Ricoh x Shure: innovatie door co-creatie

In het najaar van 2018 opende de wereldwijde leider op het gebied van werkplektechnologie Ricoh de Ricoh Business Innovation Lounge in het Tamachi-district in Tokyo. De Lounge is ontworpen om klanten en medewerkers de mogelijkheid te bieden om hands-on te gaan werken met de ultramoderne producten en geavanceerde technologieën van Ricoh en verwelkomde vertegenwoordigers van bijna 50 bedrijven in de eerste twee maanden. Ricoh hoopt dat deze nieuwe ruimte zal blijven dienen als een vonk voor "co-creatie" tussen bedrijven in verschillende industrieën en vakgebieden.

De technologie in de Innovation Lounge biedt nieuwe waarde

Ricoh koos Shure's MXA910 Ceiling Array Microphone en P300 IntelliMix® Audio Conferencing Processor voor het belangrijkste geluidssysteem in de Lounge. De mogelijkheden van de MXA910 worden volledig benut als pick-up microfoon voor het interactieve whiteboard dat momenteel in ontwikkeling is bij Ricoh.

We gingen zitten met Hiroyuki Kimbara van Ricoh's Product Strategy Office en Hidetoshi Kikuchi van Ricoh Japan's Marketing Center om Ricoh's inspanningen op het gebied van werkplekinnovatie, het concept achter de Ricoh Business Innovation Lounge Tokyo te bespreken en wat Ricoh ertoe bracht deze nieuwe faciliteit uit te rusten met Shure-producten.

Yuki Otomo: Ricoh staat bekend als een gevestigde fabrikant van kopieerapparaten en printers, maar biedt in feite een groot aantal verschillende producten en diensten. Kunt u mij vertellen hoe Ricoh de reikwijdte van zijn activiteiten heeft uitgebreid?

Hiroyuki Kimbara: Voordat iedereen begon te praten over werkplekinnovatie, ontwikkelde Ricoh al producten die erop gericht waren het werk efficiënter te maken. Het papier dat kopieerapparaten en printers gebruiken, is bijvoorbeeld fysiek, maar de inhoud die op dat papier is afgedrukt, bestaat als informatie. Als die informatie gedigitaliseerd kan worden, verbetert dat de efficiëntie.

Als informatie bestaat als digitale gegevens, kan deze op papier worden afgedrukt en gemakkelijk worden gemanipuleerd voor andere doeleinden; bijvoorbeeld projectie op grote schermen of verzending naar verre locaties. Deze manier van denken leidde tot een gestage evolutie in Ricoh's kopieerapparaten en printers. Het voedde ook de ontwikkeling van een meer diverse productreeks met projectoren, video, web conferentie systemen en dergelijke.

Om de kopieermachines en printers op een efficiënte manier in een kantoor te gebruiken, is het belangrijk dat u onder andere hun functies afstemt op de betreffende toepassing of kopieerapparaten verkleint als ze niet worden gebruikt. Deze aanpak bracht Ricoh ertoe om uit te breiden naar "managed service" en andere zakelijke en serviceaanbiedingen. In de loop van de tijd werd Ricoh getransformeerd van een fabrikant naar een leverancier van kantooroplossingen.

Otomo: Het perspectief dat u beschrijft, is hetzelfde als dat we bij Shure gebruiken. Hoewel Shure een fabrikant en verkoper van audioapparatuur is, hebben we gemerkt dat wanneer we onze producten presenteren aan gebruikers die bedrijven, overheidsinstellingen of scholen vertegenwoordigen, simpelweg door te zeggen dat 'onze producten goed klinken', vaak niet genoeg is om de waarde van de producten over te brengen naar hen. Klanten zien audioapparatuur niet meer dan een onderdeel van een vergaderruimte, maar als we uitleggen hoe een bepaald apparaat de manier waarop vergaderingen werken zal veranderen, krijgen we een positieve reactie.

Heeft het grote streven van Japan naar innovatie in werkstijl een boost gegeven aan Ricoh's activiteiten?

