PIĘĆ PORAD W ZAKRESIE POPRAWY DŹWIĘKU ROZMÓW TELEFONICZNYCH PODCZAS KONFERENCJI

Często, gdy ludzie myślą o dźwięku podczas spotkań, w pamięci przywołują szeleszczące papierki po cukierkach oraz pukanie palcami po blacie stołu. Rozpraszające. Technologia audio jest najważniejszym elementem rozmów telefonicznych podczas konferencji. Gdy jest właściwie wykorzystywana, pozwala uzyskać wysoką jakość dźwięku, a tym samym zapewnia możliwość skupienia się na treści rozmowy, a nie na tym, co może ją rozpraszać.

Podczas telekonferencji ludzie marnują dużo czasu powtarzając zdania jej uczestnikom, którzy nie mogą ich dobrze usłyszeć. Przytłumiona rozmowa i szumy w tle są zmorą zmniejszającą produktywność telekonferencji. Poprawiając jakość dźwięku, firmy mogą zyskać pewność, że każda osoba uczestnicząca w telekonferencji będzie dobrze słyszana. To poprawia zarówno sprawność przeprowadzenia telekonferencji, jak również jej efekty.

Na lepszej jakości połączeń telekonferencyjnych mogą zyskać zarówno spotkania wewnętrzne, jak również z klientami. Chociaż możemy preferować bezpośrednie spotkania z klientami, może nie być to możliwe w przypadku biznesu o charakterze globalnym. Coraz częściej do pierwszego kontaktu na linii firma-klient dochodzi podczas telekonferencji.

Bezproblemowa, profesjonalnie brzmiąca telekonferencja pomaga zaprezentować naszą firmę w sposób, w jaki chcemy, aby była postrzegana. Pierwsze wrażenia mogą zdecydować, czy firma, klient lub inwestor zechce z tobą współpracować. Zapewnienie wysokiej jakości dźwięku podczas telekonferencji nie jest jedynie sprawą wygody. To dobry interes.

Poniżej znajduje się pięć porad dotyczących poprawy jakości dźwięku podczas telekonferencji.

1. PRZED ROZPOCZĘCIEM TELEKONFERENCJI POZNAJMY TECHNOLOGIĘ, Z KTÓREJ KORZYSTAMY

Nie ma nic bardziej żenującego niż rozpoczęcie telekonferencji i uświadomienie sobie, że zupełnie nie wiemy, jak korzystać ze sprzętu audio. To może oznaczać długie opóźnienia, zmarnowany czas, przerwane połączenia czy też telekonferencje, podczas których nikt nie może usłyszeć innych.

Ponieważ telekonferencje są często okazją do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia, ważne jest, abyśmy mogli pokazać się z dobrej strony i wykazać się kompetencją oraz skutecznością korzystania z naszej technologii audio. Zanim zaczniemy używać sprzętu dźwiękowego w sali konferencyjnej do celów profesjonalnych, wykonajmy testowe telekonferencje z użyciem wszystkich funkcji z naszymi kolegami. Upewnijmy się, że umiemy właściwie korzystać z każdego aspektu posiadanej technologii audio przed pierwszym prawdziwym połączeniem z kontrahentem.

2. ZAPEWNIJMY NISKI POZIOM SZUMÓW OTOCZENIA

Do prowadzenia telekonferencji wybierzmy pokój z prawdziwymi ścianami, w którym nie słychać, co dzieje się obok. Unikajmy pomieszczeń z głośnymi systemami klimatyzacyjnymi (HVAC) lub otwartymi oknami. Nie wertujmy papierowych dokumentów rozrzuconych na stole. Wyciszmy wszystkie telefony komórkowe. Jeśli nasz telefon ma włączone wibracje, trzymajmy go kieszeni, a nie kładźmy go na twardej powierzchni, gdzie może wzbudzić całkiem głośny hałas. Wszystkie te typowe dźwięki tła mogą znacznie utrudnić uczestnikom spotkania słyszenie osoby, która mówi.

Ograniczenie szumów otoczenia jest szczególnie ważne w przypadku telekonferencji z wykorzystaniem jedynie połączenia audio. Ponieważ zdalni rozmówcy nie mogą nas widzieć, łatwo mogą być oni rozpraszani przez dźwięki docierające z otoczenia, bez kontekstu wizualnego. To odwraca uwagę odbiorców od osoby mówiącej. Prawdziwie profesjonalnie brzmiące połączenie telekonferencyjne cechuje się minimalnymi szumami otoczenia, dzięki czemu uczestnicy mogą skupić się na mówcy.

Ponadto, jeśli wybrany system konferencyjny AV posiada intuicyjne rozwiązania sterowania i pracuje z wykorzystaniem istniejącej infrastruktury sieciowej, może być on szybko uruchomiony, a jego działanie będzie łatwe do opanowania dla użytkowników. Uwzględniając dane statystyczne, które mówią, że uczestnicy poświęcają nawet ponad 10 minut na przygotowanie konferencji AV za każdym razem, gdy korzystają oni z systemu, to zainwestowanie w łatwą w obsłudze platformę pozwoli zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i sprawić, że zyska ona większą akceptację użytkowników.

