Vier oplossingen met AV-techniek om samenwerkingsruimtes te verbeteren

Videoconferencing heeft zich al bewezen als immens effectieve communicatietool, zoals wel blijkt uit de snelle, wereldwijde acceptatie ervan. Ondanks de immense stappen voorwaarts die het de afgelopen decennia qua betrouwbaarheid en stabiliteit gezet heeft, ligt er nog steeds het nodige werk om het virtuele vergaderproces te verbeteren en te stroomlijnen.

Dit geldt des te meer voor samenwerkingsruimtes, waar een veel grotere flexibiliteit en aanpasbaarheid vereist is dan bij vergelijkbare vergaderruimtes in een reguliere kantooromgeving. Enkele van de meest gehoorde klachten in samenwerkingssituaties zijn een gebrek aan helderheid van de audio en aan tools om in realtime content te delen en samen te werken. Gelukkig is er de afgelopen jaren een groot scala van oplossingen met audiovisuele techniek verschenen om die lacunes te dichten, de vergaderkwaliteit drastisch te verbeteren en videogesprekken nog verder in onze samenwerkingsruimtes te integreren.

Wat is AV-techniek?

Audiovisuele techniek omvat een breed scala van apparaten en systemen om de communicatie door middel van beeld en geluid te verbeteren. Met de juiste oplossingen op het gebied van audiovisuele techniek werken de audio en de visuele elementen van een videoconferentiesysteem zodanig samen dat ze op elke afstand boeiender en efficiëntere communicatie creëren.

Om effectieve communicatie mogelijk te maken moet het AV-systeem tegelijk een beeld en gesproken audio van de ene naar de andere partij overbrengen. Aan de visuele kant bestaat een AV-systeem uit een camera en een display met internetfunctionaliteit, terwijl het audio-aspect gebruik maakt van een combinatie van speakerphones, microfoons en luidsprekers.

De complexiteit en kwaliteit van deze combinatie van beeld en geluid kan zeer sterk variëren, afhankelijk van de vereisten van de ruimte en het beschikbare budget. Voor een gehoorzaal gelden andere wensen dan voor een hoorzitting in de senaat, en voor een directiekamer is waarschijnlijk een ander budget beschikbaar dan voor een huddleroom!

Wat zijn de voordelen van AV-techniek?

Een van de grootste voordelen van AV-techniek is dat die hybride werkplekken helpt om de kloof tussen fysiek en op afstand aanwezige deelnemers te overbruggen. Teamleden van overal ter wereld kunnen tegelijk bijdragen aan een bespreking of samenwerkingsproject zonder inefficiënte, indirecte correspondentietechnieken te gebruiken of dure zakenreizen te ondernemen.

AV-techniek kan precies aan een willekeurig aantal vergaderscenario's worden aangepast, van grote conferenties tot besloten overleg met het team. Er bestaan verschillende combinaties van techniek, uiteenlopend van een reguliere AV-oplossing voor een vergaderruimte op kantoor tot het houden van een live bedrijfscursus voor zowel fysiek als op afstand aanwezige deelnemers.

AV-techniek dient fundamenteel om organisaties verbeterde communicatie- en samenwerkingsopties te bieden op basis van hun eigen wensen. Voor werkplekken moet de nadruk bij de AV-techniek op flexibiliteit en gebruiksgemak liggen, zodat de gebruikers kunnen binnenkomen met hun apparaat, het aansluiten op het conferentiesysteem en direct kunnen beginnen met bellen.

Wat voor werkplekken hebben baat bij oplossingen met AV-techniek?

Bedrijven en organisaties in vrijwel alle bedrijfstakken en sectoren hebben baat bij AV-techniek, elk met hun eigen specifieke mix van techniek die de effectiviteit van hun vergaderingen kan maximaliseren. Nu technische verbeteringen zoals videoconferenties een bredere geografische spreiding van teams en medewerkers mogelijk maken, zijn de samenstelling van en de eisen aan een doorsnee-werkplek drastisch veranderd.

Veel organisaties richten niet langer satellietvestigingen op, maar kiezen voor samenwerkingsruimtes waar veel verschillende bedrijven in één ruimte naast elkaar kunnen bestaan. Dankzij AV-techniek bespaart dit systeem kosten, zonder dat de effectiviteit van de interne en externe communicatie wordt opgeofferd.