Kimbara: Ja, dat is zeker zo. Het heeft meer zakelijke kansen opgeleverd en het heeft de lat voor onze inhoudsvoorstellen voor klanten verder verhoogd. In het verleden was de omvang van onze discussies gericht op het aantal projecten en whiteboards dat de klant nodig had voor hun nieuwe vergaderruimte. Nu moeten we onze voorstellen aanpassen om te laten zien hoe ze innovatie in de werkstijl zullen vergemakkelijken.

Sterker nog, klanten nemen contact met ons op om te zien hoe de vergaderruimte van de toekomst eruit komt te zien. Ze zullen ons vragen om die ideeën te verwerken in een voorstel voor een vergaderruimte die in 2020 wordt geïnstalleerd.

Otomo: Wauw, dat is druk! (lacht)

Kimbara: In termen van productieontwikkeling is het aantal gevraagde patronen toegenomen. Zo was in het verleden een opstelling met één of twee soorten projectoren voor vergaderruimten voldoende, maar vanwege het enorme aanbod aan soorten vergaderruimten moesten we het type en de verscheidenheid aan producten die we aanbieden uitbreiden. Onze productlijn blijft dus groeien.

Hidetoshi Kikuchi: Het streven naar innovatie op het gebied van werkstijlen leidt ertoe dat klanten op zoek gaan naar nieuwe werkstijlen, en ik denk dat we hebben gezien waar deze trend toe zal leiden.

Klanten zullen niet langer tevreden zijn met voorstellen die de status quo opleveren. Hoewel dit voor veel druk zorgt, heeft het ons ook gedwongen het potentieel voor nieuwe waarde creatie te bevestigen dat Ricoh, als fabrikant en zijn dochteronderneming Ricoh Japan, samen als "één Ricoh" kunnen bieden.

Otomo: Ik ben het echt met je punt eens. Shure heeft ook het voordeel dat het veel unieke en onderscheidende technologie heeft, evenals een breed scala aan producten die zijn ontwikkeld gedurende de lange geschiedenis van het bedrijf. Wanneer een klant ons vraagt ​​om hen enkele interessante ideeën te geven, hebben we een robuust productassortiment waarmee we aan hun specifieke behoeften kunnen voldoen. De bevordering van innovatie op het gebied van werkstijlen heeft er zeker toe geleid dat de verzoeken van klanten diverser zijn geworden, maar het behandelen van uiteenlopende verzoeken is een van de sterke punten van Shure.

Onderneemt u bij Ricoh initiatieven om uw werkefficiëntie intern te verbeteren?

Kikuchi: Ricoh streeft al jaren proactief naar manieren om zijn activiteiten te stroomlijnen. Ongeveer tien jaar geleden introduceerden we "hot desk offices" en sindsdien is het aantal bureaus op onze verkoopafdeling met ongeveer 30% afgenomen.

Destijds schakelden we de computerterminals van ons verkoopteam over op Apple iPads, waardoor teamleden meer mobiliteit kregen bij het plannen en bezoeken van klanten. Als gevolg hiervan gingen we van het huren van zeven kantoorverdiepingen naar zes, waardoor onze totale kosten sterk werden verlaagd.

Ook hebben we onlangs alle werknemers naar de Apple iPhone verplaatst, zijn we overgeschakeld van Lotus Notes naar Microsoft Office 365 en hebben we Microsoft One Drive geïntroduceerd om een ​​basis voor telewerken te creëren.

Onze missie is om oplossingen voor klanten te bedenken, maar we kunnen de waarde van deze verbeteringen niet effectief communiceren als we ze niet zelf hebben geprobeerd. De fundamentele aanpak van Ricoh is om klanten nieuwe waarde te bieden die is voortgekomen uit onze eigen interne implementatie-ervaringen. Ik denk dat dat een van de bepalende kenmerken van Ricoh is.

Otomo: Dat is een vrij vooruitstrevende aanpak.

