatie, maar had wellicht kunnen worden vastgesteld in de fase waarin de wensen van de klant worden bepaald.

Integratie

Ook de functies monitoren op afstand, verzamelen van meetgegevens, database-integratie en camerabediening verdienen de aandacht; dit zijn vaak vereisten voor moderne AV-systemen. 

Schaal

Als onderdeel van het bepalen van de wensen is toekomstige groei een belangrijk onderwerp om met de klant te bespreken. Gaat de stoelindeling in de ruimte veranderen, moet u misschien deelnemers (microfoons) toevoegen, zijn er potentiële nieuwe technologieën in zicht die voor de klant van belang zijn...? Wanneer in de ontwerpfase rekening wordt gehouden met upgrades en uitbreidingen van het systeem, kunnen deze later in de levenscyclus vaak veel eenvoudiger worden aangebracht.

Budget

Onrealistische verwachtingen in de voorbereidingsfase van een project kunnen de mogelijkheid van latere upgrades beperken. Goedkopere keuzes in de opstartfase van het systeem kunnen ertoe leiden dat later geen functies of apparaten kunnen worden toegevoegd.

Wat zijn de volgende stappen nadat het besluit om te upgraden of een nieuw systeem te kopen is genomen?

Bepaal de hierboven genoemde, cruciale systeemvereisten en begin het gesprek met de fabrikanten. Zij kunnen waardevol advies geven over het realiseren van de gewenste functionaliteit en hebben wellicht suggesties om binnen budget te blijven, zonder toekomstige upgrades uit het oog te verliezen. Een AV-consultant kan zijn klant begeleiden in de richting van een praktisch proces als het gaat om de keuze van producten en eventuele veranderingen aan het systeem in de toekomst.

Gesprekken met eindgebruikers over de manier waarop ze hun systeem gebruiken, werpen op de lange termijn hun vruchten af. Het is vaak een combinatie van onderzoeken en onderwijzen om erachter te komen hoe ze hun systeem momenteel gebruiken en welke nieuwe techniek nuttig voor ze kan zijn. Displaytypes, schermdeeltechnieken, microfoongebruik, conferentieprotocollen en andere overwegingen moeten diepgaand worden besproken.

De keuze voor een integrator is een belangrijke beslissing. Idealiter moet de kandidaat-integrator worden gekozen op basis van ervaring met soortgelijk werk; in een gesprek moet worden bepaald hoe hij het project wil aanpakken en wie er deel uitmaken van het team dat het project gaat uitvoeren. De kosten, tijdlijn, eventuele problemen, programmering en de eisen aan software/firmware moeten in dit eerste gesprek allemaal aan de orde komen. De integrator wordt uw belangrijkste partner, niet alleen voor de installatie van het systeem, maar ook als informatiebron bij het bespreken van verbeteringen en vernieuwingen, later in de levenscyclus van het systeem. De AV-techniek verandert continu, en vaak is het de integrator die u het beste door de technische vorderingen kan loodsen die voor uw systeem van toepassing zijn.

Wat is het beste resultaat voor een nieuw systeem?

Een effectief functionerend systeem is flexibel, functioneel en elegant; het verbetert de communicatie dankzij transparante, doelgerichte audio en biedt jaren van gebruik, voor een effectief rendement van uw investering. Als je voldoet aan de criteria die in de planningsfase van het project zijn opgesteld, en ze overtreft, is dat een formule voor tevredenheid bij de klant. Het beste resultaat is, althans voor mij, een dankbare en tevreden klant.

Interesse in meer nieuws uit de sector? Volg ons op on Twitter via https://twitter.com/shuresystems of abonneer u op het YouTube-kanaal van Shure Systems.