Chociaż wszystko to może wydawać się bardzo łatwe do osiągnięcia w prawie każdej firmie, to aby uzyskać tak korzystne wyniki ważne jest, aby firma zainwestowała w odpowiednią infrastrukturę i zastosowała systemy, które pozwolą działać pracownikom w sposób naturalny i efektywny, bez względu na to, gdzie oni się znajdują. Dodatkowo te systemy muszą być niezawodne i łatwe w użyciu, aby pracownicy w każdym wieku oraz o różnych umiejętnościach byli skłonni z nich korzystać.

3. UPEWNIJMY SIĘ, ŻE MAMY ODPOWIEDNIĄ LICZBĘ MIKROFONÓW DLA WSZYSTKICH

Współdzielenie mikrofonów wydaje się być łatwym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy, ale powoduje ogólne obniżenie jakości dźwięku. Jeśli umieścimy mikrofon między dwoma uczestnikami, bardzo często mówią oni do jego boków. Mikrofony konferencyjne zazwyczaj nie są zaprojektowane do odbierania źródeł dźwięku znajdujących się z ich boku.

Przekazywanie mikrofonów między osobami powoduje stratę czasu. Dodatkowo, gdy są one podawane z rąk do rąk, odbierają zarówno dźwięki, które temu towarzyszą, jak również cały szum otoczenia. Co więcej, jeśli korzystamy równocześnie z połączenia video, to przekazywanie mikrofonów nie wygląda zbyt profesjonalnie.

Jednak wysokiej jakości mikrofon to nie jedyny element, który powinniśmy brać pod uwagę. Musimy też znaleźć czas na wybór właściwych głośników dla danego pomieszczenia, a co również bardzo istotne, upewnienie się, że są one umieszczone we właściwych miejscach, z uwzględnieniem kształtu oraz stylu pomieszczenia. Konfiguracja przygotowana dla małego pokoju przeznaczonego do czatów praktycznie zawsze nie będzie efektywna w przypadku dużej sali konferencyjnej lub przestrzeni o planie otwartym. To oznacza, że należy dobrze zastanowić się, w jaki sposób system będzie używany, kto będzie z niego korzystać i jakie korzyści chce osiągnąć firma dzięki tej inwestycji, zanim dany zestaw zostanie wybrany i zainstalowany. Gdy odpowiemy na te pytania, będzie o wiele łatwiej przygotować system, który będzie działać zgodnie z naszymi potrzebami i będzie naprawdę efektywny, a nie tylko będzie dobrze wyglądać w sali konferencyjnej.

Efektywne konferencje multimedialne są produktywne, wciągające i zacieśniające współpracę, a właściwa technologia zapewni to na każdym spotkaniu.

4. NALEŻY MÓWIĆ BEZPOŚREDNIO DO MIKROFONU

Ludzie łatwo przyjmują założenie, że jeśli mikrofon znajduje się gdziekolwiek w pomieszczeniu, będzie on wyraźnie odbierać ich głos. Jednakże mikrofony zaprojektowane do odbioru głosu są kierunkowe. Oznacza to, że najlepiej odbierają one dźwięk z jednego kierunku: z ich przodu.

Jeśli mówimy do boku mikrofonu, w pewnej odległości od mikrofonu, czy też do mikrofonu ustawionego przy sąsiedniej osobie, nasz głos będzie słabo słyszalny. Mikrofon powinien zawsze znajdować się bezpośrednio przed nami, być skierowany w naszą stronę, a my powinniśmy mówić w jego stronę. To pozwoli zapewnić żywy i czysty dźwięk.

5. NIE SKUPIAJMY SIĘ NADMIERNIE NA OBRAZIE, ZAPOMINAJĄC O DŹWIĘKU

Gdy chodzi o technologię A/V, łatwo skupić się na części związanej z obrazem i zapomnieć o dźwięku. Dźwięk zawsze był częścią połączeń konferencyjnych, natomiast obraz, dla wielu osób, jest nadal nowym ekscytującym trendem. Ludzie często przeznaczają cały swój budżet na technologię video, a sprawy związane z zapewnieniem wysokiej jakości dźwięku schodzą na dalszy plan.

Takie podejście oznacza w praktyce duże problemy. Chociaż możemy skutecznie przeprowadzić telekonferencję bez obrazu, to w przypadku braku dźwięku, połączenie konferencyjne szybko zostanie zakończone – chyba, że wszyscy jej uczestnicy są biegli w języku migowym. Jeśli chcemy, aby chociaż jeden element naszej telekonferencji działał niezawodnie, wybierzmy jej bardziej istotną część: dźwięk.