Kikuchi: Zelfmanagement en verantwoordelijkheid zijn een cruciaal onderdeel van nieuwe werkstijlen. Neem bijvoorbeeld telewerken. Wat werknemers doen als ze niet op kantoor zijn, is aan hen. Om werknemers buiten het kantoor productief te laten werken, is verantwoordelijkheidsgevoel van hun kant nodig. Ik ben van mening dat het belang van innovatie in de werkstijl van invloed is op het zelfmanagement dat gepaard gaat met vrijheid en verantwoordelijkheid.

Ricoh Business Innovation Lounge Tokyo

Otomo: In september 2018 opende Ricoh zijn Ricoh Business Innovation Lounge Tokyo [hierna de "Ricoh BIL Tokyo"] in het district Tamachi in Tokyo. Waarom besloot je deze nieuwe showroomstijl op te zetten?

Kikuchi: "Empowering Digital Workplaces" is de waarde propositie die wordt aangeboden door de Ricoh Group, en we realiseren dat door middel van een verscheidenheid aan ideeën voor bedrijfsoplossingen. We waren echter van mening dat het simpelweg onvoldoende was om televisiecommercials en andere advertenties te gebruiken om de stelling te vermelden. We voelden dat klanten een ruimte nodig hadden waar ze zo'n omgeving in de echte wereld konden ervaren.

Net zoals landingspagina's worden gebruikt in online media, werd deze ruimte bedacht als een soort "landingsplek" voor klanten die willen zien hoe onze waarde propositie er in actie uitziet. Er zijn al genoeg showrooms waar klanten producten kunnen demonstreren, maar waar die showrooms hun producten presenteren 'zoals ze zijn', gaat de Ricoh BIL Tokyo verder dan de producten 'zoals ze zijn' om klanten de producten te laten zien ' worden." We kunnen onze routekaart voor de toekomst introduceren aan de klanten die de Ricoh BIL Tokyo bezoeken en hen de waarden en kijk op de wereld laten zien waar we naar streven. Wij zijn van mening dat dit de verwachtingen voor onze toekomstige producten en het huidige product zal stimuleren.

Er was ook een gevoel van urgentie om de ruimte te openen. De snelle acceleratie in ontwikkeling van IoT, AI en 5G verhoogt de snelheid waarmee klanten informatie kunnen verkrijgen. In plaats van onze producten en diensten stukje bij beetje te introduceren, dachten we dat we nieuwe waarde konden creëren door Ricoh's hele toekomstvisie te delen.

We kunnen ook leren van de reacties van onze klanten die onze nieuwe technologie hebben getest vóór de lancering. We hebben een ruimte gecreëerd waar zowel Ricoh als onze klanten co-creatie kunnen bereiken, en die ruimte is de Ricoh BIL Tokyo.

Otomo: Wat is er specifiek in deze ruimte beschikbaar voor klanten om te ervaren?

Kikuchi: Klanten zullen innovaties vinden om de productiviteit van vergaderingen te verbeteren, het gevoel van "aanwezigheid" in telewerken te vergroten, werkprocessen te stroomlijnen en digitale gegevensgestuurde werkplekken te vergemakkelijken. Bezoekers kunnen de uitdagingen die ze tegenkomen bij het implementeren van werkstijlinnovatie met zich meebrengen en vervolgens verschillende manieren evalueren waarop Ricoh's nieuwste technologie in combinatie met IoT-mogelijkheden hen kan helpen die uitdagingen aan te gaan.

Daarnaast biedt de Ricoh BIL Tokyo een verscheidenheid aan bronnen, zoals printtechnologie-applicaties en projectiemapping die klanten zullen helpen manieren te vinden om hun bedrijfswaarde, evenals product- en merkwaarde te vergroten.

Otomo: Er lijkt niet veel reclame voor te worden gemaakt, maar veel bedrijven hebben Ricoh BIL Tokyo al bezocht.

Kikuchi: 48 bedrijven hebben ons bezocht in de twee maanden na opening. Meestal een bedrijf 's ochtends en een ander bedrijf' s middags. De gemiddelde verblijftijd is ongeveer 2 uur, dus het zou bijna elke dag werken. We zijn zo blij om te horen dat iedereen wat tips lijkt te krijgen.

