¿Cómo puedo modernizar el equipamiento de mi sala de conferencias?
Mucho se ha escrito sobre cómo preparar la oficina para el futuro, pero resulta difícil definir exactamente lo que esto significa. Para muchas organizaciones, preparar para el futuro significa básicamente evitarse la molestia de tener que cambiar la tecnología de las salas de reuniones cada tres o cuatro años. En general, hay tres reglas generales a las que hay que atenerse al elegir el nuevo equipamiento:
- Tiene que ser escalable.
- Debe ser lo más versátil posible.
- Tiene que maximizar el valor de la inversión.
Con el ritmo al que avanza la tecnología en el ámbito de las conferencias, es fácil sentirse abrumado a la hora de elegir el equipamiento de la sala. Pero no te preocupes, porque con nuestra ayuda podrás crear una sala de conferencias moderna y preparada para el futuro en unos sencillos pasos.
Paso uno: crear entornos flexibles
Es fácil caer en la trampa de asignar los espacios a actividades específicas, pero la norma más importante a la hora de crear un espacio de conferencias moderno y preparado para el futuro es la flexibilidad. Por ejemplo, podríamos tener una sala asignada a actividades de formación pero que podría utilizarse perfectamente como sala para presentaciones o como sala de reuniones para toda la empresa.
Entonces, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de flexibilidad a la hora de diseñar una sala? Una política sensata es reconocer que el lugar de trabajo y las necesidades de la empresa son dinámicos y pueden cambiar de un día para otro. Si dedicas un esfuerzo y un tiempo considerables a readaptar por completo el sistema de conferencias de tu sala, cuando los empleados necesiten utilizar ese espacio para otros usos, simplemente lo dejarán de lado y buscarán otra alternativa. La consecuencia directa es que se desaprovecha una gran parte del valor del caro equipo de conferencias.
Para incorporar la flexibilidad en tus espacios de conferencia:
- Utiliza sistemas con tecnología inalámbrica o que puedan montarse en paredes y techos, manteniendo la cobertura del espacio utilizable.
- Las cámaras deben ser gran angular o, mejor aún, de las que ajustan automáticamente el campo de visión para mantener dentro del encuadre a todos los participantes de la reunión.
- Organiza tu sala de conferencias para aprovechar al máximo el sistema de videoconferencia.
Paso dos: utilizar ecosistemas de audio completos
Las videoconferencias han revolucionado las comunicaciones empresariales, ya que permiten que las empresas trabajen de forma más rápida y eficiente, y ayudan a conectar a los trabajadores como nadie creía posible hace tan solo una década. Sin embargo, en la práctica, muchas empresas están experimentando lo contrario: los trabajadores sufren mucho antes del desgaste profesional y dicen sentirse menos comprometidos e involucrados con su trabajo en general.
Según el informe de 2020 de Frost & Sullivan, “Flawless Audio for Effective Collaboration in a Hybrid World—4 Ways to Make it Happen”, uno de los principales motivos de esta situación tiene que ver con las soluciones de audio poco eficaces. Con la inesperada y repentina necesidad de implantar entornos de trabajo remotos e híbridos, muchas empresas se vieron obligadas a adaptar los sistemas de audio temporales y poco homogéneos para remendar rápidamente las carencias y mantener el negocio a flote en tiempos difíciles.
Pero está claro que estos sistemas no funcionan satisfactoriamente en el lugar de trabajo. Las constantes interrupciones de audio causadas por las soluciones precarias suponen una enorme pérdida de productividad y frustran a los trabajadores. Modernizar el equipo de audio de la sala de conferencias significa adoptar un ecosistema de audio pensado para entornos de trabajo flexibles.
Los ecosistemas de audio combinan hardware y software en un único paquete completo que cumple todos los requisitos de flexibilidad, escalabilidad y personalización para la empresa. El hardware se compone de puntos finales de audio conectados en red, como altavoces, altavoces con micro incorporado y micrófonos dedicados, que trabajan conjuntamente para ofrecer una cobertura que se puede personalizar añadiendo nuevo hardware o configurando los ajustes del software proporcionado.
Con soluciones como Stem Ecosystem, el software incluido proporciona opciones de personalización exclusivas. Antes incluso de realizar la compra, puedes crear con la herramienta RoomDesign una representación virtual de cualquier sala y colocar en ella los dispositivos de Stem para comprobar la cobertura estimada y decidir qué combinación de dispositivos es la más adecuada para la sala. Después de recibir los dispositivos, la plataforma de Stem Ecosystem permite utilizar los micrófonos integrados en los dispositivos de Stem para mejorar la calidad del sonido analizando la acústica de la sala y ajustando la configuración con la herramienta RoomAdapt. La herramienta RoomCheck permite generar mapas térmicos personalizados de la cobertura que resaltan cualquier área no cubierta, para así recolocar los dispositivos o cambiar la disposición de los asientos según convenga. Stem facilita la escalabilidad, ya que basta con montar o colocar el dispositivo en la sala, conectarlo a la red local y añadirlo en el software a la sala existente.
Paso tres: invertir en las herramientas adecuadas
Para colaborar no basta con solo poder ver a los demás participantes, sino que hay que poder coordinarse fácilmente para realizar el trabajo. Para conseguir los mejores resultados con la tecnología de conferencias, se puede utilizar el equivalente de alta tecnología de las herramientas de colaboración analógicas empleadas en el pasado para crear ese mismo proceso de comunicación fluido.
Estas son algunas de las herramientas complementarias de videoconferencia que pueden resultar muy útiles para trabajar en equipo:
- Pantallas interactivas digitales
- Cámaras de documentos versátiles
- Tabletas para anotaciones
- Sistemas de conferencia inalámbricos para BYOD (uso de dispositivos personales)
Cada una de estas herramientas permite compartir información con un grupo amplio y, a la vez, facilita que todos contribuyan al proceso creativo. Este tipo de soluciones digitales especializadas son perfectas para los departamentos creativos que desarrollan storyboards, guiones e ilustraciones.
No obstante, los equipos creativos no son los únicos que pueden aprovechar las ventajas de estos accesorios para conferencias. Los complementos de hardware y software son útiles para casi cualquier departamento que necesite elaborar conjuntamente imágenes, gráficos e información para informes y presentaciones. La clave para que tu tecnología de conferencias esté preparada para el futuro empieza y termina por asegurarte de que cada persona que la utiliza tiene las herramientas que necesita para hacer su trabajo.
Ten siempre presente el objetivo final de modernizar tu tecnología de conferencias: exprimir hasta la última gota de valor posible de la actualización. Siguiendo estas reglas, podrás aprovechar al máximo todo lo que la videoconferencia puede ofrecer, preservarás la cordura de tu personal gracias a soluciones que realmente funcionan y, sobre todo, al invertir en los equipos y sistemas adecuados, pasarán años antes de que tengas que pensar en renovarlos.
