Ratusz w Setouchi ożywia dyskusje i przekształca styl działania z MXCW

Customer Profile

Ratusz w Setouchi, mieście znajdującym się w najbardziej wysuniętej na południe części wyspy Amami Oshima w japońskiej prefekturze Kagoshima, zarządza zróżnicowanym obszarem o powierzchni około 240 kilometrów kwadratowych, który obejmuje wiele mniejszych wysp. Ten region znany z subtropikalnego klimatu oceanicznego, pięknej przyrody i dynamicznie rozwijającego się przemysłu rybnego jest też popularnym kierunkiem turystycznym. 

W 2019 roku Setouchi uruchomiło „Długoterminowy plan promocji miasta Setouchi”, który aktywnie promuje transformację cyfrową (DX). Ta strategiczna inicjatywa ma na celu wspieranie zrównoważonego rozwoju poprzez unowocześnienie usług obywatelskich, edukacji i działań administracyjnych z wykorzystaniem najnowszych technologii cyfrowych.

Challenge

Radni miejscy często odbywają różne spotkania, od zaplanowanych i nadzwyczajnych sesji po dyskusje wynikające z konkretnych problemów. Te spotkania, zarządzane przez sekretariat rady, odbywają się w różnych miejscach, włączając w to duże sale konferencyjne, jak również w mniejszych przestrzeniach spotkań.

Wcześniej do wzmocnienia dźwięku podczas tych spotkań ratusz korzystał z ręcznych mikrofonów przewodowych. Przekazywanie mikrofonów z ręki do ręki między uczestnikami spotkań wiązało się z różnymi problemami, utrudniało swobodną rozmowę, a także budziło obawy dotyczące higieny. Co więcej, różne miejsca spotkań wymagały zapewnienia elastycznego w użyciu i łatwego w przenoszeniu systemu.

Istniejący sprzęt dźwiękowy był uciążliwy i czasochłonny w konfiguracji, a także wymagał zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu. Niezbędna była jego modernizacja, która zapewniłaby każdemu radnemu bezdotykowy dostęp do mikrofonu na jego miejscu, dobrą mobilność między różnymi miejscami spotkań oraz wyraźnie lepszą jakość dźwięku.

Solution

Ratusz Setouchi nawiązał współpracę z integratorem Nippon Information Processing Center oraz firmą Shure w zakresie zainstalowania systemu Microflex Complete Wireless (MXCW). MXCW to wszechstronny i przyjazny użytkownikowi bezprzewodowy system konferencyjny, który pozwala wyeliminować skomplikowane okablowanie, a także znacząco ułatwia komunikację podczas spotkań.

Z systemu można korzystać natychmiast po zainstalowaniu akumulatorów w jednostkach konferencyjnych. Bezprzewodowe jednostki konferencyjne są wyposażone w mikrofony z gęsią szyją oraz posiadają zintegrowane głośniki. Można je szybko i bardzo łatwo umieścić przed poszczególnymi uczestnikami spotkań, którzy to mogą swobodnie mówić po prostu naciskając przycisk na urządzeniu.

Jednostki konferencyjne są przechowywane w dedykowanym wózku wraz z dwukierunkowym punktem dostępu MXCW oraz stacjami ładowania. To pozwala na łatwe przemieszczanie całego systemu między różnymi miejscami spotkań w ratuszu Setouchi i w sąsiadującym z nim ośrodku kultury.

Advantages

Wdrożenie systemu MXCW zaowocowało znaczącym ożywieniem i poprawą dynamiki spotkań w ratuszu Setouchi, a także istotnie przyczyniło się do zwiększenia skuteczności dyskusji w czasie przewidzianym dla posiedzeń rady i innych gremiów.

System zyskał pełną akceptację i otrzymał liczne pochwały za przyjazne podejście do użytkownika i prostotę obsługi. Uczestnicy spotkań, którzy nie korzystali wcześniej z takiej technologii, mogli z niej bezproblemowo korzystać nawet bez wcześniejszego szkolenia. Mobilność MXCW także wpłynęła na szersze zastosowanie systemu w różnych działach. Co więcej, czysty dźwięk o wysokiej jakości znacząco pomógł pracownikom w skuteczniejszym sporządzaniu dokładnych protokołów ze spotkań, zmniejszając obciążenie personelu pracą i koszty outsourcingu transkrypcji z ich przebiegu.

Wprowadzenie systemu MXCW nie tylko poprawiło jakość dźwięku w ratuszu Setouchi, ale także udowodniło transformacyjny potencjał takich ulepszeń. Określenie „DX, które zaczyna się od dźwięku”, potwierdziło zaangażowanie ratusza Setouchi w innowacje z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych i udowodniło, że technologia dźwięku może być siłą napędową w transformacji cyfrowej administracji samorządowej.

„System konferencyjny Shure jest wygodny w przenoszeniu, łatwy w użyciu i zapewnia wysokiej jakości dźwięk. Nie tylko ożywia dyskusje, ale także pomaga w reformowaniu procesu tworzenia protokołów – umożliwiając transformację cyfrową z wykorzystaniem dźwięku”.

Pan Junichi Cho, Dyrektor Generalny, Sekretariat Zgromadzenia Prefektury Kagoshima w mieście Setouchi

Gear List

	Model Number	Quantity	Description
	MXCW640	20	Wireless Conference Unit for Microflex Complete Wireless conference system. Configurable as Chairman, Delegate, Listener, or Ambient Microphone unit.
	MXCWAPT	1	Access Point for Microflex Complete Wireless conference system. Controls up to 125 MXCW640 wireless conference units.
	MXCWNCS	2	Networked Charging Station for SB930 rechargeable batteries used in MXCW640 Wireless Conference Unit.