We adverteren niet veel omdat we het management van bedrijven die een relatie hebben met Ricoh Japan willen uitnodigen. We zijn erg sterk in klantrelaties, dus we zijn van plan om een ​​stevige persoonlijke verbinding te bieden.

Otomo: De Ricoh BIL Tokyo is uitgerust met Shure's MXA910 Ceiling Array Microphone en P300 IntelliMix Audio Conferencing Processor. Dit begon met een kans dat het team van Kimbara contact opnam met Shure over het testen van een microfoon voor een interactief whiteboard.

Kimbara: Bij vergaderingen en conferenties worden onderwerpen besproken tijdens het lezen en schrijven van verschillende documenten. Hoewel 90% of meer van vergaderingen en conferenties discussies zijn, bewaren we niet alles als audiogegevens. We houden eenvoudig de resultaten en actiepunten bij die uit de bijeenkomst zijn voortgekomen. Dit maakt het vaak onmogelijk om de achtergrond en redenering die tot deze resultaten hebben geleid, te delen met mensen die niet aanwezig waren, waardoor dezelfde kwesties opnieuw werden besproken en besproken tijdens volgende vergaderingen. Dus kwamen we op het idee om een ​​product te ontwikkelen dat spraakherkenning gebruikt om automatisch een digitaal record te maken van wat er wordt gesproken, zodat het vervolgens kan worden gedeeld en hergebruikt.

Dit was de inspiratie voor een interactief whiteboard, dat de opmerkingen van elke deelnemer in realtime weergeeft en automatisch tekst- en audiogegevens uploadt naar een server. Om een ​​dergelijk product te maken, hadden we een microfoon nodig met uitstekende audio-opnamemogelijkheden. Nadat we een aantal producten van verschillende fabrikanten hadden uitgeprobeerd, ontdekten we dat Shure zijn product de beste was.

Ricoh heeft een ontwikkelingscentrum in de Verenigde Staten, dus we lieten het Amerikaanse team contact opnemen met het hoofdkantoor van Shure in Chicago. Het project verliep samen tussen Japan en de Verenigde Staten.

Helaas, hoe perfect de omstandigheden ook waren, we konden gewoon geen 100% spraakherkenningspercentage behalen. We proberen nog steeds een manier te vinden om te werken met een stemherkenningspercentage van 70-80%, bijvoorbeeld met behulp van wat er op het whiteboard staat om aan te vullen wat niet kon worden vastgelegd met spraakherkenning.

Otomo: Geen twee vergaderruimten zijn hetzelfde en dat betekent dat elk voorstel moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke kamer, zoals de grootte en afmetingen en hoe de tafels erin zijn gerangschikt.

Wat spraakherkenning betreft, zou de snelheid waarschijnlijk kunnen worden verbeterd door iedereen tijdens het spreken een handmicrofoon te laten gebruiken, maar dat belemmert de natuurlijke communicatiestroom. In het huidige geval bracht Shure verschillende apparaten en apparatuur naar de kantoren van Ricoh, evenals het nog in ontwikkeling zijnde whiteboard om te onderzoeken, en doorliep het proces van vallen en opstaan ​​op basis van de meningen van verschillende ingenieurs in eigen huis over hoe te verbeteren het stemherkenningspercentage. We hebben elk type plausibel microfoonidee geprobeerd, van draadloos en bedraad tot zwanenhals en plafondarray-microfoon. Voor een bedrijf als Shure was dit project buitengewoon interessant en ook een echte leerervaring.

Kikuchi: Het Shure-systeem is geïnstalleerd in de vergaderruimte op het hoofdkantoor van Ricoh. De installatie in het Ricoh BIL Tokyo vertegenwoordigt fase twee.

Omdat de Ricoh BIL Tokyo een ruimte is die door veel verschillende bedrijfsvertegenwoordigers wordt bezocht, wilden we dat ze het interactieve whiteboard zouden ervaren dat is uitgerust met het Shure-systeem. Voordat we het installeerden, gaf Shure ons een demo van het systeem op hun kantoor en het blies ons echt weg.

