ROZWIĄZANIA KONFERENCYJNE: KIEDY WYBRAĆ CYFROWY SYSTEM DYSKUSYJNY

Wyobraźmy sobie spotkanie na szczycie z setkami delegatów z całego świata. Siedzą oni za mikrofonami zamontowanymi na biurkach, a wielu z nich nosi zestawy nagłowne. Przed każdym z delegatów znajduje się tabliczka z nazwą reprezentowanego kraju. Oprócz słuchaczy jest tam również niemal taka sama liczba tłumaczy. Gdzieś w tym cały środowisku mała ekipa techniczna jest odpowiedzialna za to, że każdy z delegatów może słyszeć, że tłumacze są właściwie zsynchronizowani z danym przedstawicielem narodu i że wszystkie mikrofony działają.

Mikrofony Unidyne III na Konwencji Konstytucji stanu Illinois w 1970 roku

Chociaż ten obraz może przywoływać w pamięci obrady Rady Bezpieczeństwa w latach 70., to systemy dźwiękowe, które sprawiają, że możliwe jest przeprowadzenie wielojęzycznych spotkań na dużą skalę, przeniosły się płynnie w XXI wiek. Przenośne lub stacjonarne, konferencyjne systemy dźwiękowe przeszły długa drogę, obrastając w różne funkcje ich kontroli i ułatwiające obsługę i zaspokajając potrzeby jednostek samorządowych, sal konferencyjnych, firm zajmujących się wypożyczaniem sprzętu, centrów konferencyjnych oraz sal sądowych.

W tym poście omówimy:

1. Różnice między systemami konferencyjnymi a dyskusyjnymi
2. Powody wyboru systemu dyskusyjnego
3. Co Shure powinien wnieść do rozmowy

DWA RODZAJE SPOTKAŃ

Wiele spotkań jest przeprowadzanych według formuły „jeden do wielu”, tak jak ma to miejsce podczas prezentacji czy wykładów. System dźwiękowy przekazuje głos kilku mówców znajdujących się w przedniej części pomieszczenia do słuchaczy na audytorium. Tradycyjny system nagłośnieniowy – z mikrofonem dla każdego mówcy i głośnikami zamontowanymi na ścianach lub suficie – może dobrze sprawdzić się na tego typu spotkaniach.

Jednakże spora część spotkań przebiega według formuły „wielu do wielu” z okrągłym lub owalnym stołem, gdzie miejsca siedzące są rozmieszczone wokół niego. W przypadku tych spotkań każdy może być zarówno mówcą, jak również słuchaczem, dlatego też konieczne jest, aby mógł mówić i być słyszanym przez innych i odwrotnie. W takiej konfiguracji znacznie trudniej korzystać ze standardowego systemu dźwiękowego, ponieważ w tym przypadku głośniki są bardzo często kierowane również na liczne mikrofony, co może utrudniać panowanie nad sprzężeniem zwrotnym.

Spotkania w konfiguracji „jeden do jednego” oraz „wielu do wielu” wymagają różnych rozwiązań systemów dźwiękowych

Uzyskanie czystego, zrozumiałego dźwięku staje się jeszcze trudniejsze, gdy występuje jedna lub kilka z przedstawionych poniżej sytuacji:

1. Akustyka jest kiepska. Szumy tła oraz dźwięki odbijane od ścian i gładkich powierzchni sprawiają, że głos mówcy jest trudny do zrozumienia, co zwykle prowadzi do zwiększania głośności systemu, a w konsekwencji powoduje sprzężenie zwrotne. Poprawa akustyki pomieszczenia jest często dość trudna i droga, a w przypadku budynków zabytkowych może nie być możliwa.
2. Spotkanie jest duże. Dodanie większej liczby mikrofonów wymaga użycia większej konsolety mikserskiej oraz zastosowania dodatkowego okablowania do połączeń poszczególnych mikrofonów z mikserem. To podnosi koszty konfiguracji oraz jest czasochłonne. Gdy w spotkaniu uczestniczy więcej osób, włączanie właściwej liczby mikrofonów w odpowiednim czasie może być trudne dla obsługi technicznej. Automatyczne miksery mogą pracować dobrze, jeśli spotkanie nie jest formalne i o dość swobodnym przebiegu, ale w przypadku bardziej oficjalnych spotkań może to już być nieodpowiednie.
3. Konfiguracja jest tymczasowa. W dedykowanych tym celom obiektach, takich jak korporacyjne centra szkoleniowe, niezbędne okablowanie może być ukryte w ścianach, sufitach czy nawet meblach. Natomiast, jeśli spotkania odbywają się w wynajętej sali balowej w hotelu, konfiguracja może wyglądać bardziej jak na koncercie niż na konwencji.
4. Spotkanie jest formalne. Zapewnienie przewodniczącemu spotkania możliwości „dawania głosu” konkretnemu mówcy nie jest łatwe do wykonania z użyciem typowych mikrofonów oraz mikserów, zwłaszcza w przypadku, gdy konfiguracja systemu jest tymczasowa.
5. Spotkanie jest wielojęzyczne. To wymaga obecności tłumaczy symultanicznych dla wypowiedzi każdego mówcy i tłumaczenia ich na inne języki, a także przesyłania sygnałów kanałów tłumaczeń do każdego uczestnika spotkania. Przy wykorzystaniu typowych rozwiązań dźwiękowych taka konfiguracja wymaga stworzenia bardzo skomplikowanego systemu nagłośnieniowego, który wymaga poświęcenia długiego czasu na jego przygotowanie, testy oraz zarządzanie.