Afhankelijk van het aantal medewerkers op één locatie kunnen samenwerkingsruimtes grote conferentiezalen, maar ook kleinere overlegruimten bieden, waar de gebruikers rust en privacy vinden zonder zich zorgen te maken dat ze anderen in de ruimte storen. Deze gezamenlijke vergaderruimtes kunnen technische oplossingen zoals BYOD-conferentiesystemen, audio-ecosystemen en gespecialiseerde camera's en schermen bieden die voor een vlekkeloze en hoogwaardige vergaderervaring zorgen.

Welke oplossingen met AV-techniek kunnen samenwerkingsruimtes verbeteren?

BYOD-conferentiesystemen

Voor ieder stukje gedeelde techniek in een samenwerkingsruimte moet de nadruk op het gebruiksgemak liggen. Conferentiesystemen waarbij voor een simpel gesprek een complexe installatie en kabelverbindingen nodig zijn, leiden alleen maar tot problemen, wat betekent dat een 'plug and play'-systeem waarbij iedereen zijn eigen aparaat meeneemt (BYOD), vereist is.

Bij BYOD-conferentiesystemen wordt een centraal apparaat gebruikt om alle onderdelen van het conferentiesysteem - audio, camera, display en platform - aan elkaar te koppelen, en het aantal benodigde aansluitingen terug te brengen tot maar één. In een systeem als Barco kunnen de gebruikers verbinding maken met een directe bekabelde aansluiting, of via een dongle voor draadloos contact, terwijl Airtame de gebruikers een app op hun device laat downloaden en hun videogesprekken via wifi laat streamen.

Draadloze presentatiesystemen:

Met draadloze presentatiesystemen kan materiaal moeiteloos worden gedeeld, en ze kunnen dienen voor zowel fysieke als virtuele vergaderingen. Ze geven presentatoren de mogelijkheid om hun werk te demonstreren zonder telkens op of in hun computer of device te kijken, wat een boeiender en dynamischer presentatie bevordert.

Audio-ecosystemen:

Audio-ecosystemen creëren met een combinatie van audio-hardware en -software een netwerk van audioregistratie en -overdracht. Oplossingen als het Stem Ecosystem bieden samenwerkingsruimtes met een aanpasbare en schaalbare oplossing die op maat kan worden gemaakt voor ruimtes van elke grootte.

Het Stem Ecosystem bestaat uit vier met elkaar combineerbare audioterminals: Table, Wall, Ceiling en Speaker. Al deze apparaten kunnen individueel voor kleinere ruimtes worden gebruikt of als netwerk worden gecombineerd tot een audio-ecosysteem dat een breder dekkingsgebied in grotere vergaderruimtes biedt.

Het Stem-OS biedt zijn gebruikers een suite van krachtige software-tools waarmee het systeem in een handomdraai te installeren is. Deze tools zijn:

• RoomDesign: Kopieert de vergaderruimte digitaal in de software, zodat gebruikers de plaatsing van apparaten in kaart kunnen brengen en audiodekkingsgebieden kunnen inschatten
• RoomAdapt: Ieder apparaat voert een test uit om het akoestische profiel van de ruimte te analyseren en de instellingen aan te passen voor optimale audiokwaliteit
• RoomCheck: Het ecosysteem test het dekkingsbereik en biedt de gebruiker een visuele heatmap die alle mogelijke dode zones in de audiodekking weergeeft

Interactieve whiteboards

Whiteboards zijn ideaal om ideeën visueel weer te geven, lijsten en schema's te creëren en te brainstormen over nieuwe ideeën tijdens vergaderingen over een nieuwe campagne of product. Een van de grootste uitdagingen voor communicatie op afstand is het reproduceren van alle voordelen van een persoonlijke ontmoeting, inclusief hulpmiddelen als een whiteboard.

Interactieve displays die als whiteboard kunnen dienen, bieden precies die ervaring. Teamleden kunnen hun ideeën uiten en door een of meer presentatoren op het gezamenlijke whiteboard laten opschrijven of tekenen. Ieder teamlid kan bijdragen, en de digitale whiteboards kunnen worden bewaard en uitgebreid, wat een extra voordeel biedt ten opzichte van zijn analoge voorganger.

Samenwerkingsruimtes bieden dynamische en minder kostbare opties voor bedrijven met een sterk verspreid personeelsbestand. Om deze afgezonderde medewerkers een optimale ervaring te bieden moeten vergaderzalen in samenwerkingsruimtes worden uitgerust met audiovisuele techniek die een vlekkeloze ervaring met videoconferenties biedt, zodat ze effectief met de rest van hun team kunnen communiceren.