We hielden een bijeenkomst met acht mensen, en het systeem was in staat om elke persoon afzonderlijk op te nemen. Omdat dit een discussiebijeenkomst was, waren er niet echt duidelijke pauzes tussen de ene persoon die klaar was met spreken en de volgende persoon die begon, en het betekent ook dat er veel gevallen waren van mensen die tegelijkertijd praatten en elkaar betrokken bij verbale interacties. We waren verbaasd dat één microfoon dat allemaal zo goed kon opnemen en opnemen.

Otomo: Van de verschillende producten die Shure de afgelopen jaren heeft geïntroduceerd, is de MXA910, die in de Ricoh BIL Tokyo is geïnstalleerd, misschien wel een van de meest unieke. In een enkele, slanke behuizing zitten meer dan 100 microfooneenheden die in staat zijn om verre geluiden op te vangen in een extreem smalle spreiding en om meerdere, gelijktijdige stemmen met ongelooflijke precisie vast te leggen. Deze ruimte is verdeeld in acht verschillende zones van waaruit geluid wordt opgepikt en opgenomen.

Kikuchi: Als je een koptelefoon gebruikt, is er absoluut geen geluid en kun je de mensen in de buurt horen die zacht praten. Deze gevoeligheid maakt het onmogelijk om de persoon naast u in een vergadering discreet te vragen of ze na het werk iets willen drinken. (lacht)

Elke gast die Ricoh BIL Tokyo heeft bezocht, heeft zich verwonderd over de prestaties van deze microfoon. Telkens als we het over microfoons hebben, begint iedereen rond te kijken op de desktops, terwijl de microfoon in feite in het plafond is geïnstalleerd. We hebben meer dan een paar vertegenwoordigers laten weten dat ze dit willen voor hun volgende vergaderruimte.

Kimbara: Dit project heeft ons herinnerd aan het belang van geluid. We vinden het vanzelfsprekend tijdens normale vergaderingen, maar als u audio- of videoconferenties heeft, heeft de kwaliteit van uw microfoons en luidsprekers een enorme impact op de communicatie.

Otomo: Dat klopt helemaal. U kunt geen succesvolle vergadering houden als uw geluid wegvalt. De realiteit is echter dat de investering in geluidskwaliteit niet in verhouding staat tot het belang dat het speelt bij hun activiteiten. Uit ons marktonderzoek blijkt dat een goede investering in systemen ongeveer 5% van het totale bedrag dat aan AV-systemen als geheel wordt besteed, omvat. Ondertussen lieten de resultaten van hetzelfde onderzoek zien dat 75% van de informatie-uitwisseling tijdens conferenties en vergaderingen plaatsvindt via hoorbare communicatie. Dit betekent dat er een gat van ongeveer 70% zit tussen investering en behoefte.

Bij Shure kunnen we alleen klanten onze producten laten ervaren en zelf beseffen hoe belangrijk geluid is. Ons doel is niet om dure geluidssystemen te verkopen; het is eerder het introduceren van systemen die bijdragen aan het succes van de bedrijven van onze klanten. Ik dring er bij iedereen op aan om zelf het Ricoh BIL Tokyo en Shure Experience Center te komen ervaren.

Kikuchi: We hebben de Ricoh BIL Tokyo kunnen voltooien dankzij de hulp van Shure, wiens technologische capaciteiten absoluut verbazingwekkend zijn.

Tegelijkertijd herinnert dit aan het belang van open innovatie waarbij toonaangevende bedrijven die gespecialiseerd zijn in verschillende domeinen samenwerken om nieuwe waarde te creëren. Zo zou in de toekomst een ander bedrijf zich bij Ricoh en Shure kunnen aansluiten, zodat we samenwerking tussen drie bedrijven kunnen bereiken. En we zullen het geweldig vinden als de Ricoh BIL Tokyo kan dienen als de trigger die dit soort co-creatie doet ontbranden.

Otomo: Hartelijk dank dat je de tijd hebt genomen om hier vandaag te zijn.