SYSTEM DŹWIĘKOWY ZAPROJEKTOWANY DLA KONFERENCJI

Istnieją wyspecjalizowane systemy dźwiękowe, które zostały specjalnie zaprojektowane do przezwyciężenia wyzwań przedstawionych powyżej. Systemy „dźwięku konferencyjnego” łączą w jedno zintegrowane urządzenie mikrofon, rozwiązania sterowania oraz głośnik.

Zamiast podłączenia każdego mikrofonu do miksera, mikrofony konferencyjne łączą się razem szeregowo w konfiguracji łańcuchowej „daisy-chain” przy wykorzystaniu ekranowanego przewodu CAT5e, zamiast typowego mikrofonu mikrofonowego. Centralna jednostka sterowania na początku łańcucha zapewnia zasilanie dla każdej jednostki mikrofonowej oraz jest odpowiedzialna za przesyłanie sygnału audio oraz jego kontrolę.

Na samym początku mamy pytanie praktyczne. Jeśli spotkania, w których większość z nas uczestniczyła – czy to osobiście, przez telefon lub przez Internet, są jakimś punktem odniesienia, to czy nie były frustrujące sytuacje, w których wszyscy próbowali mówić w tym samym czasie (a nawet przekrzykiwali się). Jak system konferencyjny lub dyskusyjny rozwiązuje ten problem w grupie 20 lub 200 osób? Aby uzyskać wskazówki zwróciliśmy się do Chrisa Lyonsa, starszego menedżera w dziale Conferencing Market Communications w firmie Shure.

Chris powiedział: „Kiedy w tym samym pokoju przebywa wielu uczestników, ludzie w naturalny sposób przechodzą z trybu konwersacji do modelu „klasy lekcyjnej”, w której chęć wypowiedzi jest często zgłaszana przez podnoszenie ręki. Jedną z kluczowych zalet systemu dyskusyjnego takiego jak DDS 5900 jest to, że może być on skonfigurowany do pracy w obu tych trybach. W pierwszym z nich każdy może mówić kiedy chce lub też osoba, która chce zabrać głos, musi wcisnąć przycisk, aby elektroniczne „podnieść rękę” i czekać, aż jej mikrofon zostanie włączony przez prowadzącego spotkanie. System dyskusyjny lub konferencyjny przystosowuje się nie tylko do wielkości spotkania, ale też do jego stylu.

SYSTEMY DYSKUSYJNE VERSUS SYSTEMY KONFERENCYJNE

Wraz z coraz szerszym wykorzystywaniem tych systemów podczas spotkań pojawiły się dwa odrębne ich typy: „systemy dyskusyjne” oraz „systemy konferencyjne”. Obydwa te typy zapewniają podstawowe funkcje, które są niezbędne podczas spotkań tego rodzaju:

• Wzmocnienie dźwięku
• Sterowanie pracą mikrofonu (przez indywidualnych użytkowników lub przez przewodniczącego spotkania)
• Podłączenie do dodatkowego sprzętu wideokonferencyjnego lub rejestratorów

Różnica między tymi dwoma typami rozwiązań konferencyjnych wynika ze skali i zestawu funkcji. Zastanawialiśmy się, jakimi kryteriami powinien kierować się klient stający przed wyborem pomiędzy mającymi tak wiele wspólnych cech cyfrowym systemem dyskusyjnym a cyfrowym systemem konferencyjnym.

KIEDY WYBRAĆ CYFROWY SYSTEM DYSKUSYJNY

Klienci potrzebują kompleksowego systemu dźwiękowego

System dyskusyjny to system dźwiękowy do natychmiastowego użycia, który nie wymaga zastosowania żadnego sprzętu zewnętrznego – każda jednostka audio (pulpit) składa się z głośnika, wzmacniacza oraz mikrofonu. Zasilanie oraz sterowanie całym systemem jest zapewniane przez jednostkę centralną (CU – central unit). Wszystko, co jest potrzebne do skutecznego przeprowadzenia spotkania, jest wbudowane w ten system.

