Hoe techniek bijdraagt aan gelijkwaardigheid bij vergaderingen

Laten we eerlijk zijn: De beste ontmoetingen vinden plaats in het echte leven, van mens tot mens, op één plek. Maar er is één doorslaggevend obstakel: de ruimtelijke afstand. Het gebruik van video- en audiotechniek bij virtuele vergaderingen dient eigenlijk maar één doel, namelijk dit obstakel te overwinnen. Hoe betrouwbaarder en soepeler de conferentietechniek functioneert, hoe beter we ons in de digitale omgeving voelen en hoe productiever de bespreking verloopt. Dat is dus een niet te onderschatten succesfactor in de digitale werkpraktijk van alledag.

Hoe we lijden onder niet-adequate techniek

Daarbij hoort ook dat er niemand benadeeld wordt. Voor gelijkwaardige deelname aan vergaderingen is niet alleen, zoals misschien nog vaak wordt gedacht, attente begeleiding van de interactie tussen de gesprekspartners nodig. De technische omstandigheden zijn net zo belangrijk. Vaak zitten deelnemers thuis achter hun laptop, terwijl anderen zich in een vergaderzaal bevinden. Alleen wie onafhankelijk van zijn locatie helder en duidelijk gehoord en gezien wordt, kan zijn steentje bijdragen aan een succesvolle interactie. Vaak zorgen kleine storingen tenslotte al voor ontevredenheid. Bijvoorbeeld als een medewerkster met een klacht slechter wordt verstaan dan de leidinggevende die de plek bij de microfoon bezet. Zelfs bij complexere systemen is het probleem van het focussen wanneer twee personen tegelijk spreken bij zogenaamde 'doubletalk', vaak niet goed opgelost. Dan springen beeld en geluid naar degene die luider spreekt, en de rest van de bijdrage blijft onzichtbaar.

Zo belangrijk is goed geluid

Integrators weten dat de kwaliteit van de technische oplossing bepalend is voor het slagen of mislukken van een vergadering, en dat audio daarbij een verbluffend grote rol speelt. Naar mijn eigen ervaring bestaat ruim 90 procent van de inhoud van conferenties uit gesproken woord. Zo gezien is de aanduiding 'videoconferentie' eigenlijk misleidend; 'audioconferentie met bewegend beeld' zou eigenlijk passender zijn. De benchmark op dit gebied wordt gevormd door de spraakkwaliteit bij de nieuwsuitzendingen van de grote tv-zenders. Die maakt een weergave mogelijk die zo exact is, dat de kijkers thuis geen nuance in de stem ontgaat. Een videoconferentie op dit akoestische kwaliteitsniveau is volledig vrij van barrières, zelfs wanneer de optische omstandigheden door ontoereikende verlichting een keer niet perfect zijn. Maar het geluid zorgt voor meer dan alleen goede verstaanbaarheid en een stressvrij verloop van de vergadering. Bij geïntegreerde conferentiesystemen vormt audio steeds vaker de basis voor de gehele aansturing van de bespreking.

In thuiskantoren is het inrichten van een goede conferentie-opstelling nog relatief eenvoudig omdat de omstandigheden niet veranderen: één persoon voor één microfoon en één camera. Met een professionele microfoon, een goede camera en flexibele belichting kan er nauwelijks iets misgaan. Ingewikkelder wordt het in vergaderruimtes waar twee of meer personen moeten worden opgenomen, plus een spreker die wellicht ook nog door de ruimte beweegt. De MXA920 plafondarray-microfoon van Shure kan meerdere personen zowel parallel als los van elkaar registreren, en lokaliseren en volgen in de ruimte.

Een goed microfoonsysteem loont op de lange termijn

Dankzij onze technologische partnerschappen met aanbieders van videoconferentiediensten zoals Zoom, Cisco en Microsoft wordt al deze audio-informatie aan de oplossingen toegevoerd, zodat ze doorgaans de meest hoogwaardige signalen in de hele doorgifteketen vormen. Anders gezegd: De aanschaf van een goede microfoon is een zeer betrouwbare investering, want het knelpunt is momenteel de doorgifte via internet. Wanneer de codecs de komende jaren niet verbeterd worden, leveren de microfoons van Shure nog altijd op betrouwbare wijze de best denkbare input.

Hoe audio bijdraagt aan de aansturing van de camera's

Detailrijke audiosignalen in combinatie met geavanceerde cameratechniek zorgen ervoor dat de sprekers in de ruimte nog beter gevolgd en correct in het videobeeld ingebed kunnen worden. De MXA920 plafondarray-microfoon levert niet alleen een uitmuntende klankkwaliteit, maar ook exacte positiegegevens van de sprekers voor cameratracking. Hij registreert de posities van meerdere sprekers tegelijk en zendt deze gegevens binnen 100 ms naar het camerasysteem. Met het gebruik van meerdere camera's die kunnen worden gezoomd en gedraaid, worden nadelige situaties in de ruimte gecompenseerd. Dan worden niet langer maar drie personen naast elkaar op een beeldformaat van 16:9 of 4:3 weergegeven, maar wordt elke persoon apart gekaderd en in een eigen beeldvenster met veel meer detail afgebeeld. Zo levert het audiosignaal de gegevens voor een optimale, flexibele weergave van de situatie in beeld en geluid. Bij de modernste oplossingen zorgt KI vervolgens voor geautomatiseerde videoregie van de vergadering, in het bijzonder de selectie en afwisseling van de camerabeelden. Als volgende concrete ontwikkeling komen conferentie-aanbieders als Microsoft met 'spatial audio', uitgebreid met gerichte audio, zodat het geluid, net als bij stereoweergave, ook daadwerkelijk wordt waargenomen uit de richting waar de spreker zich bevindt. Shure Microflex Ecosystems zullen ook met deze volgende stap in de techniek meegroeien.

Speech-to-text vergroot de mogelijkheden enorm

De hoge audiokwaliteit is ook de basis voor andere nieuwe functies, bijvoorbeeld op het gebied van speech-to-text, waarvan de techniek momenteel een enorme ontwikkeling doormaakt. Geautomatiseerd toegevoegde ondertitels of vertalingen, of geautomatiseerd genereren van metadata voor het categoriseren en archiveren van beeld- en geluidsregistraties zijn aangewezen op accurate audio-input. Nieuwe diensten brengen grote vooruitgang voor de toegankelijkheid van videoconferenties. Er zijn zelfs dienstverleners die gespecialiseerd zijn in het vertalen van dialecten in het Hoogduits. Zo biedt Recapp bijvoorbeeld automatische transcriptie met herkenning van de tongval van het Zwitserduits.

Al deze aspecten van gelijkwaardigheid bij vergaderingen kunnen perfect worden gerealiseerd met het Microflex Ecosystem van Shure, dat is ontwikkeld voor gebruik in de meest veeleisende ruimtes. In deze audio-oplossingen in netwerken werken arraymicrofoons, camera's, DSP's en luidsprekers optimaal samen. Ook kleinere ruimtes kunnen met weinig moeite zonder akoestische barrières worden ingericht door het Stem Ecosystem van Shure, dat flexibel en in een handomdraai te gebruiken is. In zo'n omgeving is het obstakel dat de ruimtelijke afstand voor vergaderingen betekent, geminimaliseerd. De kans dat een virtuele vergadering een succes wordt voor alle deelnemers, kan door technische oplossingen nauwelijks verder worden vergroot, althans niet voordat we elkaar allemaal in het metaversum tegenkomen. Maar ook daar zal audio een doorslaggevende factor blijven.