Kompletny przewodnik – Jak skonfigurować salę konferencyjną Zoom

Zoom i wideokonferencje są w dzisiejszych czasach niezbędne do odniesienia sukcesu przez praktycznie każdą firmę. Wiele przedsiębiorstw na stałe zmienia swoje tradycyjne formaty pracy, adaptując hybrydowe funkcjonowanie swoich biur. Przygotowania do powrotu pracowników do biura w zmienionych harmonogramach sprawiają, że zapotrzebowanie na biura odpowiednio wyposażone w Zoom Rooms jest większe niż kiedykolwiek. Obecność gotowych do działania rozwiązań Zoom Rooms, gdy pracownicy wrócą do swoich biur, pomoże usprawnić komunikację międzypersonalną oraz ze zdalnymi uczestnikami spotkań. Chcemy ci pomóc odpowiednio przygotować pomieszczenie konferencyjne, dlatego też przedstawimy ci sposób skonfigurowania sali konferencyjnej Zoom z obsługą połączeń wideo.

Co to jest Zoom Room?

Jeśli idea Zoom Room nie jest ci jeszcze dobrze znana, to wyjaśniamy, że są to systemy sal konferencyjnych oparte na oprogramowaniu Zoom z obsługą połączeń wideo, które zapewniają użytkownikom w pełni zintegrowane spotkania wideokonferencyjne. Te systemy łączą urządzenia konferencyjne z platformą wideokonferencyjną Zoom, zapewniając bezproblemową obsługę spotkań, które można rozpocząć „za naciśnięciem jednego przycisku”.

Co jest potrzebne?

• jeden lub kilka ekranów
• komputer
• kamera wideokonferencyjna
• konferencyjny system dźwiękowy
• urządzenie sterujące pracą
• licencja Zoom Room
• połączenie sieciowe

Rekomendacje sprzętowe Zoom Room

Wiemy, że przy wyborze odpowiedniego sprzętu do konfiguracji sal konferencyjnych Zoom może być rozważanych wiele opcji. Jeśli już mamy zainstalowane niektóre z poniżej wymienionych urządzeń, jesteśmy o jeden krok do przodu! Na wszelki wypadek poznajmy kilka rekomendacji dotyczących sprzętu Zoom Room.

Ekrany

Przygotowanie konfiguracji Zoom Room wymaga obecności ekranu (wyświetlacza). I ponownie, jeśli mamy już wyświetlacze zainstalowane w swoich salach, możemy przejść dalej! Wielkość wyświetlacza może się różnić w zależności od samego pomieszczenia. Na przykład mały ekran lub nawet monitor będzie odpowiedni w niewielkim pokoju narad, a duży wyświetlacz lub nawet dwa spotkamy w dużej sali konferencyjnej czy sali obrad, a wszystko w zależności od naszych preferencji i potrzeb. Wybierając wyświetlacz, możemy po prostu zdecydować się na coś relatywnie prostego. Obecnie powinniśmy poszukiwać monitorów, które mają rozdzielczość co najmniej FHD i w przypadku małych i dużych sal konferencyjnych z pewnością wybierzemy już coś, co ma przynajmniej przekątną wynoszącą 50 cali. W przypadku małych pokoi multimedialnych (huddle room) można użyć monitora, który jest mniejszy, dobierając go w zależności od naszych preferencji. Takie firmy jak LG oraz NEC Display Solutions mają kilka świetnych opcji dla każdej wielkości pomieszczenia, ale też można sprawdzić różne telewizory do sal konferencyjnych oferowane przez Best Buy.

Komputer

Do skonfigurowania oprogramowania i licencji Zoom Room oraz prowadzenia wideokonferencji potrzebny będzie komputer. Zwolennikom systemu Mac zalecamy korzystanie z Apple Mac Mini. Fanom komputerów PC zalecamy komputer Intel NUC lub  HP EliteDesk 800 35W G4 Desktop Mini PC. Jeśli do wyposażenia mamy wiele pomieszczeń Zoom Room, zalecamy używanie takich samych komputerów w każdym z nich, aby zapewnić zestandaryzowanie posiadanej technologii.

Kamera konferencyjna

Oczywiste jest to, że wideokonferencji nie można prowadzić bez obrazu! Również kamera będzie się różnić w zależności od wielkości sali konferencyjnej. Kamery USB to jedne z najpopularniejszych kamer konferencyjnych, które sprawdzają się w pomieszczeniach o dowolnej wielkości. Jeśli mamy mały pokój multimedialny lub niewielką salę konferencyjną, powinniśmy zainteresować się kamerami AVer CAM340+, Poly Eagle Eye Cube, Huddly IQ lub Jabra Panacast. Jeśli potrzebujemy kamery do średniej lub dużej sali konferencyjnej, dobrym rozwiązaniem mogą być modele AVer CAM540, CAM520 PRO lub Logitech Rally.