System musi być łatwy w przenoszeniu i skonfigurowaniu

W przypadku spotkań organizowanych okazjonalnie skonfigurowanie systemu dźwiękowego może być czasochłonne i wymagać prowadzenia wszystkich przewodów na podłodze. Ponieważ jednostki dyskusyjne łączą się ze sobą łańcuchowo (połączenie daisy-chain), skonfigurowanie jest prawie tak łatwe jak podłączenie drukarki. Jeśli jest to konieczne, przewodniczący spotkania może regulować głośność, aktywować mikrofony oraz sterować pracą całego systemu przy użyciu dowolnego komputera PC, tabletu lub iPada.

Spójny dźwięk bez sprzężeń zwrotnych w dowolnym pomieszczeniu

Prawdopodobnie główną obawą osoby prowadzącej spotkanie jest to, czy system będzie wystarczająco głośny, a także czy nie pojawią się sprzężenia zwrotne zanim osiągnie się odpowiednią głośność. Konstrukcja wykorzystująca rozwiązanie małej odległości osoby zarówno od mikrofonu, jak również głośnika pozwala w przypadku systemów dyskusyjnych zapewnić znakomity dźwięk bez sprzężeń zwrotnych, niezależnie od wielkości pomieszczenia czy warunków akustycznych.

KIEDY PRZEJŚĆ NA CYFROWY SYSTEM KONFERENCYJNY?

Uczestnicy mówią w wielu językach

Podczas, gdy większość spotkań w Ameryce Północnej może przebiegać z użyciem systemu DDS 5900 i tylko w dwóch językach, to międzynarodowe konferencje bardzo często wymagają dodatkowego wsparcia w zakresie obsługi języków. Cyfrowy system konferencyjny DCS 6000 pozwala każdemu uczestnikowi wybrać jeden spośród maksymalnie 31 języków.

Tam, gdzie wymagane jest głosowanie

W salach wykładowych, organach legislacyjnych czy podczas dużych spotkań często wymagane jest zapewnienie środków do odpytywania uczestników czy też umożliwienia głosowania. Z użyciem opcjonalnego oprogramowania, system DCS 6000 może być skonfigurowany do pracy w trybie odpytywania/głosowania i zapewnia zautomatyzowane rozwiązania rejestrowania oraz wyświetlania wyników.

Niestandardowe funkcje zgodnie z potrzebami

Niektórzy klienci potrzebują specjalnych funkcji, które są wymagane do realizowania określonych zasad obowiązujących podczas spotkań w ich organizacjach. System DCS 6000 może być rozbudowany o opcjonalne urządzenia oraz oprogramowanie, które mogą służyć do takich funkcji jak rozpoznawanie wszystkich uczestników z wykorzystaniem kart identyfikacyjnych, wyświetlanie agendy spotkania na ekranie dotykowym lub archiwizowanie uwag każdego uczestnika.

CO SHURE POWINIEN ZROBIĆ?

Obecnie na różnych spotkaniach, oprócz formalnej dyskusji między uczestnikami, nierzadko mają miejsce również przemówienia celebrytów, występy muzyczne na żywo, a nawet konferencje prasowe. We wszystkich tych sytuacjach przechwycenie nieskazitelnego dźwięku wymaga zaawansowanej integracji przewodowych oraz bezprzewodowych mikrofonów, systemów odsłuchu osobistego, a także systemów konferencyjnych.

Dzięki rozpoznawanej na całym świecie marce DIS oferującej produkty konferencyjne, która została dodana do linii przewodowych i bezprzewodowych mikrofonów Shure, integratorzy systemów mogą obecnie wybierać z najszerszej w branży palety mikrofonów. Zaczynając od ekonomicznych mikrofonów przewodowych Centraverse po niezwykle zaawansowany technologicznie system Microflex Wireless, system dyskusyjny DDS 5900 oraz system konferencyjny DCS 6000, dostępne produkty i rozwiązania przeznaczone są do bardzo różnych aktywności, które mają miejsce podczas spotkań.

Firmy, organizacje, instytucje edukacyjne oraz jednostki samorządowe mogą skorzystać z unikatowych możliwości systemów dyskusyjnych oraz konferencyjnych oferowanych przez firmę Shure. Personel wsparcia technicznego Shure działający globalnie jest gotowy do pomocy w znalezieniu rozwiązania idealnego dla każdego klienta.