KORZYŚCI Z POSIADANIA WŁAŚCIWEJ STRATEGII KOMUNIKACJI ZINTEGROWANEJ
Co firmy mogą zrobić w celu zapewnienia pracownikom możliwości utrzymywania kontaktu ze współpracownikami i wydajnej pracy z odległymi zespołami na całym świecie?
Właściwa strategia Komunikacji Zintegrowanej jest niezbędna, jeśli pracownicy mają działać wydajnie i współpracować w naturalny sposób ze swoimi kolegami z całego świata. Dobrze zaprojektowany i właściwie zainstalowany system konferencyjny sprawia, że zespoły pracowników mogą efektywnie współpracować ze sobą i podejmować istotne decyzje biznesowe, nawet jeśli wszyscy nie znajdują się w tym samym pokoju, kraju, a nawet kontynencie. Tak więc bez względu na to, gdzie są poszczególne osoby, ich pomysły mogą być usłyszane, zobaczone, dyskutowane i rozwijane w wygodny i skuteczny sposób.
WAŻNOŚĆ KONFERENCJI AUDIO
Kiedy planujemy naszą strategię Komunikacji Zintegrowanej, ważne jest, aby pamiętać, że chociaż pierwszym elementem, który przychodzi nam na myśl, jest strona wideo konferencji, to dźwięk jest równie ważny. O ile dobrze jest widzieć kolegów uczestniczących w konferencji, budować z nimi więź, odczytywać język ciała i rozwijać relacje, to jeśli nie możemy słyszeć ich głosu lub musimy ciągle prosić o powtórzenie informacji ze względu na słabą jakość połączenia, wśród wszystkich uczestników szybko pojawi się zmęczenie oraz zdenerwowanie, a całe spotkanie będzie mniej produktywne niż być powinno.
Warto również zauważyć, że kiepska jakość dźwięku jest często wymieniana jako największa bolączka przez osoby, które korzystają z multimedialnych systemów konferencyjnych. Oprócz przypadków, gdy podczas korzystania z przestarzałego sprzętu nie jesteśmy w stanie dobrze słyszeć koniec rozmowy, powszechnie występują też problemy z odbieraniem szumów tła, co prowadzi do niezrozumienia tego, co zostało powiedziane. Nagminne jest też równoczesne mówienie przez osoby, które wzajemnie nie widzą i nie słyszą się dobrze. Trudno też zrozumieć osoby, które mówią zbyt cicho lub siedzą zbyt daleko od mikrofonu, a ten nie jest w stanie odbierać ich głosu z odpowiednią czystością.
Po zainwestowaniu w system, który oferuje czysty, spójny i wysoce zrozumiały dźwięk, wewnętrzna komunikacja będzie przebiegać poprawnie, niezależnie od sytuacji zewnętrznej, a zdalni pracownicy będą tak wydajni, jak gdyby pracowali na miejscu w biurze. Nie jest to jedyna korzyść. W ten sposób możemy też zapewnić odpowiedni poziom profesjonalizmu podczas spotkań z zewnętrznymi klientami, który zazwyczaj nie jest dostępny, kiedy korzystamy z telefonów komórkowych oraz aplikacji do połączeń video.
Dodatkowo, pewność, że nasz system jest właściwie skonfigurowany pod kątem danego pomieszczenia, a mikrofony oraz głośniki są prawidłowo rozmieszczone, ma ogromny wpływ na pokonywanie problemów ze słabym dźwiękiem. Multimedialny system konferencyjny powinien zapewniać wrażenie, że wszyscy uczestnicy spotkania są w jednym pokoju, niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajdują. Tylko wówczas spotkanie będzie naprawdę efektywne.
ROZWAŻMY ŁATWOŚĆ UŻYTKOWANIA
Aspektem, którego nie można pominąć, jest akceptacja systemu przez użytkownika. Ludzie muszą czuć, że mogą zaufać systemowi i czuć się komfortowo podczas korzystania z niego. Na przykład wiele osób nie lubi systemu video, w którym widzą siebie na ekranie. Nie podoba się im też to, że muszą głośno mówić do centralnie umieszczonego mikrofonu. Dlatego też im bardziej intuicyjne i naturalne są doświadczenia podczas korzystania z systemu, niezależnie od tego czy wynika to z dyskretnego umieszczenia mikrofonu, czy też różnych opcji ekranu, tym więcej korzyści będziemy zyskiwać podczas korzystania z systemu i tym więcej będzie warta cała inwestycja.
Jeśli wybrany system jest narzędziem niezawodnym, łatwym w obsłudze i zapewniającym oszczędność czasu, pracownicy będą z niego chętnie korzystać, a nie omijać go z daleka. Wszyscy byliśmy w sytuacji, że poszliśmy do sali konferencyjnej w celu nawiązania połączenia telefonicznego, a technologia nasz zawiodła. W przypadku spotkań we własnym gronie jest to frustrujące i czasochłonne. Natomiast podczas spotkań z klientami jest to bardzo nieprofesjonalne i sprawia złe pierwsze wrażenie. Pracownicy potrzebują sprzętu, na którym mogą polegać. Jeśli muszą oni dodatkowo zmagać się z problemami podczas rozmowy z kolegami lub w trakcie zbierania informacji, mogą poczuć się izolowani lub niezdolni do wykonania powierzonych im zadań. Ale to nie tylko to. Oferowanie elastycznej pracy i pokazywanie świadomości sytuacji danej osoby może sprawić, że pracownicy poczują się bardziej doceniani, gruntując lojalność wobec firmy, a tym samym zwiększając wskaźniki retencji pracowników i zapewniając wyraźne korzyści biznesowe.
Podczas gdy telefony komórkowe i poczta elektroniczna cały czas będą mieć swoje miejsce w biznesie, silna i kompletna strategia Komunikacji Zintegrowanej będzie zapewniać korzyści biznesowe na wiele różnych sposobów. Należy tu wspomnieć o utrzymaniu produktywności i komunikacji, pomocy przy utrzymaniu zatrudnienia pracowników, oferowaniu elastyczności w przepływie pracy, co jest coraz bardziej wymagane w nowych sposobach zatrudnienia i realizowaniu zadań przez pracowników, a także zapewnieniu tego, że firma jest w stanie dostosować się znacznie szybciej do zewnętrznych wydarzeń. Zdalni pracownicy będą mieć możliwość dostępu do tej samej funkcjonalności, jak w przypadku ich kolegów pracujących w biurze, bez niedogodności wynikających z trudności dotarcia podczas różnych akcji protestacyjnych i co najważniejsze, zostanie zagwarantowana ciągłość funkcjonowania firmy, jeśli pojawią się różne nieoczekiwane zdarzenia.