System dźwiękowy sali konferencyjnej oraz urządzenie sterujące

Żaden system Zoom Room nie będzie kompletny bez dźwięku! W tradycyjnym podejściu do naszego pomieszczenia trafiłyby mikrofony, głośniki i procesory DSP różnych producentów. I tutaj wkracza Stem Audio, który oferuje kompletny ekosystem sal konferencyjnych obejmujący wszystkie elementy związane z dźwiękiem podczas konferencji. Są w nim urządzenia wyposażone w mikrofony, głośniki oraz wbudowany procesor DSP. Ekosystem składa się z trzech urządzeń audio (Ceiling, Wall oraz Table), które można swobodnie dobierać i miksować ze sobą. Stanowią one idealny dodatek do każdego Zoom Room. Urządzenia można mieszać i dopasowywać w ekosystemie, aby stworzyć spersonalizowany dźwięk, a tym samym można też łatwo skalować cały ekosystem, aby pasował do każdego pomieszczenia w biurze. A czy wspomnieliśmy już, że każde urządzenie Stem jest podłączane do sieci za pomocą jednego kabla Ethernet (i zasilane za jego pośrednictwem), dzięki czemu można zapomnieć o skomplikowanym okablowaniu i błyskawicznie uruchomić swój Zoom Room!

Stem nie zajmuje się jedynie dźwiękiem w sali konferencyjnej. Jest jeszcze Stem Control, który jest dedykowanym urządzeniem sterującym, dzięki któremu można rozpocząć spotkania Zoom Room za naciśnięciem jednego przycisku. Nie jest on jednak wymagany i jeśli chcemy korzystać z posiadanego tabletu, zawsze można użyć iPada lub tabletu z systemem Android, aby pobrać aplikację Stem Control ze sklepu z aplikacjami na Androida i iOS. Ta aplikacja pozwala na pełne sterowanie pracą naszych ekosystemów oraz spotkań Zoom Room.

Zacznijmy konfigurację

1. Montujemy wyświetlacz(-e) oraz komputer tam, gdzie chcemy je mieć w pokoju.
2. Montujemy lub umieszczamy kamerę konferencyjną, urządzenie sterujące i komponenty systemu dźwiękowego w wybranych miejscach w sali konferencyjnej.
3. Gdy wszystko zostanie zamontowane i umieszczone na swoim miejscu, wykonujemy wszystkie niezbędne połączenia sieciowe i włączamy komputer, wyświetlacze, urządzenie sterujące i urządzenia audio. (Jeśli używamy urządzeń Stem Audio w Zoom Room, możemy dodatkowo przeczytać nasz blog Jak skonfigurować pierwsze pomieszczenie Stem w kilka minut).
4. Po skonfigurowaniu całego sprzętu powinniśmy skonfigurować komputer i urządzenie sterujące w trybie kiosk. Więcej informacji znajduje się w tym artykule.
5. Konfigurujemy oprogramowanie Zoom Rooms, instalując Zoom na komputerze i urządzeniu sterującym.
6. Po pobraniu klienta Zoom Rooms logujemy się w aplikacji, aby dokończyć konfigurację.
7. Na koniec powinniśmy wybrać domyślną kamerę, mikrofony, głośniki oraz poziomy głośności. (Jeśli używamy urządzeń Stem Audio w Zoom Room, możemy dodatkowo przeczytać nasz blog Przewodnik – Jak dostosować ustawienia dźwięku Zoom w salach konferencyjnych z Stem Audio).
8. Po ustawieniu domyślnych urządzeń nasz Zoom Room jest gotowy do pracy.

Jak to wszystko się łączy?

Kiedy połączymy wszystkie te elementy razem, z pewnością chcemy mieć też możliwość łatwego i szybkiego uruchomienia systemu w naszym pokoju. Właśnie dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego rozwiązania dźwiękowego. Typowe rozwiązania ProAV wymagają profesjonalnej instalacji i godzin programowania, na które, bądźmy szczerzy, nikt nie ma czasu. Ekosystem Stem Audio stanowi idealny dodatek do każdego Zoom Room, ponieważ każdy może go zainstalować w kilka minut i nie musi marnować czasu na wielogodzinne programowanie DSP. Można zapoznać się z kilkoma wzorcowymi projektami sal konferencyjnych, aby zobaczyć, jak Stem łączy się w różnych pomieszczeniach Zoom Room.

Huddle room	Medium room	Large room