Cómo configurar el sistema de conferencias de una pequeña sala de reuniones
Las salas de reunión pequeñas se han convertido en un espacio imprescindible en las oficinas modernas, ya que los empleados más jóvenes prefieren utilizar una sala pequeña y tranquila para mantener reuniones informales y sin interrupciones. No obstante, el hecho de que se trate de un espacio limitado no resta importancia a la necesidad de planificar la distribución de la sala, ya que cualquier equipamiento improvisado a la ligera puede dar lugar a llamadas de baja calidad y a un pésimo uso del espacio. Para ayudarte a crear una sala de reuniones pequeña pero eficaz, hemos creado una guía que garantizará que tus empleados utilicen tu sala de reuniones durante años.
Pantalla y cámara
Aunque la sala sea pequeña, no por ello hay que conformarse con utilizar una pantalla mucho más pequeña, puesto que el objetivo no es forzar la vista o tener que acercarse a la pantalla para ver algo. Las pantallas de 50 pulgadas o más son adecuadas para utilizarlas como monitor para compartir archivos PowerPoint y documentos, y como pantalla de visualización durante las videoconferencias.
Dependiendo de la altura de la pantalla, la cámara deberá montarse encima o debajo de la misma y ofrecer un campo de visión que incluya a todos los participantes cuando la sala esté llena. Si las cámaras cuentan con funciones de zoom automático o manual, software de reconocimiento facial y software de corrección de brillo/color, las videoconferencias serán mucho más eficaces.
Solución de audio
Debido al espacio relativamente pequeño de estas salas, las empresas suelen considerar que un simple micrófono y un altavoz conectados individualmente al ordenador del usuario serán suficientes. Pero a menudo no basta
Estos dispositivos no suelen estar optimizados para la sala, lo que significa que las llamadas a menudo se ven interrumpidas por distorsiones de audio, como la reverberación y el eco. Además, al carecer de DSP (procesador digital de señales), el micrófono y el altavoz no trabajan conjuntamente, por lo que el micrófono capta el sonido procedente del altavoz y lo repite.
Las salas de reunión pequeñas necesitan una solución integral, como la de cualquier otra sala de conferencias, para conseguir esa experiencia de reunión fluida tan apreciada. La mejor manera de crear esa experiencia fluida es utilizar un ecosistema de audio. Los ecosistemas de audio utilizan una combinación de hardware y software para crear un audio de mayor calidad. El ecosistema Stem, por ejemplo, utiliza hasta 10 dispositivos de audio en red con una potente plataforma de software para crear una solución de audio integral y totalmente personalizada.
El ecosistema Stem ofrece a los usuarios cuatro puntos finales de audio especialmente diseñados que pueden combinarse para crear una solución a medida para cualquier sala. Si se necesita una solución de audio sencilla y práctica, los altavoces Table y Wall de Stem pueden utilizarse como dispositivos autónomos a fin de ofrecer una excelente cobertura para las salas de reunión pequeñas. Si se necesita una cobertura más completa, cada dispositivo de Stem puede utilizarse también como parte de un ecosistema más amplio que incluye Stem Speaker y Stem Ceiling. Estos dos dispositivos se complementan perfectamente para dar cobertura a la sala, ya que Ceiling toma el audio desde arriba y Speaker ofrece un audio nítido y claro para los presentes en la sala.
Cada ecosistema se instala en tres sencillos pasos: primero coloca o monta los dispositivos, luego realiza las conexiones y, por último, asigna los dispositivos a la sala. Como este proceso puede completarse en cuestión de minutos, puedes terminar varias salas en una tarde, siendo la solución perfecta, en caso de querer llevar a cabo un despliegue masivo, para las organizaciones que buscan equipar muchas salas de reunión pequeñas a la vez.
Distribución de los muebles
Las salas de reunión pequeñas proporcionan un nivel de privacidad y aislamiento que los empleados agradecen y demandan hoy día, ahora que se han acostumbrado a los entornos de trabajo híbridos y en casa. En lugar de mantener conversaciones en voz alta en una oficina abierta y relativamente silenciosa, muchos empleados prefieren celebrar sus reuniones en una pequeña sala de reuniones abierta para disfrutar de un poco de paz y tranquilidad sin tener que preocuparse de si molestan a sus compañeros de trabajo.
Para diseñar una sala teniendo esto en cuenta, hay que distribuir el mobiliario de forma que los dispositivos de conferencia puedan ser utilizados por una a cuatro personas. El tamaño y la forma de la mesa debe permitir que un usuario pueda sentarse en una “cabecera” donde pueda realizar conversaciones telefónicas individuales y, a la vez, tenga una línea de visión clara durante las reuniones en grupos pequeños.
Las salas de reuniones pequeñas son el complemento perfecto de cualquier empresa para aumentar la productividad y la comunicación dentro y fuera de la organización. Si se configuran adecuadamente, pueden añadir un valor considerable por un coste mínimo. Si quieres empezar a diseñar una solución de audio para tus salas de reunión pequeñas, utiliza nuestra herramienta RoomDesign para decidir qué combinación de dispositivos necesitas antes de comprar ningún componente.
